これまで、メール送信履歴画面では送信者自身の履歴のみが表示されていましたが、今後はユーザー権限に応じて、自分以外が送信したメールの送信履歴も表示できるようになりました。
なお、メール本文についてはこれまで通り、送信者のみが閲覧できます。
＊デフォルトの検索条件として、「送信者」の欄に自身が指定されているため、他のユーザーが送信した履歴も表示する場合は、その検索条件を解除してください。
仕様変更の背景
従来のメール送信履歴では、送信者自身の履歴のみを表示していました。これは、通常のメールでは管理者であっても他人の送信履歴を閲覧することはできないため、その状況を踏襲する前提として、送信履歴の表示対象を送信者のみに限定していました。
しかし、この仕組みに対しては、多くのユーザー様から「他の社員がメールを送ったかどうかが確認できない」といったお声をいただいたことから、「メールの内容」と「送信履歴」を分けて扱うとともに、以下のように変更することにいたしました。
・メール本文は、従来通り送信者のみが閲覧可能とする
・送信履歴としては、他のユーザーの分も表示することで、社内の送信有無の確認・共有を可能とする
なお、これまでも案件一覧・請求一覧などに表示される「メール送信済アイコン」での表示や、書類編集画面右下にある「メール・郵送履歴」からは他のユーザーの送信履歴も確認可能であったため、今回の「メール送信履歴」における表示対象の変更は、これらに合わせたかたちになります。
ユーザー権限との兼ね合い
ユーザー権限に応じて、表示可能な履歴が異なります。
＜標準権限（管理者・責任者・リーダー・担当者権限）＞
担当者権限は、自身が送信した履歴のみ表示されるため、従来からの変更はありません。
それ以外の権限では、すべての履歴が表示可能ですが、メール本文については従来通り、送信者のみが閲覧可能です。
＜カスタム権限＞
カスタム権限をご利用の場合は、「共通データアクセス範囲（すべて / 担当のデータのみ）」の設定に応じて異なります。
「担当のデータのみ」の場合は、自身が送信した履歴のみ表示されます。
この設定は、これまでも「郵送履歴」で使われている設定のため、対象の権限の要件に応じて適宜設定されているものと考えられますが、念のために、設定内容が適切かどうかをあらためてご確認ください。
カスタム権限をご利用の場合の経過措置について
カスタム権限をご利用の場合、上記の通り「共通データアクセス範囲」の設定に依存しますが、従来、この設定は「メール送信履歴」には適用されていなかった内容につき、意図せずアクセスできてしまうケースを防止するため、カスタム権限の「共通データアクセス範囲」が「すべて」に設定されているユーザーのみ、一定期間、以下の仕様とします。
・送信履歴の一覧にはすべて表示されます。
・標準権限（管理者・責任者・リーダー）の場合、他人が送信した履歴からも書類のPDFを出力できますが、カスタム権限の場合のみ、「共通データアクセス範囲」設定の確認のための期間を確保するため、他人が送信した履歴からは書類PDFを出力できません。
なお、この制限は、仕様変更に伴う一時的な措置につき、2020年末頃を目処に解除し、その後は標準権限（管理者・責任者・リーダー）と同様に、他人が送信した履歴からも書類のPDFを出力できるようになります。
