freee連携機能で入金管理をスムーズにする

 

boardにはAPI連携機能があり、会計ソフトを中心に複数の外部サービスと連携しています。中でも利用者が多いのがfreeeとの連携です。この記事では、boardのfreee連携を使うことによって何ができるのかを詳しく書いていきたいと思います。

 

 

1. freeeと他の会計ソフトの違い

freeeとの連携を理解するためには、まずfreeeの特徴を理解しておく必要があります。freeeは、いわゆる会計ソフトとは大きく異なる仕様でできています。もちろん会計処理ができないわけではまったくありませんし、財務諸表の作成から申告まで行うこともできます。しかし、その独特の仕組みのせいもあって、会計界隈ではfreeeをディスる層が一定数いることも事実です。そしてそのfreeeの仕様こそが、boardとfreeeを連携した場合に、入金管理をスムーズにできる理由にもなっていますので、まずはfreeeの特徴について説明させてください。（freeeのことをよくご存じの方は、ここは読み飛ばしていただいて結構です）

 

ほとんどの会計ソフトが「仕訳」という会計記帳のための入力インターフェースを採用しているの対して、freeeは「取引」という入力インターフェースを採用しています。機能としては「振替伝票」から仕訳を入力することもできるのですが、ベテランのfreeeユーザーにとってこの機能は「最後の手段」と呼ばれるほどの禁じ手とされています。それほど「取引」の概念がfreeeを使いこなす上で重要だということでもあります。

では、取引とは一体何なのか。取引先に対して請求書を発行し、翌月末に入金される、または業務委託費の請求書を受け取り、翌月末にその金額を銀行振り込みで支払う、というのがビジネス上の一般的な取引の流れかと思います。前者を債権（収入）、後者を債務（支出）と言いますが、この債権債務の発生と決済を1つの「取引」というデータの中で管理する。これが取引の概念です。なお、freeeの中ではそれぞれ「入金管理レポート」「支払管理レポート」という機能で管理されていますので、これ以降はまとめて「入金・支払管理」と呼ぶことにします。

もちろん、会計には減価償却の処理や経過勘定の振替などいろいろな概念がありますが、freeeは企業会計で記帳される内容のほとんどが入金・支払管理、つまり将来的にキャッシュを増加もしくは減少させる取引が基点であるという考えで作られているのです。

 

 

これまでは、入金・支払管理と会計処理は切り離されてきました。会計ソフトは入金・支払が終わった後の結果を記録するためのものであり、入金・支払管理のためには別のソフト（多くの場合はExcel）が必要でした。仕訳（複式簿記）という方式は非常に優れた記録方式ではありますが、記帳のためのものであり、発生した債権債務が消し込まれたかどうかを直接的に管理することはできません。この欠点を補うために補助科目を作り、補助元帳で残高を管理するなどの工夫が長らく行われてきたわけですが、freeeの取引を基点にした処理方法により、この問題は一気に解決することができます。

多くの会計関係者が慣れ親しんだ仕訳を差し置いて、あえて取引というやり方にこだわり続けたfreeeの挑戦は、多くの批判やアンチを生み出しましたが、これまで切り離されてきた業務側と経理側の垣根を壊し、管理業務を効率化し、外部ソフトとの連携においても非常に大きな役割を果たしています。

 

2. boardで請求書発行、freeeで入金確認

boardは複数の会計ソフトに対して、仕訳CSVの出力が可能です。その中でfreeeだけが唯一API連携しており、かつ、boardで請求済になると同時に、freeeに「収入・未決済」で取引が連携して登録される仕様になっています。

前述の通り、仕訳での登録は単に売上（収入）の発生を記録するだけですが、freeeへの取引登録はそのまま入金管理レポートで入金の確認を行うことができます。board上も「入金済」というステータスは用意されているので、そこでも入金管理をやろうと思えばできるのですが、銀行データを取得できるわけでもありませんので、手作業での消し込みとなり、管理が非常に煩雑になります。

 

よって、この部分のベストプラクティスは「boardで請求書発行、freeeで入金確認」ということになります。boardのステータス管理は「請求済」で終了し、入金有無は連携したfreee上で銀行の入金データと消し込んでいく、というやり方が最もスムーズです。

今後、他の会計ソフトもAPI連携に対応することで、仕訳を自動的に登録することはできるようになるかもしれませんが、仕訳形式である限りは会計ソフト側での入金管理は一手間かかります。また、boardが直接銀行データを取得して消し込み処理をする可能性もゼロではありませんが、費用対効果を考えると実現の可能性は低いでしょう。

 

 

というわけで、freeeが取引で処理をする方式を採用したことで、見積書の発行、受注管理、請求書発行から入金消し込みまでの処理が非常にスムーズになり、boardと非常に相性のいい連携になっています。boardはfreeeアプリストアができる前からAPI連携を行っており、条件設定による勘定科目や部門・品目タグの付与なども非常に柔軟に行えるようになっています。

freeeはオープンプラットフォームとしてAPI連携に非常に力を入れており、様々なサービスと連携していますが、boardとfreeeの連携はその中でも1、2を争う相性の良さだと言えるでしょう。

 

3. あえてboardを使う理由

では、freeeにも請求書発行機能が存在するにもかかわらず、なぜわざわざboardを使うのでしょうか。それは、単純にboardの方が機能が優れているからです。

freeeの見積書・請求書発行機能は単に請求書を発行するだけです。月に数件しか請求書を発行しないのであれば気になりませんが、数十件の請求書を発行する場合は管理画面がかなり貧弱です。また、受注ステータスの管理もできないため、見積書を発行した後に「受注したのか失注したのか」がわかりません。1年分の利用料の見積書に対して、毎月（12枚）の請求書を紐づけることもできません。そして、見積書に紐づく発注書（先方に発注いただくもの）が発行できないことも致命的です。

 

 

つまり、freeeの請求書発行機能は個人事業主規模であればいざ知らず、企業で使うにはまったく機能が不足しているのです。freeeは周辺機能を自前で開発するのではなく、外部ツールを積極的に連携する方針です。freeeの請求書発行機能を我慢して使うのではなく、より優れたツールがあるのであればそれを使用して、入金管理や会計処理部分をfreeeに連携するという使い方が理にかなっているのです。

 

1つのベンダーに縛られずに、適材適所のツールを選択する考え方を「Best of Breed（ベスト・オブ・ブリード）」と言います。SaaSが普及し、API連携ができるようになれば、請求書発行、経費精算、会計処理までを1つのシリーズで揃えることは必ずしも合理的な選択肢ではありません。

請求書は発行して終わりではありません。請求したものがきちんと入金されたかどうかを管理することが非常に重要です。しかし、これまでの請求書発行ツールではそこを効率化することができませんでした。これはboardも同様です。

一方で前述の通り、freeeは取引という概念を採用し、かつ、銀行データを取り込んで消し込みを容易にすることで、この問題を解決しました。しかし、freeeの請求書発行機能は機能不足です。

 

この双方の欠点を補う連携がboard×freeeの連携なのです。見積書を発行し、案件の受発注を管理しながら、毎月きちんと請求書を発行する。そして、発行した請求書についてはきちんと入金管理していく。当たり前だけれども、意外と手間のかかるこれらの一連の業務を一気に効率化してくれるboard×freeeの連携をぜひお試しいただければと思っています。

 

関連記事