請求書を郵送する際、どの方法を選ぶべきか迷う方は多いのではないでしょうか。従来は普通郵便が主流でしたが、近年は郵送はせずにクラウド請求書サービスを利用してPDFの送付が普及しています。
本記事では、各郵送方法の特徴や注意点、実務での選び方について詳しく解説します。
目次
請求書の郵送は普通郵便が一般的
請求書の郵送方法として、最も多く利用されているのは「普通郵便」です。コストが安く、全国どこでも送れるため、長年にわたり多くの企業や個人事業主が利用してきました。
ただし、普通郵便にはいくつかの課題もあります。
- 配達記録が残らないため、相手に届いたかどうか確認できない
- 配達日数や配達が保証されていないため、遅延や紛失のリスクがある（実際に誤配・不達の事例は少なからずある）
- 2021年10月以降、郵便局のサービスレベル引き下げにより、配達日数が以前より遅くなった
これらの点を踏まえ、重要な請求書や確実に届けたい場合、急いで送る必要がある場合などは、他の方法を検討することもあります。
2021年10月以降の郵便サービス変更と影響
2021年10月、日本郵便は普通郵便のサービスレベルを引き下げました。主な変更点は以下の通りです。
- 土曜日の配達が廃止
- 配達日数が1日程度延長
この変更により、従来よりも請求書の到着が遅くなる可能性が高まりました。特に月末月初や支払期日が迫っている場合は、余裕を持った発送が必要です。
参考： 2021年10月から郵便物（手紙・はがき）・ゆうメールのサービスを一部変更しました。新しいタブで開く
確実に届けたい場合は簡易書留・レターパックも選択肢
請求書を確実に届けたい場合や、配達記録を残したい場合は「簡易書留」や「レターパック」を利用する方法もあります。
ただし、普通郵便に比べるとコストが高くなるため、すべての請求書をこれらの方法で送るのは現実的ではありません。一般的に、請求書の送付での利用は限定的という印象です。要否を見極めて利用しましょう。
簡易書留
- 郵便物の引受・配達記録が残る
- 万が一の紛失時は補償あり
- 追加料金が必要
レターパック
- 追跡番号で配達状況を確認可能
- 全国一律料金
- レターパックプラスは対面で手渡し、ライトはポスト投函
クラウド請求書サービスによる送付のメリット
近年は、そもそも郵送はせず、「クラウド請求書サービス」を利用して、請求書をオンラインで送付する企業が増えています。
クラウド請求書サービスを使ったオンラインの送付には、以下のようなメリットがあります。
- メール送付で即時に相手へ届けられる
- 送付履歴や取得確認（開封確認）が可能
- 配達日数の遅延がない
- PDFや電子帳簿保存法にも対応しやすい
クラウド請求書サービスを使えば、請求書の送付状況をシステム上で管理できるため、郵便に比べて相手に届いたかどうかを把握しやすくなります。
なお、クラウド請求書サービスを使うと、紙での郵送が必要な場合も、郵送代行機能を備えたサービスもあります。ただし、一般的には普通郵便ですので、普通郵便のデメリットは残ります。
まとめ｜状況に応じて最適な方法を選ぼう
コスト面から、郵送で送る場合は、ほとんどのケースにおいて「普通郵便」という選択肢になると考えられます。
一方で、普通郵便のデメリットへの対策としては、簡易書留やレターパックを使うのではなく、クラウド請求書サービスを利用したメール送付に切り替える方が、コストも抑えられ、時代の流れにも合っています。
