【業務お悩み相談】営業と経理の間で情報共有がうまくいかず、請求内容のズレや漏れが発生してしまう

【課題】見積もりや受注の情報は営業が持っていますが、それが経理に共有されるのが遅く、たまに漏れていることもあります。その結果、事前に請求予定を把握できなかったり、請求漏れが発生してしまうことがあります。

経理からすると、受注状況や請求時期などの情報は、売上やキャッシュフローの見込みの把握にとても重要な情報です。一方、営業からすると「受注までが営業の仕事」という意識があるケースも多く、その場合、経理への情報共有が疎かになりがちです。

今回は、このようなケースの対策を考えていきたいと思います。

 

課題解決のポイント

運用ルールを作成する

もっとも手軽に始められる対策が、「運用ルール」を作成し、それに沿って運用していくことです。

運用ルールを作ることで、以下のような効果が期待できます。

  • 受注後の後続業務の存在と重要性を認識してもらう
  • 個人の判断によるバラツキを減らす
  • 守られなかった場合の改善がお願いしやすくなる

しかし、運用ルールを作ったところで守られなければ意味がありませんので、運用には、営業チームの理解、とくに責任者の協力は不可欠になります。また、運用ルールが多くなればなるほど、それをきちんと運用していくのは難しくなるので注意が必要です。

そのため、適切に業務を行っていくためにはある程度の運用ルールは必要ですが、それだけに頼ると、結局のところ「人依存」になってしまいます。

 

見積もりから請求まで一貫したシステムを使う

前述の運用ルールは手軽に始められる一方、きちんと守られなければ意味がありませんし、その運用のための手間もかかります。そのため、このような共有不足の問題は、仕組み(システム)で解決できるのが、より良い解決策になります。

たとえば、以下のようなことが同一システム上で実現できるようにしていきます。

  • 営業が登録した見積もりを経理が随時確認できる
  • 受注状況の管理(=営業成績)と請求予定が連動している
  • 請求処理に回して良いものを識別できるようにする

営業としては、「営業成績の集計に反映するためには、システム上に見積もりを登録し、受注済みのステータスにする必要がある」となれば必ず行うかと思います。その情報が、経理が欲しい請求予定や売上の見込みと自動的に連動していれば、営業と経理の間での情報共有を「人」が行う必要がなく、システム上で常に確認することができます。

このような仕組みにしていくことで、部署間の情報共有をシームレスにしていくことができます。

 

boardにおける当課題の解決

boardでは、見積もりから請求までを「案件(=受注)単位」に一貫して管理する仕組みのため、以下のようなことが可能です。

  • 見積もりの内容が自動的に請求内容に反映される
  • 受注済みになれば、自動的に請求予定に反映される
  • 受注済みだけでなく、見積もり中のものを含めて売上やキャッシュフローの見込みを確認できる
  • 営業と経理のバトンの受け渡しをステータスで管理できる

このように、boardは、営業から始まる一連の業務を一気通貫で管理していくための仕組みで、常に同じデータを様々な視点で見ていくことができるようになっているため、社内の情報共有の課題の改善に役立てることができます。

事例インタビューでも、「社内の情報共有が大幅に楽になった」という声をいくつも頂いています。

 

まとめ

今回、「営業と経理」という例で書きましたが、部署間の情報共有は課題になりがちです。

それぞれ異なる役割や目的で仕事をしていますので、可能な限り「共有をする」という行為自体をなくしていけるのが良いと考えます。

そのため、boardのような一連の業務をまとめて管理していくようなシステムを導入することで、この課題を解決していけるのではないかと思います。

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