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エクセルテンプレートを使った請求書作成から卒業しよう!請求業務を効率化するクラウドサービスの活用のポイント

請求書をエクセルで作成されているという方も多いのではないでしょうか。

一度自社用のエクセルテンプレートを作成しておくと、それをベースに明細や金額を入力していくだけですので、ある程度簡単に請求書が作れるようになります。特に起業・独立した直後などは、請求書の枚数も少ないですし、エクセル請求書でも十分なケースも多いです。

しかし、事業の拡大とともに、エクセルでの請求書作成・管理には限界がきてしまいます。そこで、エクセル管理の課題や解決策、請求業務の効率化のポイントを紹介します。


エクセル請求書の課題


請求書作成数が少ない場合は大きな問題にはなりませんが、事業の拡大とともに請求書が増えてくると、様々な問題が出てきて効率が悪い状態になってしまいます。

1つ1つファイルを開いて入力・印刷するのが面倒

エクセルで請求書を作成する場合、請求書ごとに別ファイルになってしまいます。そのため、例えば月末に10枚の請求書を出力しようとした場合、10回ファイルを開いて、1つずつ印刷ボタンを押していく必要があります。

数枚であればこれでも大丈夫ですが、10枚を超えてくるとだいぶ面倒になってきますし、作業途中に何を印刷したのかわからなくなるなど、効率も良くありません。

数式が間違っていた・消えていた

エクセル請求書は、「数量 x 単価」や「合計金額」などを数式やセルのリンクで表示していることが多いですが、誤操作なので、数式・リンクが消えてしまっていたり、合計の範囲が間違っているなどのケースがよく発生します。

それに気づかず、合計金額が少ないまま提出してしまった、というケースもあります。

メンバーごとによってレイアウトが少しずつ変わってしまっている

複数人数で使用する場合、最初は同じテンプレートを使っていたはずなのに、気づいたらレイアウトが少し変わってしまっているケースもよくあります。

エクセルですので、簡単にレイアウトを変更できますし、意図せず変わってしまっているケースもあります。

会社として、作成する人によってレイアウトが違うという状況はあまり良い状況ではないですが、エクセルで請求書を作成している場合は、なかなか制御が難しいのが実情です。

会社名の変更や移転による住所変更があると全て修正するのが大変

例えば、オフィスを移転したり会社名が変わった場合、1ファイルずつ手動で修正していく必要があり、かなり手間がかかってしまいます。

また、お客さまの社名や住所が変わるケースもあり、その場合の変更漏れなどは失礼にもなってしまうので避けなければなりません。

そのため、会社名や住所などは、本来はきちんとマスタとして一元管理すべきですが、エクセルを使って請求書を作成している場合は、なかなか一元管理は難しいです。

売上金額の集計や見積中のみ込み案件・金額の把握ができない

「請求書を作成する」ということだけを考えれば、エクセルでも要件は満たせます。しかし会社を経営する上で、処理の作成だけでなく、売上の集計や分析なども必要になってきます。

エクセルで請求書を作成した場合、そこから自動的に集計することはできませんので、別途売上の集計のための一覧などを作成する必要があります。この際、金額を手動で転記するため、転記ミスがあったり、金額が変更になった時に一覧の方を修正し忘れたりするなどが発生しがちです。


請求書発行や入金などのステータス管理の必要性

請求業務は請求書を発行するだけではありません。

請求書を発行したかどうかやきちんと入金されたかどうかまで管理・確認する必要があります。

そうしないと、「そもそも請求書を発行していなかった」「請求書を発行したが、きちんと入金されていなかった」などの問題が起こってしまいます。

実際、入金に関する問題はよくあります。悪意を持った支払っていないというケースはあまり多くはないかもしれませんが、「担当者が経理に請求書を渡すのを忘れていた」「2枚請求書があるのを見落としていて1枚分しか振り込まれていなかった」などの経理処理のミスは十分ありえます。

そのため、きちんと回収できたところまでを確認するのが一連の業務となります。

エクセルで請求書のみを作成しているとこの管理が困難なため、請求書とは別に一覧を作成し、請求済・入金済などのステータスを管理することが多いかと思います。

しかし、請求書のエクセルと一覧のエクセルが別になってしまい連動しませんので、請求日や金額が変わった場合など修正が二重管理になってしまい、ミスの元になってしまいます。


心理的ストレス

意外と見落としがちなのが、エクセルで請求書を作成している場合の心理的なストレス・不安です。

これまで書いてきたように、エクセル請求書の場合は、ミスが発生するポイント、二重管理になるポイントがいくつも存在します。

例えば、

・数式やリンクの間違いで、計算結果が間違っているのではないか

・請求書の発行を忘れているものはないか

・請求書は発行したけど売掛金が回収できていないのではないか

など、心配になって何度も確認したりします。

これは時間もかかってしまいますし、余計な心配が増えてしまい、精神衛生上も良くありません。


業務全体をシステム化して効率化

これらの問題を解決するためにシステムを利用することをお勧めします。

クラウド型業務・経営管理システム「board」はこういった問題を解決するために開発されました。

例えば、

・見積書を登録した時点で自動的に請求書が作成されるので、請求書の作成漏れがない

・請求書はステータス管理されているので、発行し忘れていたらアラートが上がるので請求書発行漏れがない

・未入金のステータスも管理しているので、まだ入金確認できていないものもひと目でわかる

・売上集計、顧客別集計、区分別集計などが自動的に集計されていて、いつでもすぐ数字を確認できる


boardは単なる請求書作成サービスではなく、関連する営業・経理業務を効率化したり、ミスを防止する仕組みも用意し、業務全体を効率化し、抜け漏れを防ぐためのシステムとなっています。

エクセル請求書で時間がかかっている方、度々ミスが発生する方、心理的ストレスを感じている方などは、ぜひboardをお試しください。

boardは、30日間無料で全ての機能をお試し頂けます。

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board事例インタビュー

月末業務にかかる時間を70%以上削減。業務をシステム化し効率化するすばらしさを改めて感じました
ビープラウド 代表取締役社長 佐藤治夫氏

社内で、事務担当者とリーダー向けに『board』の説明会を開いたのですが、「おお」という感嘆の声が何度も上がりました。「業務をシステム化し、効率化することはすばらしいことだ」とあらためて実感しました。VELCさんが開発しているということで、開発スピード、品質、継続性などトータルで信頼できることも採用の決め手です。

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