業務システム導入に向けての検証と進め方のポイント

業務システムの導入検討にあたって、どのように進めたら良いかというご相談を頂くことがあります。

特に、現在はExcel等で管理していて本格的に業務システムを導入するのが初めての場合、検討のポイントや進め方でわからないことも多いと思いますので、そのポイントや注意点をまとめました。

なお、進め方は正解があるものではなく状況次第な要素も多いため、お困りでしたら個別相談会にてご相談ください。

 

最も重要なポイント

業務システムの導入検討にあたって、もっとも重要なポイントは「そのシステムが自社の業務に合うかどうか」です。

業務・業態・規模によって業務のやり方は様々ですので、全ての会社にフィットする業務システムというのはありえません。

各サービス・ソフトそれぞれで設計思想や想定業務がありますので、「有名だから」「よく耳にするから」だけで判断するのではなく、「そのサービスが自社の業務に合うか」というのを見極めることが重要です。

 

要件の優先順位を整理する

既存のサービス・ソフトを利用する場合、自社に合わせてゼロから開発しているわけではないため、必ず合わない点はあります。そのため、導入にあたって「譲れない要件」を明確にしておくと判断がしやすくなります。

例えば、請求書作成や販売管理のシステムの場合は以下のような要件がポイントになることが多いです。

  • 受発注の管理ができて、案件ごとの損益が見られる必要がある
  • 自社で使っている会計システムとの連携
  • 在庫を持つビジネスなので、在庫管理は必須

この要件は会社ごとに様々ですが、「必須要件」を増やしすぎないことが重要です。必須要件が多ければ多いほど選択肢は狭まっていきます。

そのため、以下の分類で整理すると良いと思います。

  • 業務上不可欠で代替や運用回避が不可な要件
  • できればあった方がいいがクリティカルではない要件
  • あったらいいな要件

 

導入検討する人を絞り込む

初期段階から多くの人が関係すると、それぞれの立場で欲しいことがどんどんでてきて、収拾がつかなくなるというのは、業務システムの導入検討においてよく聞く話です。

特に、各部署にヒアリングして意見を集めると、それぞれの立場で個別最適な意見が多くなりがちです。

もちろん、各部署で実際に業務を行っている人の意見は大事なのですが、業務システムにおいて、全体最適を見失って個別最適になってしまうと、導入効果が得にくい傾向があります。

そのため、まずは業務全体を横断してみて、その視点で検討をするのがお勧めです。

その上で、各部署に導入するにあって、業務とシステムのギャップの整理や外せない要件等をヒアリングしていくのが良いと思います。

なお、特にシステム導入に不慣れな場合、体制面や経験値などの要因で、全体最適を考慮した検討が難しい場合があります。その場合は割り切って、最も重要な業務を軸に検討し、次の段階で全体最適を検討していくという進め方も考えられます。

 

検証の進め方

まずは、メインとなる担当者がしっかりシステムを把握することが大事です。

例えば、以下のように進めていくとスムーズに進められるかと思います。

  • 基本的な仕組み・機能を把握する
  • リアルなシチュエーションのデータを数件件登録してみる
  • この時点で自社に合いそうであれば、より詳しい検証を進めていく
    • 1ヶ月の業務をリストアップし、それを実際にやってみる
    • 別部署のキーパーソンに協力してもらい、一緒に検証する
  • 社内展開の準備をする
    • 導入することが決まった場合、社内での運用ルールを決める
    • 各部署・関係者にそれを説明し、各自で触ってもらう期間を設ける
  • 関係者がある程度把握ができた状態になれば、実際に運用を開始する

 

個別相談会を実施しています

boardでは、基本的なデモ・説明に加え、こういった社内展開の進め方などもご相談頂ける個別相談会を開催しています。

  • 概要の説明をまとめて聞きたい
  • 業務にフィットするかを確認したい
  • 社内展開の進め方を相談したい

などがありましたら、ぜひ個別相談会にお申し込みください。

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