第5回：board開発の経緯〜開発会社自身が脱エクセルのために開発をスタート

 

boardを開発したヴェルク株式会社でも、じつはboard開発前は、見積書や請求書の作成、案件管理などをエクセルで行っていました。

今回の記事では、当時の私たちが抱えていた問題や、boardを開発するに至った経緯などを紹介したいと思います。

 

ヴェルク株式会社について

開発元のヴェルクは、元々システムの受託開発を行う会社でした。boardは、そのような受託事業を行う上で必要なシステムとして開発されました。

ヴェルクはboardの開発をスタートした時点で5名、2019年1月現在は8名という小規模な会社なので、バックオフィスの専任はいません。そのため、本業に専念するという意味でも、可能な限りバックオフィス業務の効率化を目指してきました。

 

エクセル管理の限界

会社の設立当初は、請求書の発行枚数も少なく、エクセルによる管理で大きな問題はありませんでした。

しかし、案件数が増えるにつれて、以下のような問題が表れ始めました。

• 案件一覧のエクセルと見積書の内容が一致していない（見積書の変更後に一覧への反映を忘れている）
• 事業の成長に伴い、月末の請求業務にかかる時間が増えていく
• 封筒を閉じた後に、封筒の宛先と封入した請求書の組み合わせが正しいか不安になる（場合によっては、開封して確認する）
• 売上の集計に手間がかかるため、集計作業を後回しにしがちになり、結果として数字の把握が遅くなる

このようにして、請求書の発行という事務的な面でも、営業や売上の数字の把握という業務管理の面でも、膨大に手間が増え、なおかつ「これで合っているのだろうか」という不安をつねに抱えている状態が続きました。

 

請求書サービス導入の検討

そのような状況を打破すべく、請求書サービスの利用を検討し、いくつか試しに使ってみました。しかし、残念ながら弊社のニーズには合いませんでした。

というのも、弊社では従来、見積書や請求書の作成だけでなく、案件管理（営業管理）や経営数値の把握といったことまでエクセルで行っており、しかし通常の請求書サービスでは、これらの機能は最低限用意されているだけで、それまでエクセルで行っていたことに比べると、管理レベルはあまり高くないものでした。

そのため、もしこうしたサービスを利用した場合には、「書類作成のみクラウドで行い、管理業務は従来どおりエクセルのまま」という状況になり、それではシステムを導入する意味が薄れるため、導入は見送らざるを得ませんでした。

 

自社で開発することに

そのような問題について、知り合いのITベンチャーの経営者たちに話してみたところ、同じような理由で、結局Googleスプレッドシートで業務を管理しているという会社がいくつもありました。

また、直面する課題も同じようなものだったため、自分たちで必要なものを作り、それをサービスとして展開していくことに可能性を見出し、boardの開発をスタートさせることになりました。

このように、boardは、開発を行っている会社自身がエクセル管理からの脱却を希求し、事務作業から経営までを含めて業務管理を行うために開発されたものであり、実際、弊社をはじめ多くの会社が、エクセルからboardへのスムーズな移行を実現しています。

現在、エクセルで業務管理をされている方は、ぜひこの機会にboardをご検討ください。

 

自分に合う請求書作成ソフトを選ぶYES/NOチャート

請求書作成ソフトを選ぶにあたって、どれが自分に合うのか、判断するための基準がわからないことも多いと思います。

そこで、「第6回：自社にboardは合っているか〜簡易YES/NOチャート」では、簡易的なYES/NOチャートを用意しましたので、ぜひご覧ください。

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