見積書・発注請書・納品書・請求書の印刷・捺印機能を大幅に改良しました。
従来、管理者しか印刷できませんでしたが、印刷自体は全てのユーザで可能とし、別途、捺印の申請・承認フローの機能を追加しました。これにより、承認済みの書類は各ユーザで出力できるようになります。
「捺印権限」の追加
従来のユーザの権限とは別に「捺印権限」を追加しました。捺印権限は「管理者」または「責任者」に付与可能です。デフォルトでは、「管理者」に対して捺印権限を付与していますので、必要に応じて変更してください。
＊捺印権限の設定は、上部メニューの「ユーザ管理」から変更することができます。
＊捺印権限の設定は、上部メニューの「ユーザ管理」から変更することができます。
捺印権限を保有しているユーザは、捺印申請なしに直接捺印済みの書類を印刷することができます。また、後述の捺印申請機能で他のユーザからあがってきた捺印申請を承認・否認することができます。
捺印申請機能（捺印権限なしユーザ）
捺印権限がないユーザは、捺印申請機能が利用できるようになっています。捺印申請をすると、捺印権限を持っているユーザに申請通知（メール）が送信され、承認されると捺印済みの書類が印刷できるようになります。
■案件一覧・請求処理から一括申請
■書類画面から個別申請
申請の際は、簡単なメッセージと捺印期限を入力することができます。
申請状況の確認（捺印権限なしユーザ）
捺印権限を持っていないユーザの場合、案件一覧・請求処理画面にて、以下のように、申請状況を表す欄が追加されています。
案件一覧の場合、捺印対象の書類は「見積書」「発注請書」「納品書」の3種類ありますので、上図のように、左から「見積書」「発注請書」「納品書」という順番で並んでいます。なお、書類の種類と申請ステータスは、アイコンのカーソルを合わせると表示されます。請求処理画面の場合は請求書のみのステータスが表示されます。
捺印申請の承認・否認（捺印権限ありユーザ）
捺印権限を所有しているユーザは、申請があるとメールで通知がきます。また、board上の以下より申請を確認することができます。
■書類画面から個別に承認・否認
申請中の書類は、下図のように申請情報および承認・否認ボタンが表示されます。また吹き出しアイコンにカーソルを合わせると、申請者からのメッセージが表示されます。
■申請一覧から一括承認
申請一覧から一括で承認・否認することもできます。否認時は否認メッセージを入力することができます。
全てのユーザで印刷機能が利用可能に
今回の捺印申請機能の追加に伴い、印刷機能は管理者のみが利用できる機能でしたが、全てのユーザで利用できるようになりました。
捺印権限がないユーザの場合、承認済みの書類のみ「社印」付きで印刷・ダウンロードすることができます。一覧からは複数案件選択できるため、「社印」チェックは常にチェック可能ですが、未承認の案件の書類には社印は表示されません。
また、書類画面から個別に印刷することもできます。
これまでは、管理者権限しか印刷ができなかったため、管理者権限のみで運用しているケースもあるかと思いますが、今回の申請機能の追加により、印刷・捺印関連の機能が大幅に改善されましたので、ぜひご活用ください。
board事例インタビュー
ギビングツリーパートナーズ 代表取締役 中川氏
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請求書の作成が定型化されたので圧倒的に楽になりました。また、売上の見込みもグラフ化され、見通しが掴みやすくなりました。受託向けのイメージが強いですが、弊社のような業務委託型の研修事業をやっている会社でもうまくフィットしています。
