見積書・請求書・売上管理等、バックオフィス業務効率化のポイントとboardの設計思想への反映

boardは見積書・発注書・請求書などの書類作成だけでなく、バックオフィス業務全般の効率化を目指していますが、業務を効率化するにあたってのポイントを整理しました。


業務をパターン化する


バックオフィス業務は、ゼロから何かを生み出す業務ではなく、決まったことを正確に効率よく実施することが求められています。そのため、毎回やり方を考えるようなものではなく、自社の業務を整理しパターン化することが第一歩になります。

弊社でも、設立直後は試行錯誤しながら業務を整理し、board開発前はExcelを使ってパターン化していました。


パターン化された業務を可能な限り自動化する


パターン化された業務は、慣れてくればスピードが上がります。またミスも減り、効率的に運用できるようになってきます。

しかし、人手を介する限り、一定以上の効率化は難しく、またミスも完全には排除できません。また、バックオフィス専門のスタッフがいれば良いですが、ベンチャーなど小さい会社の場合は、社長などが本業の傍ら行っていることが多く、何よりもストレスです。

そのため、単純作業だからといって頑張ってやるのではなく、単純作業だからこそ自動化したいものです。


自動化できない業務は誰でもできるレベルまでシンプルにする


出来る限り自動化すると言っても、全ての業務を自動化できるわけではありません。当然人による作業が残ります。

Excelなどで色々と仕組みを作りこんで管理している場合、作った本人以外が使いにくいというケースがよくあります。弊社でも以前Excelで管理していた時、管理者である社長が望む形で他のメンバーが記入してくれず、結局社長自身が修正するというケースが良くありました。

「こうやって入力してくれれば後が楽なのに・・・」ということがあっても、それを考えなくてもその入力をできる仕組みになっていなければ、想定通りの形で運用されていくことは難しいのではないかと思います。

そのため、特定の人に依存しないシンプルな仕組みにしていくというのは非常に大事なポイントとなります。



boardは、バックオフィス業務を効率化するにあたって、これらのポイントを意識しながら開発しました。
受託ビジネスに特化することで業務をパターン化し、毎月請求パターンや分析機能をはじめとした各種自動化、誰でも簡単に使えてデザイン性の高いUI。

弊社は受託開発をメインとしていますので、そこでの経験を活かしながら、業務全体の効率化のための仕組みを作っています。


board事例インタビュー

決め手は、UIの使いやすさと見積書・請求書のフォーマットの美しさ・カスタマイズ性
メディアプローブ 代表取締役 渡辺泰氏

使うことにした決め手は、「UIが使いやすい」という点と、「見積書や請求書のフォーマットが美しい、かつカスタマイズできる」という点。本当に求めていたサービスが出てきたと思っていて、スタートアップやSOHOはみんな使うべし、という感じです。

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