会計連携用の支払データ（発注側）の生成元に関して、特定の条件下での仕様を一部変更しましたので、お知らせいたします。
支払データの基本的な仕組み
発注管理においては、支払通知書などの書類を使用せずに「発注情報」の金額のみで運用するケースも多くあるため、案件側とは異なり、書類の登録が必須ではない仕組みになっています。そのため、支払データに関しては、「発注情報の金額」と「支払通知書の金額」という2つの金額が存在します。
支払通知書を使用している場合、支払通知書を更新すると自動的に発注情報の金額に反映されるようになっているため、通常は両者の金額に差違は生じません。
しかし、支払通知書に金額が入っている状態で、発注情報の金額を直接更新した場合は、その変更は支払通知書には反映されません。もし発注情報に後から登録された金額を支払通知書の合計金額に反映した場合、支払通知書上で「合計金額」と「明細に残っている金額の合計」がずれてしまうためです。
そのため、発注情報の金額を直接変更した場合は、「発注情報の金額」と「支払通知書の金額」に差異が発生する状態になります。
変更前の仕様と課題
従来、発注側の会計連携用データの生成には「発注情報」の金額が使用されており、支払通知書のデータは使用されておりませんでしたが、2024年10月6日にリリースされた会計連携機能の拡張に伴い、発注側の会計連携用データの生成元は以下のようになりました。
- 支払通知書を使用している場合（明細が登録されている場合）は、そのデータを元に会計連携用データを生成する
- 支払通知書を使用していない場合は、従来どおり発注情報の金額に基づいて会計連携用データを生成する
つまり、支払通知書の明細がある状態で会計データを出力すると、「発注情報の金額」ではなく「支払通知書の金額」が使用されるという仕組みです。
しかし、お客様によっては、「過去の発注をコピーして作成したため、意図せず支払通知書の明細が入っていた」、または「発注書を利用していて、その保存時に明細を支払通知書に自動反映していたが、支払通知書は使用していない」といったかたちで、『支払通知書を使ってはいないが、明細は登録している』という運用を行われているケースがあり、その結果として、会計データに意図した金額が出力されないという状況が発生していました。
仕様の変更内容
「発注情報の金額」と「支払通知書の金額」が異なる場合、実際には支払通知書は使用しておらず、「発注情報の金額」を正とするものと考えられるため、このようなケースでは、「発注情報の金額」に基づいて会計データを生成するように変更いたしました。
これにより、発注側の会計連携用データの生成元は以下のようになります。
- 支払通知書を使用している場合（明細が登録されている場合）で、かつ「支払通知書の金額」と「発注情報の金額」が一致している場合は、支払通知書のデータを元に会計連携用データを生成【従来どおり】
- 支払通知書を使用している場合（明細が登録されている場合）で、かつ「支払通知書の金額」と「発注情報の金額」が一致していない場合は、発注情報のデータを元に会計連携用データを生成【今回の変更対象】
- 支払通知書を使用していない場合は、発注情報の金額に基づいて会計連携用データを生成【従来どおり】