ファイルメーカーやアクセスを使って、社内の業務システム・ツールを自作しているケースがあります。
とくに中小企業の場合、大企業のように大きなシステム投資はできないため、比較的手軽にちょっとしたツールを構築できるファイルメーカーやアクセスは広く使われてきました。
そういったツールが業務の効率化に役立ってきたことは間違いありません。しかし、ファイルメーカーやアクセスで社内システムを作ってきたことが、逆に課題になってしまっているケースも増えてきました。
今回は、よくある課題・問題点を中心にお話したいと思います。
よくあるファイルメーカー・アクセスの活用例
ファイルメーカー・アクセスを使った業務管理ツールは、以下のようなものをよく見かけます。
- 見積書や請求書などの書類作成
- 販売管理
- 受注管理・発注管理
- 顧客管理・営業管理
社内で行う業務のうち、経理分野では会計ソフトを中心に古くからシステムが導入されてきました。しかし、顧客管理・販売管理の分野は、業務の内容が業種業態によって多様なため会計ソフトほどは普及しておらず、自社に合わせて作ることができるファイルメーカー・アクセスがよく使われてきたようです。
ファイルメーカー・アクセスのメリット
やはり自社の業務に合わせて作ることができるのが一番のメリットでしょう。
大企業であれば、自社に合わせてゼロから開発したり、ERPなどをカスタマイズして導入することができますが、中小企業の場合、社内システムにそれだけの投資はできないことが多いため、合わないソフトを無理やり使っているというケースも多いようです。
そのような場合、ファイルメーカーやアクセスで自社に合わせて作るというのは大きなメリットになります。
また、コスト面でも、ファイルメーカーやアクセスのソフトの費用だけですので、かなり抑えることができます。
ファイルメーカー・アクセスでツールを作った場合の課題
ファイルメーカー・アクセスで業務ツールを作った場合の課題は、「運用面」に関するものが多いです。
担当者が退職してしまってメンテナンスができない
ファイルメーカーやアクセスに関する課題で一番良く聞くケースです。
とくに社内にシステム部門がない場合、少し詳しい社員がファイルメーカーやアクセスを使って作ったというパターンが多いようです。
その社員がいるうちは良いのですが、退職してしまった場合、元々システム部があったわけではないため引き継ぐ人がおらず、誰もメンテナンスができなくなってしまいます。
その結果
- OS・ソフトをバージョンアップしたら動かなくなった
- 機能追加をしたくてもできない
- 法改正等に対応できない
などの問題が発生してしまいます。
システムは一度作ったら終わりではなく、使い続ける限りメンテナンス・改修が必要です。ファイルメーカーやアクセスは少し知識があればちょっとしたものを作れる反面、きちんと保守体制を築けず、個人に依存してしまうことが多いようです。
OS・ソフトのアップデート対応
OS（Windows・Mac）やソフト（ファイルメーカー・アクセス）はバージョンアップしていきます。
古いものはサポートされなくなるだけでなく、脆弱性がある場合もあるため、基本的には古いバージョンを使い続けることは避けるべきです。
しかし、社内でファイルメーカーやアクセスを使ってツールを作った場合、それが本業ではないため、初期開発時以外にまとまった時間を確保することが難しいことが多いです。
その結果、古いバージョンのまま放置されてしまうということがよく発生します。
自社独自のやり方に最適化されすぎてしまう
自社の業務が特殊な場合は自社の業務に最適化できるのはメリットになりますが、業務は一般的なのに独自のやり方が出来上がっていくことも多く見受けられます。
業務に独自性がありすぎると、それ自体が個別最適な方法かもしれませんし、新しく入社してきた人の教育コストもかかります。また、汎用的なソフトを導入しようとした場合に大きな課題になります。
そのため、独自性の強い業務のやり方とそれに最適化しすぎたシステムは、短期的には良いですが、中長期的には課題になることが多いです。
そのため、業務の特殊性なのか担当者のこだわりや過去からの習慣なのか、きちんと見極めるた上で対応を考えることも非常に重要です。
データのバックアップ
ファイルメーカーやアクセスは、基本的にはPC上にデータが保存されてます。それをファイルサーバー等にバックアップするといったことも可能ですが、バックアップの自動化・頻度・データ保全という点で、きちんと設計・構築されたシステムに比べるとやはり貧弱です。
業務で使うシステムは、大切なデータが蓄積されていきます。そういった観点からも、ファイルメーカー・アクセスで作る業務ツールはリスクがあります。
クラウドの業務管理ツールのススメ
最近では、クラウド型の業務システムが増えてきました。
クラウド型業務・経営管理システム「board」では、以下のようなことが可能です。
- 見積書や請求書などの書類作成・発行
- 販売管理（受注管理）・発注管理（支払管理）
- 顧客管理・営業管理
- 売上分析・予測・経営管理
boardでは「個別相談会」を実施していますが、ファイルメーカーやアクセスを使って社内で作ったツールで、前述のような課題を抱えていて困っている会社様が多くいらっしゃいます。
その中で一番多いのが、やはり「担当者がいなくなってしまった」というケースです。
業務システムは長く継続的に利用するものですので、継続的にメンテナンスされ続けるということが非常に重要になります。
一方、中小企業の場合、継続的に社内システムに対して投資を続けていくことが難しいことが多いので、boardのような安価なクラウドサービスを利用することで、システム投資を抑えつつ、社内業務の効率化・システム化を図るのが良いでしょう。
boardは、30日間無料でお試しできますので、ぜひお試しください。
また、個別相談会では「ファイルメーカーやアクセスからの移行」といったご相談にも対応しておりますので、ぜひお気軽にお申込みください。
ファイルメーカーからboardに移行したユーザーの声
これまで、社内でファイルメーカーを使って独自にツールを作っていました。しかし、ファイルメーカーを使える者が退社してしまい、改修ができなくなってしまいました。
その結果、バグがあるのに修正できなかったり、OSの新しいバージョンに対応できず、古いPCをそのままにして使っています。もしそのPCが壊れてしまった場合、業務がなにもできなくなってしまうため、経営上の大きなリスクでした。
ファイルメーカーを使って自分たち用に作っていたため、当然自社の業務に最適化されています。そのため、一般的なクラウドサービス・ソフトだとなかなかフィットせず、これまでいくつか試してみたのですが、社員からの反対もあり、導入まで至りませんでした。
それでも、このままファイルメーカーを使い続けていくわけにはいかないため、再度探してみたところboardを見つけて、「これだ！」と思いました。
もちろん自社で作っていたファイルメーカーに比べると、自社の業務とのずれはあるのですが、それでも十分使いやすく、業務にもフィットしそうでした。
試しに導入してみたところ、問題なく業務も回っており、ようやくファイルメーカーから移行することができました。
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