boardは、見積書・請求書・発注書等の書類作成・発行だけでなく、社内業務フロー・営業管理・経営管理までカバーしています。
boardを使った基本的なフローを紹介します。
全体の構成
boardの画面は、下図のようなメニュー構成になっています。日々の業務で使う機能は左メニュー、設定を変更したい場合に上メニューを使います。
＊表示されるメニューは権限によって異なり、権限がないメニューは表示されていません。
boardでは、受発注の管理ができるようになっており、それぞれ以下のことができます。
| 案件管理 |
受注・請求・入金の管理 |
|---|---|
| 発注管理 | 発注・支払の管理 発注関連の書類（発注書）作成 |
以下、案件管理を使って説明していきますが、発注管理も基本的な構成・使い方は同様です。
まずは基本設定から
＊基本設定は管理者のみ利用できる機能ですので、管理者以外の方は次へ進んでください。
アカウント登録後、ダッシュボードに表示されていますので、既に登録済みかもしれませんが、ユーザ情報と銀行口座情報をまだ未設定の場合はご登録ください。請求書等の書類に表示されます。
1.ユーザ情報の追加（案件の担当者の情報として使用されます）
2.銀行口座情報の登録（請求書に表示される振込先口座情報として使用されます）
boardにおける「案件」と「書類」の関係
boardが、一般的な請求書サービスと比べて大きく異なるのが、「案件単位」に書類を管理していく点です。
見積書や請求書のみを個別に作成するのではなく、まずは「案件」を登録し、その後、その案件の中で書類を作成していきます。
そのため、「見積書だけ作成する」「請求書だけ作成する」といったことはできず、全ては「案件登録」から始まります。
案件を登録する
案件は、左メニューの「案件管理→案件登録」から新規登録することができます。
案件登録では、顧客名・案件名・支払条件など案件の基本的な情報を入力していきます。
最初は「顧客」のデータが入っていませんので、顧客欄の「+」ボタン（下図）から登録するか、左メニューの「顧客管理」から事前に登録しておいてください。
まずは、サンプルとして、以下の項目を選択・登録してみましょう。
＊下記はサンプルですので、選択・入力する値は下記の通りでなくても問題ありません。
| 項目名 | 入力値・説明 |
|---|---|
| 顧客 | 上図の「+」ボタンからサンプルの顧客を登録 |
| 案件名 | サンプル案件 |
| 支払条件 | 顧客を登録した時に選択した「デフォルト支払条件」が自動的にセットされます |
| 受注ステータス | 見積中（高） |
| 請求(予定)日 | 「今月末」ボタンを押す |
＊項目名に「*」表示があるものが必須項目です
＊各項目について、詳しくは「案件情報を登録する」をご覧ください。
入力が終わったら、ページ下部の「登録して明細入力へ」ボタンを押してください。
書類を登録する
案件情報を登録すると、下図のような書類編集画面に遷移します。
この時点で、自動的にこの案件の見積書・請求書等の書類が作成されている状態になります。
一般的に、各書類の明細の内容はほぼ同じであることが多いかと思います。
そこで、見積書を入力し、「明細を他の書類に反映」を選択したままで保存をすると、見積書の内容が自動的に他の書類へ反映されるようになっています。
これにより、見積書を入力するだけで他の書類も完成し、変更の必要がなければ、あとはそのまま出力するだけです。
もちろん、それぞれの書類を個別に編集することもできますので、例えば、請求する段階で従量制の内容があるようなケースは、請求書のみを編集するといったことも可能です。
書類を印刷・メール・郵送する
作成した書類は、書類編集画面の下にある下記のボタンから出力することができます。
送付状・社印・窓付きのチェックは、必要なものをチェックし、「印刷」ボタンから対象の書類を選択すると、別タブにPDFが表示されますので、印刷・ダウンロードしてください。
また、board上から直接メール送信したり、郵送代行を依頼することもできます。
郵送代行は、最初の2通まで無料（通常170円/通）でご利用いただけますので、ぜひ一度お試しください。
詳しくは、ヘルプ「各種書類のメール送信」「郵送代行機能を利用して、見積書・請求書等を郵送する」をご覧ください。
案件の管理
登録済みの案件は、左メニューの「案件管理→案件一覧」から確認することができます。
