企業が受注・販売業務を効率化するために導入を検討するツールとして、クラウド販売管理システムとクラウド請求書サービスが考えられます。同じ販売管理業務を扱うシステムですが、目的や機能、導入後の効果には違いがあり、業務要件や会社の成長段階によって最適な選択は変わります。
本記事では両者の違いをわかりやすく整理し、選定のヒントと導入時のチェックポイントを提供します。
目次
- クラウド販売管理システムとクラウド請求書サービスの全体像
- 強み比較：何ができて何ができないか
- 導入効果と費用対効果の違い
- どちらを選ぶべきか：業務別・規模別の判断基準
- 選定時の具体的チェックリスト
- 導入の実務ポイントと短期での成果を出す方法
- クラウド販売管理システムと請求書サービスのいいとこ取りなboard
- まとめ
クラウド販売管理システムとクラウド請求書サービスの全体像
まずは両者の定義と想定される利用範囲を整理します。全体像を把握することで、自社の課題に対してどちらが合っているかを判断しやすくなります。
クラウド販売管理システムとは
クラウド販売管理システムは受注、出荷、在庫、売上、請求、入金管理など販売プロセス全体を一元管理する業務システムです。販売に関わる複数の業務を連携させ、データの一元化や業務フローの自動化、権限管理や監査ログといった内部統制にも対応します。一定規模以上の企業で、複数部署・チャネルで取引が発生する企業に向いています。
参考：販売管理とは？中小企業向け販売管理システムの目的・業務内容とフロー、システム選定時の注意点
クラウド請求書サービスとは
クラウド請求書サービスは、主に見積書や請求書の作成、送付、管理、入金消込の支援に特化したサービスです。見積書や請求書などの帳票作成・発行、メール送付や郵送代行など、主に帳票作成・発行業務を簡潔に効率化することを目的としています。事業規模が小さい、請求業務に重点を置きたい、またはスピード導入を優先する場合に適しています。
参考：【中小企業向け】クラウド請求書サービス完全ガイド｜導入メリット・注意点・選び方を徹底解説！
強み比較：何ができて何ができないか
ここでは代表的な機能を比較して、どのような違いがあるかを示します。なお、製品・サービスによって細部の機能は異なるため、あくまで一般的な傾向として捉えてください。
データ連携と一元管理
クラウド販売管理システムは、受注から出荷、請求、入金までの一連の業務・データが連携され、データの一貫性を保てる点が強みです。一方、クラウド請求書サービスは、見積書や請求書などの帳票作成に特化しているため、帳票関連においては充実していますが、受注・在庫・出荷などの周辺業務の管理・効率化は限定的です。
在庫・出荷管理
クラウド販売管理システムは在庫管理や出荷指示などを備えていることが多いです。一方、クラウド請求書サービスは在庫や出荷の管理機能を持たない場合が多く、在庫管理が必要な業務では別システムの導入や連携が前提となります。
＊在庫管理が必要なビジネスモデルの場合、この点は重要な選定ポイントになります。
請求・入金管理
両者とも請求書発行や入金管理に対応しますが、請求書サービスは請求書テンプレートや郵送・メール送付などに強みがあります。販売管理システムは帳票作成機能を有していても機能面で充実していない場合が多く、請求業務に重きを置きたい場合は請求書サービスの方が優位です。
販売管理システムの場合、多様な帳票ニーズに応えられないというケースを聞くことがあるので、自社のニーズを整理して、必要な帳票が作成できるかを確認するのが良いでしょう。
参考：中小企業向け請求書発行システムのメリット・機能・選び方を徹底解説
レポート・分析
販売管理システムは販売実績や在庫回転、利益率など経営分析に必要な指標を出せることが多く、集計やダッシュボードで意思決定を支援します。請求書サービスは請求・入金のステータス可視化に優れるものの、経営指標の分析機能は限定的なことが多いです。
昨今は、BIツールなどの分析ツールが安価に利用できるようになってきたため、販売管理システム・請求書サービス内に必要な分析機能がなくても、CSVやAPIで分析ツールに連携して補完する方法もあります。この場合、分析専門のツールであることから、より高度で柔軟な分析が可能になるメリットがあります。
自社の分析ニーズに応じて、システム内の分析機能で十分か、外部ツールで補完すべきかを検討すると良いでしょう。
権限制御・監査・内部統制
販売管理システムは詳細な権限設定や操作ログ、承認フローなど内部統制に関連する機能が充実しています。これによりコンプライアンス要件や監査対応がしやすくなります。請求書サービスは権限周りがシンプルで、内部統制を強く求める場面ではネックになることがあります。
上場の有無、IPO準備、グループ会社としての管理など、現時点でのニーズだけでなく、将来的な要件も踏まえて選定することが重要です。
導入効果と費用対効果の違い
導入効果は業務範囲と期待する成果によって大きく変わります。ここでは一般的な傾向を示します。
初期導入コストと導入期間
クラウド請求書サービスは導入が容易で、短期間かつ低コストで運用を始められるケースが多いです。テンプレート設定やアカウント登録のみで運用可能なことが多く、スモールスタートに向いています。
クラウド販売管理システムは初期費用が高く、多くの設定があり導入準備期間も長くなりがちです。ただし、業務効率化の効果は長期的に大きく、成長フェーズにある企業では投資に見合う場合が多いです。
