脱エクセルで業務効率化・心理的ストレスの低減を目指すための連載
この記事では、これまでエクセルなどで見積書・請求書作成、売上管理などを行っていて、これからクラウドサービス・ソフトを導入して業務を効率化しようと検討している方に向けて、考慮すべき大事なポイントや、よくある不安などについてまとめていきたいと思います。
請求書作成ソフトを使ってできること
一般的に、請求書作成ソフトでは以下のようなことが可能です。
- 見積書や請求書の作成
- 作成した見積書や請求書のメール送信・郵送
- 請求金額の集計
エクセルで作成していた見積書や請求書を代替することができ、またそのデータを元に、自動的に売上を集計することができます。
また、ソフト・サービスによっては、営業管理やより高度な分析などができるものもあります。
請求書作成ソフト導入のメリット
見積書や請求書の作成業務に関して、様々な工夫が施されているので、自社にフィットするものが見つかれば、大幅に業務を改善することができます。また、エクセルのレイアウトが崩れていた、数式が抜けていたなどの問題がなくなり、全般的にミスの低減に繋がります。
ソフト・サービスによっては、単に見積書や請求書の作成だけでなく、営業・経理間での連携や、売上集計など多彩な機能を持つものも多いため、様々な部署や業務に対して効率化が期待できます。
エクセル管理と比べて制約があること
一方で、請求書作成ソフトにはエクセルを用いた業務管理に劣る面もあります。
エクセルでは自社の目的に合わせて自由に書類を作れますが、請求書作成ソフトではその仕様の制約に従う必要があります。
コストをかけてゼロから自社用に開発すれば、システムの仕様を自社に最適化することも可能かもしれませんが、中小企業はなかなか大きなシステム投資はできませんので、通常は、すでにあるものを使うことになるでしょう。
そのため、この際には「自社に合うもの」を見つけるということがとても重要になります。
よくある不安・懸念事項
使いこなせるか心配
どれだけ良いシステムでも、使いこなせなければ意味がありません。システムを使いこなせないとき、その原因はいくつか考えられます。
- 自社の業務とそのシステムの設計思想が根本的に合っていないケース。→ この場合は諦めて他を探しましょう。
- システムを自社のやり方に無理やり合わせようとしているケース。→ ゼロから自社の業務に合わせて開発する場合を除き、完全に従来どおりのやり方を踏襲するということは難しいため、ある程度システムに合わせて運用を変えていくことを検討しましょう。
- システムの仕様を理解していないケース。→ 業務システムには多くの仕様があり、様々な機能が連動しています。そのため、画面を見ただけで直感的に使える機能もあれば、ヘルプをきちんと読み込まなければ理解できない機能もあります。システムを効果的に使いこなすためには、後者の理解も不可欠ですので、ヘルプを確認したり、サポートに質問したりして理解を深めていきましょう。
データが手元にないのが心配
初めてシステムを使用する場合、データが手元にないことを不安に感じることもあるかもしれません。
しかし、通常のサービスであれば、データ消失に備えたバックアップが行われているので、じつはご自身のPCにファイルとして保管しておくよりもずっと安全であるとも言えます。
もし不安な場合は、どういった対策をしているか、サポートに確認してみるのが良いでしょう。
セキュリティーが心配
バックアップと同様に、業務システムではセキュリティー対策の面でも様々な対策を講じているので、一般的には、個人のPCにデータを保管しておくより安全です。
ただし、セキュリティー対策のレベルはサービスによって異なるため、これも不安な場合はサポートに確認してみましょう。
なお、boardで実施している対策については、「boardのセキュリティー対策」のページで公開しています。
検討時のポイント
自社の業務に合っていること
請求書作成ソフトを選ぶときには、この点が最も重要です。
1つのシステムですべての業界・規模・会社をカバーすることはできないため、自社に合うものを見つけることがシステム導入の成功のカギになります。
システムが自社の業務に合っているかを確認するときに留意すべきことは、「自社業務の特殊性」です。
筆者は業務システムの構築に長く携わっていますが、「うちの業務は特殊で……」とおっしゃるお客様がとても多くいらっしゃいます。しかし、よくお話を聞いてみると、じつは昔からのやり方を踏襲しているだけで、その方法を取る必要がない場合も少なくありません。とくに「紙の時代」のやり方が残っているようなケースは要注意です。
もちろん、業界特有の事情や変えられない制約が存在することも事実です。しかし一方で、使う道具が異なる以上、やり方を変えてしまった方が良い場合もあります。この2つの状況を混同して、後者の場合にも「特殊なケース」として変化を拒んでしまうと、せっかく安価にシステムを導入できる機会があっても、それを生かせなくなることになります。
ヘルプが充実していること、サポートが良いこと
システムの導入にあたって、わからないことがあるのは当然のことです。
そのようなときは、ヘルプを確認したり、サポートへの問い合わせを行ったりすると思いますが、スムーズな導入を実現するためには、この点も重視すべきです。とくに、初めてシステムを導入する場合や、システムを使うことが得意ではない場合には、ヘルプやサポートとの相性がとても重要になりますので、お試し期間の中で必ず利用しておくようにしましょう。
合わないと思ったらいつでもやめられること
「お試し期間の間は気づかなかったれど、実際に運用してみたら合わなかった」というケースや、「社内の他の部署に展開しようとしたらうまく進まず、結局使われなかった」というケースもあります。
そのような場合でも、最低契約期間が短かったり、そういった制約が設けられていないものであれば、無駄な出費を伴わず気軽に試すことができるので、事前にその点も確認しておくと良いでしょう。
エクセルから請求書作成ソフトへ移行した事例
エクセルから、請求書作成サービスの「board」へ移行した方は多くいらっしゃいます。
- 導入前の課題
- 導入時の検討のポイント
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