保守契約やサービス利用料をより快適に管理!毎月請求パターンの自動契約更新機能を追加

保守契約やサービス利用料など毎月定額で請求する案件の場合、解約通知をしなければ自動更新という契約のパターンがあります。そのようなパターンに対応できるように、「毎月請求パターン」に「自動契約更新」機能を追加しました。

これにより、自動契約更新の案件の契約期間を手動で変える必要がなくなります。また、契約を更新するたびに案件を登録し直す必要がなくなるため、1つの案件として管理できるようになります。


使い方は簡単!自動契約更新をONにするだけ

案件登録・発注登録で「毎月請求」の場合に、下記のように、自動契約更新のON・OFFが選択できます。ONにすると自動的に契約期間が更新されるようになります。もちろん、更新された分の請求書も自動的に生成されます。(更新対象は受注確定・受注済のみで見積中の案件は対象外です)



また、自動契約更新機能の追加に伴い、「契約終了月にダッシュボードに表示」という設定を追加しました。例えば、「毎月更新の案件の場合は毎回ダッシュボードに出さなくても良いけれど、年間契約で1年単位で更新する場合はダッシュボードに出したい」など、状況に合わせて、ダッシュボードへの表示・非表示を制御するのにお使いください。

「○ヶ月単位で更新」という部分は、何ヶ月分更新するか、という設定です。
いくつかパターンを例示します。

■例1:1年間の契約で、以後は毎月自動更新
契約期間:2013/11/1〜2014/10/31
自動更新期間:1ヶ月

上記設定の場合、
・2014/11/1になった時点で、契約期間が2013/11/1〜2014/11/30に更新
・2014/12/1になった時点で、契約期間が2013/11/1〜2014/12/31に更新

という形で月初に1ヶ月分契約が延長されます。


■例2:1ヶ月の契約で、以後は毎月自動更新
契約期間:2014/10/1〜2014/10/31
自動更新期間:1ヶ月

上記設定の場合、
・2014/11/1になった時点で、契約期間が2014/10/1〜2014/11/30に更新
・2014/12/1になった時点で、契約期間が2014/10/1〜2014/12/31に更新

という形で月初に1ヶ月分契約が延長されます。


■例3:3ヶ月契約で、以後は3ヶ月単位に自動更新
契約期間:2014/8/1〜2014/10/31
自動更新期間:3ヶ月

上記設定の場合、
・2014/11/1になった時点で、契約期間が2014/8/1〜2015/1/31に更新
・2015/2/1になった時点で、契約期間が2014/8/1〜2015/4/30に更新

という形で月初に3ヶ月分契約が延長されます。


売上分析等のレポート機能も「自動契約更新」を考慮して表示

自動契約更新ONの場合、当然、売上としても想定した数字が見られる必要があります。各分析画面で、「自動契約更新を考慮」というチェックが追加されています。このチェックを入れて表示すると、契約期間外の売上をシミュレーションすることができます。



例えば、以下の案件があったとします。
契約期間:2014/10/1〜2014/10/31
自動更新期間:1ヶ月
金額:5万円

売上分析で「2014年4月〜2015年3月」で検索した場合、通常だと売上は10月のみ5万円が計上されますが、「自動契約更新を考慮」にチェックを入れて検索すると、11月以降も毎月5万円を計上して表示します。


このように、自動更新する契約になっている案件を、自動契約更新ONで登録しておくと、自動的に更新され請求書が自動生成されるため書類業務も楽になるだけでなく、より正確に、売上予測を立てることができます。


board事例インタビュー

ドッグフーディングされているから洗練されている。重要なのは日々業務を行う担当が運用しやすいかどうか
株式会社時雨堂 Founder @voluntas

業務系のシステムはあるものは当たり前に受け入れられて、困ったり足りないものがあると、そこが目立つものだと思います。『board』はきちんと、ドッグフーディング(作成したサービスを開発者が自ら使用すること)しているんだな、ということがシステムをみても対応を見ても、伝わってきますね。

続きを読む
‹‹ 社内の請求書発行フローをよりスムーズにする「... 個人への発注時に発生する源泉徴収の納付管理機... ››

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
一覧に戻る

最新情報の確認はFacebook・Twitterが便利です

board - 請求書、見積書、発注書作成発行・クラウド経営管理

ソーシャルメディア