boardは、受託開発をメインとしているヴェルクの社内業務をもとにして生まれたため、単に見積書・請求書の発行だけでなく、企業利用を想定した機能がいくつも用意されているので紹介したいと思います。
捺印申請機能
複数人数利用者がいる場合は必須の機能ではないでしょうか。
通常、社判は社長または社長から任せられた責任者が持っています。見積もりを作成する書く担当者が勝手に社判を押して提出できるということはないかと思います。
もし、捺印申請機能がない場合、すべてのユーザーに捺印申請を与えるか、捺印権限を与えてよい人しか使うことができません。
boardでは、捺印申請機能があることによって、各案件の担当者が見積もりを作成し、社長や責任者が確認・承認することで、社判付きの書類が出力できるようになります。
月末に請求書を送る場合なども、捺印申請があることによって、社長や経理に業務が一極集中せず、各担当者からメールで送るということが可能になります。
実際の業務フローに合わせてシステムを使うという観点で、企業利用においては不可欠な機能です。
請求OKステータス
会社の運用方法にもよりますが、とくに郵送で送る場合、各担当者から送るのではなく、社長や経理担当者が一括して請求書を送ることが多いかと思います。
その場合、請求書を発行する人からすると、納品が完了していて請求書を発行して良いのか、各担当者に確認しなければなりません。
そこで、各担当者は、請求書を発行してよい状態になったら、「請求ステータス」を「請求OK」にします。そして、請求書を郵送する担当者は、「請求OK」になった案件から請求書を発行していけば、わざわざ各担当者に確認して回る必要がなくなります。
発注管理、案件単位の損益管理
案件によっては、すべて社内のメンバーだけで行うのではなく、外注するケースもあるかと思います。外注する場合は、どのくらいの利益を確保できるのか、把握することは非常に大事です。
会社によっては、外注する場合の利益率が定められていて、それを下回る場合は稟議が通らないというケースも多いようです。
そのため、担当者にとって、案件単位の利益を把握できることは不可欠です。
boardでは案件だけでなく、発注も管理することができます。また、発注情報は、案件と紐付けることによって、案件単位での粗利を把握できるようになります。
ユーザー権限
人数が少なければ、すべてのユーザーに管理者権限を与えても良い、というケースはあるかもしれません。
しかし、人数が増えてくれば、当然それぞれの役割が異なってきますので、全員が管理者権限を持っていると都合が良くなかったり、セキュリティー上問題があることもあります。
そのため、boardでは、3段階のユーザー権限を用意して、利用者のレベルに応じて設定できるようになっています。
操作履歴
内部統制上、操作履歴は非常に重要です。
もし何か問題が発生した場合に調査できるように、誰がいつどういう操作をしたのか、自動的に記録しています。
一覧から多くのことを操作できる作り
boardは、多くの操作を一覧上から一括で操作することができます。
たとえば、一括でステータスを変更したり、印刷したり、PDF出力したり、捺印申請したり。また、各案件の担当者が登録した社内メモも、一覧上でポップアップ表示させて確認することもできます。
これは、請求書発行という業務を1つ1つ個別に行うことは実務上あまりない、というところからきています。
多くの場合、月末に一括して請求書を発行します。形式は郵送やPDFでのメール送信など様々ですが、多くの場合、月末にまとめて行います。
これをいかに効率よく行うか。その視点で操作性の設計を行っています。
このように、boardは、書類発行という機能提供ではなく、業務フローを考慮し、いかにそれをスムーズに実行できるか、という点を最も重視して、設計されています。
見積書・請求書発行システムではなく、「業務システム」。ですので、このように企業内での利用にあった機能を多く用意しています。
