【業務お悩み相談】各営業のパソコンに見積書が保存されており、営業部内での共有が遅い

【課題】各営業のパソコンにエクセルで作成した見積書が保存されており、それが共有されていないことがしばしばあります。その結果、営業チーム内で見積もり内容が共有されていなかったり、受注有無を把握できなかったりするなど、社内での共有が課題になっています。また、過去には、パソコンが起動しなくなったり、共有せずに退職したケースなどで、エクセルで作った見積書がなくなってしまったこともありました。

エクセルで見積書を作成している場合に発生しがちな課題のようです。

社内にファイルサーバーがないケースだとよく問題になります。また、ファイルサーバーがある場合でも、外出が多いとファイルサーバーへのアップが遅れがちだったり、ファイルサーバーへのアップ漏れもしばしば起こります。

今回は、このようなケースの対策を考えていきたいと思います。

 

課題解決のポイント

組織・チームで仕事をする上で、やはり「各自のパソコンにだけ保存されている」という状況は、原則避けるべきです。

見積書が各自のパソコンだけに保存されている場合、以下のような課題があります。

  • 社内での共有ができていない、または共有が遅い
  • パソコンの故障によりデータを失うリスクがある
  • セキュリティー上の懸念がある

 

社内での共有ができていない、または共有が遅い

見積書のファイルが各自のパソコンの中に保存されているだけの状態ですと、当然それは他のメンバーには共有できません。その結果、

  • 共有が遅れる、漏れる
  • 「共有する」というタスクが増える

などの課題を引き起こします。

タイムリーに漏れなく共有するためには、なるべく手間がかからないような仕組み、できれば自動的に共有されている仕組みしていくことが重要です。

たとえば、boardのようなサービスを使って見積書を作成すれば、データはクラウド上にありますので、登録したその瞬間から、他のメンバーに共有され、「共有する」というタスクがなくなります。

もしエクセルで見積書を作成する場合は、パソコンに保存するのではなく、Box・Dropbox・Googleドライブなどのストレージサービスを使うことで、ファイルを共有することができます。

 

パソコンの故障によりデータを失うリスクがある

パソコンのハードディスクに故障はつきものです。そのため、パソコンの中にしかない状況というのは非常に不安な状況ですので、何かしらの対策が必要です。

パソコンのバックアップを取るという方法もありますが、常時バックアップに接続しているわけではないと思います。見積書のデータなどは、リアルタイムに保全できていることが重要ですので、この場合の対策も、前述のケースと同様、boardのようなクラウドサービスを利用するか、Box・Dropbox・Googleドライブのようなストレージサービスを利用するのが良いでしょう。

 

セキュリティー上の懸念がある

「クラウドサービスにデータを預けるのが不安」という方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、一般的にクラウドサービスは様々なセキュリティー対策を実施しており、一般的なパソコンのセキュリティーレベルよりずっと強固です。

パソコンは、日々多くの方とデータのやり取りしたり、いろいろなサイトにアクセスしたり、様々なセキュリティー脅威と隣り合わせになっています。また、パソコンを使う方のセキュリティー習熟度にも大きく依存します。

そのため、パソコンの方が安全とは言い切れないことも多く、とくに各自の理解度・意識に大きく依存するため、社内で一定レベルのセキュリティーを確保していくハードルは高いと考えられます。

 

boardにおける当課題の解決

boardでは、登録した見積書は、その時点でクラウド上に保存されますので、以下のような状況になります。

  • 見積書などの情報は、登録直後から社内の他のユーザーに共有されるので、「共有する」というアクションが不要になります
  • 自動的に売上見込みに反映されるので、集計の手間はなく、いつでも最新の見込みを確認できます
  • データはパソコン内に保存されるわけではないため、パソコンが故障してもデータは消失しません

 

boardは、見積書や請求書の作成ツール単体としてのシステムではなく、社内で利用する前提(=複数人で共有する前提)で設計されています。また、売上見込みなど、「未来の見込みを把握する」ことを目的とした集計機能になっています。

事例インタビューでも、「見積書や請求書の作成を目的に導入したが、一番の効果は"社内共有"だった」という声をいくつも頂いており、「見積書の作成→自動的に社内共有→売上見込への反映」と繋がる仕組みの効果は大きいようです。

 

まとめ

データの共有、保全、セキュリティーなどの観点から、パソコンにだけ保存しておくということは望ましい状況ではなく、boardのようなクラウドサービスや、Box・Dropbox・Googleドライブなどのストレージサービスを使って、「作成 = 共有」という状況にしておくことが大事ではないかと考えられます。

エクセルで見積書を作成するという点については、他の課題もありますので、可能であれば、見積書を作成できるクラウドサービスの利用を検討することをお勧めします。

参考:エクセルテンプレートを使った請求書作成・売上管理から卒業しよう!〜エクセル請求書の課題

 

しかし、「クラウドサービスで要件に合うものが見つからない」等の理由で移行できない場合は、まずは、Box・Dropbox・Googleドライブなどのストレージサービスで、パソコン内にだけある状況をなくすところからスタートするのが良いかもしれません。

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