請求書を取引先へ送付する際、「送付状は必要なのか？」と疑問に思ったことはありませんか？
従来の郵送では送付状がビジネスマナーとして重視されてきましたが、メール送付が主流となった現在、実務ではどのように対応すべきなのでしょうか。
本記事では、請求書をメールで送付する際の送付状の必要性、実務上のポイント、郵送時との違いについて詳しく解説します。
目次
請求書をメール送付する際に送付状は必要？
一般的な実務では送付状は付けない
請求書をメールで送付する場合、送付状（カバーレター）を別途添付することは一般的ではありません。多くの企業や個人事業主は、請求書PDFをメールに添付し、メール本文に送付内容や挨拶文を記載する形で対応しています。
これは、メール自体が送付状の役割を果たすためです。送付状を別ファイルで添付すると、受信者が内容を確認しづらくなったり、ファイル数が増えて管理が煩雑になるため、実務上は避けられる傾向があります。
メール本文に送付内容を明記するのが分かりやすい
請求書をメールで送付する際は、メール本文に送付内容を明記することが重要です。これにより、受信者はメールを開いた時点で内容を把握でき、ファイルを開かなくても送付目的が分かります。
メール本文の例：
件名：請求書送付のご案内
○○株式会社 ご担当者様
いつも大変お世話になっております。
下記の通り、○月分の請求書を添付にて送付いたします。
【添付書類】
・請求書（PDF）
ご不明点等ございましたらご連絡ください。
よろしくお願い申し上げます。
このように、送付内容・挨拶・問い合わせ先を簡潔に記載することで、受信者側の確認作業がスムーズになります。
郵送時は送付状を必ず同封する
請求書を郵送する場合は、送付状を必ず同封するのが基本です。送付状は、書類の送付目的や内容、差出人情報、挨拶文などを記載し、受取側が書類の内容をすぐに把握できるようにする役割があります。
送付状がないと、受取側が「何の書類か分からない」「誰から送られてきたのか分からない」といった混乱を招くこともあるため、郵送時は必ず同封しましょう。
まとめ｜請求書送付の実務ポイント
請求書をメールで送付する際は、送付状を別途添付する必要はありません。メール本文に送付内容や挨拶文を明記することで、受信者側も分かりやすく、業務効率化につながります。
一方、郵送時は送付状を必ず同封し、書類の内容や宛名・差出人情報を正確に記載することが重要です。
送付方法ごとに適した対応を選択し、スムーズなやり取りを実現しましょう。