ランニングコストと拡張性
請求書サービスは機能が絞られるため、月額費用は比較的低めです。一方、販売管理システムはランニングコストも高めであることが多いです。
拡張性についてはどちらもその製品・サービスの設計次第ですので、一概にどちらが優れているとは言えません。
どちらを選ぶべきか：業務別・規模別の判断基準
選定にあたっては、自社の業務要件と成長戦略を照らし合わせることが重要です。
機能の○×で比較すると、一般的に販売管理システムの方が機能が豊富です。しかし、オーバースペックだったり、不要な機能が多いと、使いこなせず、費用対効果が見合わないこともあります。
たとえば、以下の観点で判断すると良いでしょう。
スモールビジネス・フリーランス
見積書・請求書作成・発行を中心に効率化したい、導入コストを抑えたい場合はクラウド請求書サービスが最適です。シンプルな請求業務や少数の取引先であれば、スピード導入で効果を得やすいです。
社内にITに強い人材がいない場合
一般的に、販売管理システムの方が導入・運用が複雑になる傾向があります。ITリテラシーが高くない場合は、操作がシンプルでサポート体制が充実している請求書サービスの方が適していることが多いです。
製造業・在庫を持つ事業
ロット管理や在庫の可視化が業務の核心である場合は、販売管理システムが必要になるでしょう。請求書サービスだけでは業務要件を満たせないため、統合型のシステムを推奨します。
内部統制や監査要件が厳しい場合
詳細な権限管理、承認フロー、操作ログが必要な場合は販売管理システムの方が充実している可能性が高いです。
選定時の具体的チェックリスト
選定プロセスで確認すべきポイントをリスト化します。実際の比較検討で利用しやすいように短文の箇条書きで整理しています。
- システムで管理したい業務範囲（受注・在庫・請求など）
- 既存システムとの連携方法とAPIの有無
- データ移行のサポート（CSVインポート、マイグレーション支援）
- 権限設定・承認フローの柔軟性
- 電子帳簿保存法やインボイス対応など法令準拠状況
- レポートやダッシュボードの出力機能
- 導入期間と初期費用の見積もり
- ランニングコストと拡張時の追加費用
- サポート体制と教育・ドキュメントの充実度
参考：中小企業はクラウド販売管理システムとクラウド請求書サービスのどちらを選ぶべき？規模別の判断基準と導入時のポイント
導入の実務ポイントと短期での成果を出す方法
導入を成功させるための実務的なポイントを挙げます。
既存業務を整理する
急がば回れで、現行の業務フローや課題点を整理し、システム化の目的と範囲を明確にします。これにより、導入後のギャップを減らし、現場の理解を得やすくなります。
一方で、現場の個別の意見を聞きすぎたり、既存業務に固執しすぎると、要件が膨大になり、フィットするシステムを見つけられなくなります。重要なのは、業務改善の観点を持ちながら、必要最低限の要件に絞ることです。
スモールスタートで段階的に導入する
全機能を一度に導入せず、請求や売上管理など優先度の高い機能から段階的に開始すると、現場の混乱を避けつつ早期に効果を出せます。
組織が大きい場合や、システム導入になれていない場合にはとくに有効です。小さな成功体験の積み重ねが、現場の理解と協力を得る鍵になります。
昭和製作所様の事例「入念な準備と時機を捉えた導入、地道な提案と丁寧な社内展開で移行を実現」が、まさにこのアプローチで成功した例です。
データ設計を先に行う
業務管理や集計用のデータ設計を先に行い、必要なマスターデータの整備を行います。これは各部門のユーザーに展開する前に、導入を進めている担当者・チームにて事前に行うと良いでしょう。
その上で、その内容をマニュアルとしてまとめ、現場に展開することで、運用開始後の混乱を防ぎます。
現場とITの連携を強化する
導入プロジェクトでは現場の業務担当者を巻き込み、要件の確認や検証を密に行うことが重要です。利用者の運用負荷を下げる設定が定着の鍵になります。
クラウド販売管理システムと請求書サービスのいいとこ取りなboard
boardはクラウド販売管理システムとクラウド請求書サービスの両方の機能を兼ね備えたハイブリッドなサービスです。以下のような特徴があります。
- 見積書や請求書の作成がベースになっているので、請求書サービスの使いやすさを享受できる
- 帳票作成をベースに周辺業務や見込みの把握をメインの目的として設計されているので、販売管理システムの強みも活かせる
- クラウド請求書サービスの価格帯で利用できるため、コストパフォーマンスにも優れている
boardは、見積書・請求書などの作成機能を土台に周辺業務の効率化を図った、請求書サービスと販売管理システムのいいとこ取りのシステムです。
またはboardについてより詳しく見る
まとめ
クラウド販売管理システムは販売プロセス全体の最適化と内部統制に強みがあり、成長企業や在庫を持つ事業に向いています。一方、クラウド請求書サービスは請求・入金の効率化に特化し、スモールスタートやコスト重視の事業に適しています。自社の業務範囲、成長戦略、内部統制要件を整理したうえで、必要なら両者を連携させるハイブリッド運用も検討してください。
導入時は業務範囲の明確化、データ設計、段階的導入を意識して進めることで、短期的な効果と長期的な拡張性の両方を確保できます。
