テレワーク(在宅勤務)環境で見積もり・請求業務をクラウド化するメリット

新型コロナウイルスの影響で、テレワーク(在宅勤務)を行う企業が増えましたが、そのような環境において、見積もり・請求業務をシステム化・クラウド化しておくことは、スムーズな業務のために非常に効果的です。

社印の押印の手間はもちろん、それ以外にもメリットがありますので、紹介したいと思います。

 

社印の押印

見積書や請求書に角印を押印することが多いかと思いますが、実際に紙に押印する場合は、オフィスに出社する必要があり、物理的な制約になってしまいます。

緊急事態宣言期間中に「ハンコの押印のために出社する」といったニュースにもなっていましたが、社員の安全を考えると、こういったリスクは避けたいものです。

 

見積書や請求書の場合、法的には押印は必ず必要なものではなく、習慣として押印している側面がありますので、電子印でもとくに問題はありません。そのため、テレワーク環境においては、クラウドサービスを利用して電子印とすることで、この押印の手間を省くことができるだけで、大きなメリットになります。

 

社内の情報共有、コミュニケーションコストの低減

テレワーク環境下に限らずですが、過去の事例インタビューの中で、boardの導入効果として「情報の共有」「コミュニケーションコストの低減」を上げる方が多いのが印象的でした。

たとえば、この事例インタビューでは、以下のようなコメントを頂いています。

導入当初の目的としては想定していませんでしたが、案件の一覧化、情報の一元化ができたことで、業務全体が可視化され、管理しやすくなったことは大きな効果でした。

管理者の立場としても、boardを使うことでメンバーそれぞれの状況を把握しやすくなって、コミュニケーションコストが軽減したと感じています。

 

各担当者が案件や見積もり・請求などを登録すると、社内の他のメンバーが随時確認することができ、営業状況や請求予定などを個別に確認しに行く必要がなくなります。これによって、たとえば、経理が各担当に確認して回っていたということが減り、社内の情報のやり取りが非常にスムーズになって効率化されたという形です。

これは、テレワークを行っている中ではとくに効果があります。

在宅勤務ですと、直接確認しにいくことができませんが、board上で、営業状況や請求予定がいつでも見れますので、確認して回る必要がありません。そのため、そのような状況においては、これまで以上にメリットがありそうです。

 

請求書等のメール送信

請求書のPDFをメール送信するケースは増えてきているものの、まだまだ郵送で送るケースは残っているかと思います。

しかし、相手がテレワークをしている状況ですと、郵送で送っても受け取りまでの間隔が空いてしまったり、郵便物の受け取りのために出社するということになりかねません。そのため、これを機に、メールで請求書を送付する形に切り替えるケースも多く見られます。

board上からは、メールで請求書を一括送信することができるようになっていますので、ご自身のメールから1通ずつ送るのに比べて、ずっと手間なく送信することができるようになっています。

 

請求書等の郵送

請求書PDFのメール送信が増えたとしても、それでも「郵送して欲しい」というケースが残ってしまう可能性はあります。

その場合、boardでは郵送代行のサービスを提供していますので、board上から直接郵送依頼をすることができます。在宅勤務の場合、自宅にプリンタ・封筒・切手がなかったり等、郵送の環境が整っていないケースも多くあります。

そのような場合、郵送代行サービスをご利用頂くと、手間も減り、オフィスにいなくても郵送することができます。

 

まとめ

一旦、新型コロナウイルスが落ち着いた後も、今後継続的に流行を繰り返す可能性があり、そのような状況を想定して、テレワークで業務が回るようにしておくことは、社員の安全や事業継続の観点から、非常に重要だと考えられます。

見積もり・請求業務は、boardのようなクラウドサービスを使うことで、オンライン化しやすい業務の1つです。今後のリスクに備えて、見積もり・請求業務を見直すことをお勧め致します。

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