boardの最初のプロトタイプから、見積書・請求書だけでなく、発注書・発注請書・納品書・検収書・送付状まで一括作成できた理由

boardを開発する前に、メイン機能のコンセプトを確認するためのプロトタイプを作りました。実はこの時から、今の書類画面の原型があり、見積書・請求書だけでなく、発注書・発注請書・納品書・検収書・送付状まで全てあり、かつ、自動的に生成されるというものになっていました。

boardは、「必要になるであろう書類を意識せずに全て自動生成する」ということを、基本コンセプトの一つとして開発が始まりました。

これには、起業の経験から、ある背景・思いがあります。


どのような書類が必要なのかわからない

通常、いちメンバーとして仕事に関わっている場合、これらの書類のやり取りに直接関わることがあまりありません。見積書・請求書は知っているけれど、それ以外はよくわからなかったり、存在は知っていても、どういう内容のものなのか、いざ自分で作るとなった場合に、どうやって作ればよいのか、わからなかったりします。そんな状態で起業すると、本業ではない書類関連で苦労することになってしまいます。

boardでは、これに対するアプローチのひとつとして、案件を登録すれば自動的に全書類が生成され、見積書を作成すれば、自動的に各書類の明細が反映されるような仕組みにしました。

最小限の労力で提出できる書類が生成されることで、単に作成する手間を省くだけでなく、「受託業務を行う上で必要な一連の書類」が一度に目に入り、すぐに表示できるようになっています。



省かれがちな発注書・発注請書・納品書・検収書

見積書・請求書のやり取りをしないというケースはあまりないかと思いますが、意外と発注書・発注請書・納品書・検収書を使わない、というケースはよく聞きます。そして、それでもめるケースもそれなりにあるようです。

これらの書類のやりとりをしない理由は色々あると思いますが、システムとしてサポートできることは、自動生成することで手間を省き、「わざわざ作るのではなく、自動的に作られているのであれば、それを使おうかな」と思って頂いて、きちんとこれらの書類のやり取りが行われるサポートができることと考えています。

そのため、わざわざ発注書や納品書を作らないといけなかったり、見積書からコピーして作るような仕組みではなく、自動的に見積書に連動するようになっており、また、画面もタブで簡単に書く書類を行き来できるようになっています。

また、書類の出力も、各書類単体で出力するのではなく、「見積書&発注書」や「納品書&検収書」など通常セットで行われるものは一緒に出力できるようになっています。


おせっかいなことかもしれませんが、このように手間を省き、心理的な障壁を少しでも取り除くことが、システムができることではないかと思い、このようなコンセプトで開発しました。

実際弊社でも、これまでは「わざわざ作るの面倒だな」と思いながら作っていましたが、boardを使うようになってからは、一緒に出力でき、かなり心理的な障壁が少なくなりましたので、ぜひご活用ください。


board事例インタビュー

請求書作成が圧倒的に楽に。売上の見込みもグラフ化され、見通しが掴みやすくなった
ギビングツリーパートナーズ 代表取締役 中川氏

請求書の作成が定型化されたので圧倒的に楽になりました。また、売上の見込みもグラフ化され、見通しが掴みやすくなりました。受託向けのイメージが強いですが、弊社のような業務委託型の研修事業をやっている会社でもうまくフィットしています。

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