中小企業がシステム導入を検討する際、見積・請求業務に特化した「クラウド請求書サービス」と、受注・在庫・発送・請求に至るまでの販売管理業務をまとめて管理する「クラウド販売管理システム」のどちらを選ぶべきかはよくある悩みです。まずは自社の業務範囲と優先課題を整理することが最短の近道です。
本記事では、機能・コスト・導入期間・拡張性・内部統制の観点から比較し、業種・規模別の判断基準と導入時の実務的なチェックポイントを示します。
目次
クラウド販売管理システムとクラウド請求書サービスの違い
まずは両者の定義と想定される利用範囲を整理します。自社の業務フローに照らしてどちらが合うか見極めましょう。
ここでは簡単にまとめますので、より詳しい内容については「クラウド販売管理システムとクラウド請求書サービスの違い〜両方のいいとこ取りなboard」をご参照ください。
クラウド販売管理システムの特徴
販売管理システムは、受注管理、出荷・在庫管理、売上・請求、入金消込、顧客マスターといった販売業務全体を統合して管理するシステムです。複数チャネルや複数部署で取引が発生する場合、データの一貫性維持や在庫の可視化、仕入れ管理まで含めた業務改善が期待できます。
クラウド請求書サービスの特徴
請求書サービスは見積書・請求書の作成、発行、送付などに特化しています。テンプレートや送付（メール／郵送代行）、クラウド保存など請求業務を素早く効率化したい事業者に向いています。
規模別の選び方のポイント
中小企業と一口に言っても、従業員数や取引量、業務の複雑さは様々です。以下では規模別に選び方のポイントを整理します。なお、あくまで典型的な傾向をもとにした一般論であり、最終的には自社の業務要件に基づいて判断することが重要です。
従業員数10名以下の小規模事業者
一般的には、小規模事業者はクラウド請求書サービスを選ぶ傾向があります。理由は以下の通りです。
- 業務範囲：小規模事業者は通常、販売管理システムが対象としている業務範囲よりも狭いため、販売管理システムだとオーバースペックになることが多いです。
- コスト効率：請求書サービスは導入コストが低く、初期投資を抑えられます。
- 導入の容易さ：シンプルな操作性と短期間での導入が可能です。
そのため、まずはクラウド請求書サービスを軸に検討し、もし要件をカバーできないような場合は販売管理システムを検討するのが良いでしょう。
従業員数が数十人規模の中小企業
数十人規模（たとえば20〜50名）の中小企業では、業務の複雑さや取引量に応じて選択が分かれますが、一般的には、クラウド請求書サービスが適している場合が多いと考えられます。理由は以下の通りです。
- 業務要件の多様化：この規模では、販売管理の必要性が高まる場合もありますが、多くの場合、クラウド請求書サービスで十分に対応できることが多い。
- コストと導入期間：販売管理システムは高額で導入期間も長くなる傾向があるため、コストパフォーマンスを重視する場合、請求書サービスが選ばれやすいです。
- 内部統制の強化：請求書サービスでも、適切なアクセス権限設定や監査ログ機能が備わっているものを選べば、内部統制の強化が可能です。
事業によっては、どちらを選ぶか悩ましいケースもありますが、コストメリットを考えると、まずはクラウド請求書サービスを検討するのが無難でしょう。
従業員数100名以上の中小企業
従業員数が100名以上の中小企業では、販売管理システムの導入を検討する価値があります。理由は以下の通りです。
- 業務の複雑化：この規模になると、複数の販売チャネルや在庫管理、仕入れ管理など、販売管理全体を統合的に管理する必要性が高まります。
- 拡張性：販売管理システムは将来的な業務拡大に対応しやすく、成長に伴うニーズ変化に柔軟に対応できます。
- 内部統制の高度化：大規模な組織では、より高度な内部統制が求められるため、販売管理システムの方が適している場合があります。
検討する上で大事なポイント
上記に大まかな規模別の選び方を紹介しましたが、自社の状況に合っているものを選択することが重要です。
たとえば、100名以上の企業でも、業務がシンプルでシステムを利用する人数が少ない場合は、クラウド請求書サービスで十分なこともあります。逆に、10名以下の小規模事業者でも、複雑な販売チャネルを持つ場合は、販売管理システムが適していることもあります。
上記を参考に、自社が本当に必要とする機能や将来の成長計画を踏まえて、最適なシステムを選びましょう。
クラウド販売管理システムとクラウド請求書サービスのいいとこ取りなboard
boardは、クラウド販売管理システムとクラウド請求書サービスの両方の利点を兼ね備えたサービスです。上記で例示した「従業員数10名以下の小規模事業者」「従業員数が数十人規模の中小企業」「従業員数100名以上の中小企業」いずれの規模においても多く利用されています。
- 帳票をベースにした業務管理：見積書・請求書などの帳票作成をベースに受発注・請求業務などを一元管理できます。
- 請求書サービス感覚の操作性：シンプルで直感的なUIにより、請求書サービスのような使いやすさを実現しています。
- 業務効率化にも高い効果を発揮：見積書や請求書などの帳票作成・発行だけでなく、販売管理業務の効率化と正確性向上に寄与します。
- 請求書サービス並の価格感：中小企業に適した価格設定で、導入コストを抑えつつ販売管理機能を利用できます。
boardは、見積書・請求書などの作成機能を土台に周辺業務の効率化を図った、請求書サービスと販売管理システムのいいとこ取りのシステムです。
またはboardについてより詳しく見る
まとめ
中小企業がクラウド販売管理システムとクラウド請求書サービスのどちらを選ぶべきかは、業務要件、規模、コスト、導入期間、内部統制の観点から総合的に判断する必要があります。小規模事業者や数十人規模の中小企業では請求書サービスが適している場合が多い一方で、100名以上の中小企業では販売管理システムの導入を検討する価値があります。
boardは、両者の利点を兼ね備えたハイブリッドなサービスであり、多様な規模の中小企業に適した選択肢となります。自社の業務要件に最も合致するシステムを選び、効率的な販売管理と請求業務の実現を目指しましょう。
