boardは、「機能が豊富で使い込むほど手放せなくなる」という声が多い販売管理ソフトです。一方で、独特の設計思想を持っているため、初めて触ると戸惑うこともあります。
その1つが、会計連携の仕組みです。「案件の画面には勘定科目や税区分を設定する機能がない。勘定科目はすべて売上高で連携されるなど、簡易的な会計連携機能しか用意されていないのか」という質問をもらったことも何度かあります。
たしかに、boardの案件登録画面では、どこにも勘定科目を設定する項目がありません。しかし、これはboard側が意図的にそのような仕様にしているのです。実はboardは、販売管理ソフトの中でもかなり詳細な会計連携機能を持っています。
この記事では、boardの会計連携機能の設計思想と、実際の設定の柔軟性について見ていきます。
税理士、業務設計士、リベロ・コンサルティング代表
金融のシステム企画部門、会計事務所、数社のスタートアップのバックオフィスを経て、独立。
既存の業務やシステムの使用方法を徹底的にヒアリングしながら、最適な業務フローとシステムの構成を設計し、業務からシステムまで再構築の実績多数。
業務設計の支援を手がけるリベロ・コンサルティング代表をメインで活動中。
目次
なぜboardの案件画面には勘定科目を設定する機能がないのか
boardの設計思想には、「現場の担当者は会計の専門家ではない」という前提があります。 boardでは、見積書や請求書は「案件」という単位の中で管理されます。その案件の登録画面では、勘定科目や税区分を指定することができません。boardのメインユーザーは、営業担当者や現場のメンバーであり、会計の知識をそれほど持っていない人がほとんどです。
会計知識のない担当者が勘定科目や税区分を正しく判断することは難しく、画面上で設定できるようにしても、かえって間違いを誘発してしまう可能性があります。そのため、boardでは案件の登録画面に会計用語を持ち込まない設計にしているのです。
その代わりに、boardでは詳細な連携条件を設定することが可能になっています。請求データが発生したタイミングで、事前に設定した条件に従って勘定科目・税区分・部門などが自動的に振り分けられ、適切な仕訳データが作成されるという仕組みです。
この仕組みにより、案件（見積書や請求書）を作成する現場の担当者は、会計連携を意識することなくboardを使うことができます。また、経理はその都度仕訳データを編集するのではなく、初めに1回設定するだけで、意図した通りの仕訳データを出力することができます。
会計連携の詳細な設定画面
boardの会計連携設定は、「デフォルト（標準）の連携パターン」と「条件に応じた例外処理」という構造になっています。
たとえば、「取引先が○○の場合は補助科目を△△にする」「案件区分が××の場合は部門を□□にする」といった条件を設定の中で積み重ねていきます。Excelのif式を組むときの思考に近く、条件を整理してそれぞれのパターンに落とし込んでいく仕組みです。
条件として使用するのは、案件区分、会計区分などの項目です。案件区分は売上分析の集計軸が主な用途ですが、会計連携の条件としても活用できます。会計区分は、会計連携時の設定にのみ使用するものです。基本的には、案件区分だけでも十分に設定できますが、会計連携で使用したい区分が既存の案件区分とずれる場合など、経理側が独自の区分を設定できるように用意されているのが会計区分です。
設定できる項目は、勘定科目・補助科目・税目（税区分）・部門・品目・タグなど。対応している会計ソフトは、freee会計・弥生会計・弥生会計オンライン・MFクラウド会計・勘定奉行です。
実務上の売上のパターンは、中小企業であれば大抵は2〜3通り、多くても10通り以内に収まります。「設定が膨大になりそうだ」と感じる方もいるかもしれませんが、実際に設定してみるとそれほど大きな手間にはなりません。
ただ、boardの設定画面は非常に項目が多いので、これに戸惑う方はいるかもしれません。機能が多いので、初めて触ったときはどこに何があるのかわかりにくいという声もよく聞きます。
会計連携の設定においても、会計知識が不可欠です。「どの取引をどの科目で処理するか」「税区分はどうすべきか」「部門はどう分けるか」。こうした判断を正しくできる人が設定しないと、期待通りの結果にはなりません。会計連携の設定は経理担当者、もしくは顧問税理士が行う必要があります。
boardの会計連携機能は、「かゆいところに手が届く」玄人好みの仕様です。実務で発生するパターンに対して、細かく条件を組み合わせられる設計の深さがあり、専門知識がある人にとっては非常に使いやすいツールです。
税理士から見たboardの魅力
税理士のメインの顧問先である中小企業では、経理の専任者がいないため、税理士が記帳代行を請け負っているケースも多いでしょう。経営管理の観点では、可能な限り月次決算を行って、タイムリーに経営状況を把握しておきたいものです。
ただ、経理担当者がいない中小企業で、その体制を整えるのは容易ではありません。そこで、私は「企業側ではboardを使って売上・売上原価（仕入）をしっかり管理し、税理士はboardの会計連携機能で記帳する」という形から入ることをお勧めしています。
中小企業では、独自のExcel表などで案件管理をしていることが多いですが、金額の転記に伴う入力ミスや、受注状況の更新漏れが発生しやすいため、このような表を元に売上・売上原価を計上すると、後から修正が必要になることも少なくありません。boardで案件管理を行うことで、金額の転記は不要になり、売上は「請求済」のもののみを会計システムに連携すれば抜け漏れも発生しなくなります。
普段の業務の延長にある会計連携
先述の通り、boardの案件登録画面には勘定科目などの会計項目は出てきません。企業側は自社の経営管理の観点で案件区分などを設定し、売上分析ができる状態を整えられます。「案件」という単位で管理するため、見積書と請求書が確実に紐付けられ、請求ステータスで請求の状況も管理できます。
その上で、税理士が会計連携の設定を組めば、現場担当者は勘定科目や税区分を一切意識せずにboardを使えます。普段通り請求書を発行するだけで、正しい仕訳データが会計ソフトに自動で連携されるのです。
適した仕組みを一緒に作る
月次決算を実現できる体制を構築する際に、私が重要だと考えているのは、「後手に回らないこと」です。未整理の売上管理表や領収書の束を渡されて、その情報を整理するところから会計処理を行うのでは、税理士の負担が大きく、時間もかかります。受け身の姿勢で顧問先から情報をもらうのではなく、顧問先の管理体制を一緒に設計し、意図した通りに情報が流れてくる状態を作ることが重要です。その点、boardは案件管理だけでなく、会計連携機能で詳細な設定を行えます。これにより、単なる記帳代行にとどまらない、業務設計的な関与を実現できるのです。
また、boardには「現場と経理を明確に区分する」という設計思想があります。たとえば、案件区分とは別に会計区分が用意されていることで、経理担当や税理士は企業側の区分管理に影響を与えずに、会計観点での区分を設定し、意図した通りの仕訳データを出力できます。
販売管理側と経理・税理士側、それぞれの観点で管理できるboardは、会計連携機能の観点からも、優れたツールであると言えるでしょう。
