第4回：請求書作成ソフト導入に向けての検証と進め方のポイント

 

請求書作成ソフトの導入を検討するにあたって、どのように進めたら良いかというご相談をいただくことがあります。

とくに、これまでエクセル等で業務を管理していて、初めて本格的に請求書作成ソフトを導入するという場合、何を検討すればよいのかわからないということもあると思います。今回の記事では、そのポイントや注意点をまとめたいと思います。

なお、検討の進め方には唯一の正解があるわけでははなく、状況に応じて個別に考慮すべき点もあるため、お困りの際には個別相談会にてご相談ください。

 

最も重要なポイント

請求書作成ソフトの導入検討において、もっとも注目すべきポイントは「そのシステムが自社の業務に合っているか」ということです。

業務の進め方は業務・業態・規模によって様々ですので、「すべての会社にフィットするソフト」はありません。

各サービス・ソフトにはそれぞれの設計思想や想定業務がありますので、「有名だから」「よく耳にするから」といった基準で判断するのではなく、「そのサービスが自社の業務に合うか」ということを見極めることが重要です。

 

要件の優先順位を整理する

既存のサービス・ソフトを利用する場合、自社に合わせてゼロから開発しているものではないため、合わない点は必ずどこかにあります。だからこそ、検討に際しては「譲れない要件」を明確にしておくことが大切です。

たとえば、請求書作成や販売管理のシステムでは、以下のような点が要件になるかもしれません。

• 受発注の管理ができて、案件ごとの損益を確認できる
• 自社で使っている会計システムと連携できる
• 在庫管理が必須

ただし、こうした要件をリストアップする際には、「必須要件」を増やしすぎないことが重要です。なぜなら、必須要件が多くなるほど選択肢が狭まってしまうからです。

必須要件を絞り込みたいときには、以下のような観点から分類する方法があります。

• 業務上不可欠で、代替や運用回避ができない要件
• できればあった方がいいが、クリティカルではない要件
• あったらいいな要件

 

検討に関わる人を絞り込む

請求書作成ソフトの検討においては、初期段階で多くの人が関わったために、異なる立場から様々な要求が出てきて収拾がつかなくなった、という話をよく聞きます。

とくに、各部署から個別にヒアリングして意見を集めると、それぞれの部署に最適化された意見が多くなりがちです。

もちろん、現場で実際に業務を行っている人の意見は大切ですが、業務効率化においては、個別最適を全体最適よりも優先してしまうと、導入効果が表れづらくなる傾向があります。

そのため、まずは業務全体を横断した俯瞰的な視点で検討をすることがお勧めです。

その上で、各部署に対して、業務とシステムとのギャップの整理や、外せない要件などをヒアリングしていくのが良いでしょう。

なお、組織の性質によっては、全体最適を考慮すること自体が難しいこともあります。その場合は割り切って、最も重要な個別業務を軸に検討した上で、次の段階で全体最適を検討するという方法もあります。

 

検証の進め方

まずは、検証を主導する担当者がシステムをしっかりと把握することが重要です。

たとえば、以下のような流れをイメージすると、検証をスムーズに行いやすくなります。

1. まずは基本的な仕組みや機能を把握する
   • boardの場合、ファーストガイドや個別相談会がお勧めです
2. リアルなシチュエーションのデータを数件登録してみる
3. より詳しい検証を進めていく
   • 1ヶ月の業務をリストアップし、それを実際にやってみる
   • 別部署のキーパーソンに協力してもらい、一緒に検証する
4. 社内展開の準備をする
   • 導入が決まったときのために、社内での運用ルールを決める
   • 各部署・関係者に説明し、実際に触ってもらう期間を設ける
5. 関係者がある程度システムを把握できたら、実際の運用を開始する

 

board開発会社も以前はエクセルで請求書を作成していた

boardを開発しているヴェルクでも、以前はエクセルを使って見積書や請求書の作成や案件管理を行っていました。

boardはその時の経験から生まれたものなので、エクセルからの移行のケースにも、とてもよくフィットするようになっています。

「第5回：board開発の経緯〜開発会社自身が脱エクセルのために開発をスタート」も合わせてご覧ください。

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