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発注管理に見積依頼書・検収書・支払通知書の追加、それに伴う仕様変更のまとめ

お知らせ 2020-09-20 15:48

これまで、発注管理で作成できる書類は発注書・発注請書のみでしたが、今回、見積依頼書・検収書・支払通知書が追加されました。

新しく追加された書類は、基本的には従来の書類と同様の仕組みを備えており、PDF出力やメール・郵送代行による送付、捺印申請などの書類関連の機能を利用できます。

一括支払・定期支払・分割支払との関係

生成される書類の枚数は、発注情報の「支払タイミング」（一括支払・定期支払・分割支払）によって異なります。

＜一括支払＞
見積依頼書・検収書・支払通知書のいずれも1つの発注につき1枚ずつです。

＜定期支払・分割支払＞
見積依頼書は、1つの発注につき1枚です。

検収書は、設定に応じて「1枚」または「支払回数と同じ」になります。これは、案件の「納品書」と同様の仕組みです。

支払通知書は、支払いと対になる書類のため、支払回数と同じ枚数になります。

既存の発注における追加書類の状態

当機能のリリース前に登録済みの発注では、今回追加された各書類は空の状態になっています。必要に応じて、内容を入力してお使いください。

書類詳細設定

上メニューの「設定→書類詳細設定」に、今回追加された書類の設定項目が加わっています。

また、これまで「発注書」の設定は案件と発注で共通でしたが、今回の機能追加に伴い、案件と発注それぞれの設定に分離しました。この際、当機能のリリース時点の内容を案件と発注両方の「発注書」の設定に引き継いでいます。

書類テンプレート

書類テンプレートの「対象」に、今回追加された書類が加わっています。

また、これまでは案件と発注の「発注書」の区分は共通でしたが、今回の追加に伴い、これも分離しました。当機能のリリース時点で「発注書」に分類されていた書類テンプレートは、同じ内容で「案件 - 発注書」「発注 - 発注書」のそれぞれに登録されています。

これまでと仕様が変更になった点

今回のリリースに際して、変更された仕様がいくつかあります。

＜支払データと発注書・支払通知書の関係＞
これまでも、boardの支払データと発注書は常時連動するものではなく、発注書を更新した際には、支払タイミングによって以下のように反映されていました。

一括支払：発注書と支払データは1:1のため、発注書を更新するとその合計金額が支払データに反映される
定期支払・分割支払：発注書と支払データは1:Nのため、発注書を更新してもその金額は支払データに反映されない

今回のリリースにおいても、上記の基本的な動作は同様ですが、支払データと対になる「支払通知書」が新たに追加されたことにより、今後支払データと連動する書類は、基本的には発注書ではなく、支払通知書に変わります。

参考：発注・支払データと書類の関係

ただし、支払通知書を使用せずに発注書のみを使用するケースもあると考えられるため、そのような場合には、一括支払におけるこれまでの挙動との互換性を維持できるように、以下のような仕組みとしています。

■一括支払の場合
発注書の保存オプションは、デフォルトで「明細を他の書類に反映」になっています。この状態で発注書を更新すると、その内容が支払通知書に反映され、その支払通知書の金額（＝発注書の合計金額）が支払データにも反映されます。この仕組みにより、従来と同様に発注書を更新すれば、その金額が支払データにも反映されることになります。
＊保存オプションをデフォルトから「発注書単体で保存」に変更した場合は、支払データには反映されなくなりますので、ご注意ください。

■定期支払・分割支払の場合
定期支払や分割支払では、発注書と支払データは1:Nになるため、以前からの仕組みとして、発注書を更新してもその金額は支払データには反映されません。そのため、今回から追加された「発注書の保存オプション」では、通常の操作で以前と同様の挙動になるように、デフォルトで「発注書単体で保存」が選択されています。この状態で書類を保存した場合、発注書の内容は支払通知書には反映されません。

＜見積書から他の書類へ反映した際の税率＞
＊発注ではなく案件に関する仕様変更です。

2019年10月の税率変更に伴う仕様で、請求書が複数枚ある状態で「明細を他の書類に反映」した際、税率が異なる期間（例：2019年9月〜2019年11月）をまたぐ場合で、かつ軽減税率ではない通常の8%の明細行がある場合、2019年10月以降の請求書に対しては、8%から10%に置き換えて再計算される仕様になっていました。

この仕様は、税率変更の前後の時期において、より簡単に、税率変更に対応できるようにするために用意したものですが、税率変更から約1年が経過した現在では、税率をまたぐ定期請求を新たに登録し、見積書から一括反映するというケースはほとんどなくなりました。

一方、軽減税率ではなく経過措置による8%というケースは今後も継続して残ることから、上記仕様は廃止し、税率の自動置換は行わず、反映元の税率をそのまま引き継ぐ仕様に変更しました。

＜定期請求の「請求書に自動表示される年月表記」の設定項目の移動＞
＊発注ではなく案件に関する仕様変更です。

定期請求の案件において、これまでは案件編集画面に「請求書に自動表示される年月表記」という設定があり、「請求月」「請求月の翌月」「請求月の前月」を選択することができました。

この設定は、見積書から他の書類への反映時のみ使用される設定であることから、案件編集画面から書類編集画面（見積書タブ）に移動しました。