案件一覧及びその他の一覧画面では、画面上部に検索条件がありますので、その条件を変更して検索することができます。
案件の受注状況の管理
案件の「受注ステータス」で受注状況を管理することができます。
先ほど案件を登録した際には、「見積中(高)」というステータスを選択しましたが、見積中ステータスは、「高」「中」「低」の3段階あり、確度に応じて設定してください。
これは、営業状況の管理だけでなく、この後紹介する「確度別の売上見込み」の集計に利用されます。
「受注確定」「受注済」はいずれも受注済という扱いになりますが、「受注確定」は「内示を頂いたが発注書がまだのもの」に設定していただくことで、発注書の受領管理が可能です。
案件のステータスを変更する
案件のステータスは、下記のように、案件一覧から複数一括で変更することが可能です。
なお、案件一覧の色分けは、この受注ステータスによって色分けされています。
ここまでが、見積作成から受注までの大まかな流れです。
では、次は請求業務を紹介していきます。
請求処理
請求書は月末か月初にまとめて発行することが多いかと思いますので、請求一覧はそのために用意されている画面です。
請求一覧に行くと、デフォルトで当月請求の一覧が表示されていますので、対象を選択し、一覧下のボタンから、一括でPDF出力、メール送信、郵送が可能です。
請求ステータスを変更
請求書を発行したら、請求ステータスを「請求済」に変更することで、未請求を管理できるようになっていますが、board上からメール・郵送した場合は、自動的に請求済になります。ご自身で印刷した場合のみ、請求一覧でステータス変更してください。
案件一覧と請求一覧の使い分け
boardを使う上で重要なものの一つが案件一覧と請求一覧の違いです。
案件一覧：案件単位の表示（1行1案件）
請求一覧：請求単位の表示（1行1請求→1案件複数行のケースあり）
詳しくはヘルプの「案件一覧と請求一覧の位置づけ」をご覧ください。
請求漏れをチェック
未請求が残っていると、ダッシュボードに、下記のように未請求件数が表示され、ひと目で分かるようになっています。特に「前月未請求」が残っている場合はご注意ください。
入金確認・消し込み
請求書を発行後、次の業務は入金確認・消し込みです。
「顧客別入金一覧」は、入金消し込みのための画面で、入金予定日別顧客別に未入金のものが集計されていますので、オンラインバンキングと見比べながら入金済にしていくことができます。
売上分析
案件情報の登録の際に、「見積中(高)」など確度ごとのステータスを設定したかと思いますが、それが売上分析機能で活用されます。
下図はステータス別集計画面ですが、「見積中(高)で売上が足りない場合は、営業を頑張らないとまずい」といったことがひと目で分かるようになっています。
その他、顧客別・案件区分別などの集計も可能です。
受注側の主な流れは以上です。その他細かい機能は多数ありますので、ヘルプをご覧頂くか、不明点はお問い合わせください。
その他の主要機能
その他主要な機能や設定を紹介致します。
＜発注管理＞
案件管理は受注側でしたが、自社から外部への発注を管理できる機能もあります。基本的には案件管理とほぼ同じ構成になっています。
＜書類詳細設定＞
見積書や請求書などの書類の表示設定ですので、必ずご覧頂き、自社に合わせた設定を行ってください。
＜書類デザインエディタ＞
書類のデザインテンプレートやメインカラーを変更することができます。
＜機能表示設定＞
上メニューの「設定→機能表示設定」では、様々な画面・機能のON/OFFができるようになっています。デフォルトでOFFの機能もありますので、一度ご確認ください。
ご不明点・ご要望がありましたら・・・
＜チャットサポート＞
初回回答時間の中央値が10分程度と即レスサポートが評判です。ご不明な点がありましたら、下記のお問い合わせ窓口よりご質問ください。
＜充実のヘルプ・FAQ＞
各機能の説明はヘルプに細かく記載しています。またよくご質問頂くものはFAQとして公開しています。
＜個別相談会＞
「デモを見たい」「自社の業務に合わせた使い方を相談したい」などのご要望にお応えするため、個別相談会を実施しています。オンラインでも実施していますので、遠方の方もご参加頂けます。
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