郵送代行サービスの封筒に表記される還付先に関して、郵便局から変更するよう指示が入ったため、急遽変更することになりました。以下、経緯と対応についてお知らせいたします。
従来の封筒では、下図右側の窓のように、差出人の欄にはユーザー様の会社情報のみが表記され、boardや郵送代行を行っているアイシーエクスプレス社の情報は、封筒上には表記されていませんでした。
しかし、2019年8月14日発送分を郵便局に引き渡そうとしたところ、「実際の業務を行っている差出人（＝アイシーエクスプレス社）と、封筒上の差出人・還付先は一致していなければならない」との理由で、受け取りが行われない事象が発生しました。
これに対して、まずは郵送依頼をいただいた書類の発送を優先し、下図のように、封筒裏面に「差出人・還付先」のラベルシールを貼ることで対応いたしました。
そのため、2019年8月14日発送分（8/10〜8/13の19時受付分）、および8月15日発送分（8/14の19時受付分）に関しては、ユーザー様への事前の告知なく、上記のような差出人・還付先表記が入ることになりました。また、今後郵送依頼登録を行われる方に対しても、当面は同様の対応をさせていただくことになります。十分な事前告知期間がない中での変更となり、誠に申し訳ございませんが、ご理解いただきますようお願いいたします。
なお、上記の表記に対応することで、その後の郵便局による受け取り・発送は行われています。
また、封筒表面の表記は従来通りで、右側の窓にはユーザー様の情報が表示されておりますのでご安心ください。
従来の差出人・還付先の表記は、以前に郵便局への確認を取った上で採用した内容であり、郵便局側もこれまでは受け取り・発送を行っていたものです。
その表記に対して、今回から受け取りが行われなくなった理由に関しては、現在、あらためて郵便局への確認を行っています。
なお、直近では、上記のようにラベルシールを用いていますが、今後は直接印字された封筒を使用する等の方法を検討しています。
この変更による影響について
宛先不明等で郵便物が戻ってくる場合、これまでは各社様に直接戻っていましたが、今後は「還付先」としてアイシーエクスプレス社が表記されるため、その際にはアイシーエクスプレス社に郵便物が戻ります。
これにより、郵便物が戻った場合は、「アイシーエクスプレス社→弊社→ユーザー様」という流れで連絡いたします。
前述の通り、今回は急な変更となるため、より詳しい運用方法については、今後アイシーエクスプレス社と協議を重ねる予定です。現時点では、もし郵便物が戻ってきた場合に、その後どの程度のタイミングでその旨のご連絡をできるかは未定ですが、協議が進み次第あらためてご案内いたしますので、しばらくお待ちください。
