請求業務は、多くの企業にとって日常的で、当たり前の業務です。だからこそ、最初はできるだけシンプルな方法で対応しようと思う企業も多いでしょう。
近年では、会計ソフトが簡易的な請求書発行機能を提供しているケースもありますし、無料の請求書作成ツールも数多く存在します。Excelで請求書を作成して対応している企業も珍しくありません。
創業間もない頃や、取引件数が少ないうちは、それでも十分に業務は回ります。請求書を発行し、会計ソフトに仕訳を登録する。シンプルでわかりやすい構成です。
しかし、事業が成長するにつれて状況は変わっていきます。請求件数が増え、どの案件が未請求なのかわからなくなる。入金確認のためにExcelと会計データを何度も突き合わせる。営業と経理で数字が合わず、確認のやり取りが増える。
請求書を発行するだけではなく、案件管理や入金管理を含めた売上業務全体を適切にコントロールすることが必要になってくるのです。
そのような段階で販売管理ソフトの導入を検討する場合、多くの企業が悩むのが、会計ソフトと同じシリーズの販売管理ソフトにするのか、それとも別の販売管理ソフトを選ぶのかということです。
今回の記事では、販売管理ソフトを会計ソフトと同じシリーズで揃えるべきかという問題について、どのように検討すれば良いか考えていきます。
税理士、業務設計士、リベロ・コンサルティング代表
金融のシステム企画部門、会計事務所、数社のスタートアップのバックオフィスを経て、独立。
既存の業務やシステムの使用方法を徹底的にヒアリングしながら、最適な業務フローとシステムの構成を設計し、業務からシステムまで再構築の実績多数。
業務設計の支援を手がけるリベロ・コンサルティング代表をメインで活動中。
目次
販売管理ソフトの必要性
販売管理ソフトでは、請求書発行機能ももちろん重要ですが、事業が拡大してくると、見積もりから受注、納品、売上計上までの流れを一貫して管理できることの方が重要になってきます。
具体的には、案件や契約単位での受注状況を把握したり、複数の案件を取りまとめて請求したり、売上原価となる外注費や材料費などを紐付けて粗利を把握したりといった機能が求められるようになります。とくに担当者が増えて、営業・現場・経理と役割が分かれてくると、「誰がどこまで処理したのか」「今どの案件がどの状態にあるのか」といったことを共有できる仕組みが不可欠になります。
会計は、最終的な結果を正しく記録し、集計する仕組みです。一方、販売管理はその手前にある日々の業務を支える仕組みです。
たとえば、会計データだけでは、どの案件が未請求なのか、どの請求がまだ入金されていないのか、どの案件が想定どおりの粗利で進んでいるのかといった情報は把握しづらいのが実情です。
販売管理ソフトは、販売に関連する一連の業務を回すための基盤であり、組織として再現性のある運用を行うための土台でもあります。複数パターンの見積書を提出したり、請求時と見積時で単価や個数が変わったり、着手金や半金を最初にもらって納品時に残額を請求したりといったやり取りを管理するには、販売管理ソフトが不可欠です。
これらをExcelで管理することも不可能ではありません。しかし、履歴管理や差分管理、承認プロセスの統制、複数人での同時更新といった観点では限界があります。ビジネス規模が大きくなるほど、手作業による管理は属人化とミスの温床になりやすく、経営数値の把握にもタイムラグが生じ、適切な経営判断が遅れる原因にもなります。
また、会計ソフト側では案件ごとの粗利をリアルタイムで把握することは難しいですが、販売管理ソフトを使うことで、見積段階での粗利予測や進行中の案件の採算管理が可能になります。これは経理業務の効率化にとどまらず、経営判断の質を高めることにもつながります。
この役割の違いを整理することで、初めて「どの販売管理ソフトを選ぶか」という問いが現実的なものになります。
同じシリーズで揃えるという選択
会計ソフトと同じシリーズの販売管理ソフトは、有効な選択肢の1つです。すでに契約しているサービスの延長で使えること、会計ソフトとの連携を前提とした設計になっていることなどは大きなメリットです。
会計ソフトは「結果を記録する」ことが主な役割ですが、売上や前受金がどのような経緯で発生したのかを確認したいケースは少なくありません。その際に、同じシリーズの販売管理ソフトとの連携であれば非常にスムーズに対応ができます。API連携ができる会計ソフトも増えていますが、同じシリーズであればボタン1つで販売管理ソフト側に遷移できたり、入金フラグがより緊密に連携できたりします。会計ソフトと販売管理ソフトの密接な連携は、同じシリーズで揃える際のわかりやすい強みです。
ただし、同じベンダーという安心感や、連携機能の強みだけで販売管理ソフトを選ぶことはあまりオススメしません。販売管理ソフトを導入しようとしたきっかけは何だったのか、自社の課題を本当に解決できる機能を備えているのかを第一に考えるべきです。
また、会計ソフトのベンダーが作る販売管理ソフトは、高度な機能を備えたものになりがちです。当然、その分利用料も高くなります。販売管理ソフトと会計ソフトのAPI連携や仕訳データのエクスポートであれば、多くの販売管理ソフトが提供しています。
「要件を満たしているか」という観点だけでなく、「現時点の業務に対して機能が過剰になっていないか」という点も確認した上で、同じシリーズで揃えるかどうかを考える必要があります。
他の販売管理ソフトを選ぶ
会計ソフトと販売管理ソフトを同じベンダーで揃えることのメリットは、共通のマスターを参照できることです。販売管理ソフトから会計ソフトへ連携する際には、取引先、勘定科目、税目などのマスター情報が必要ですが、同一シリーズであれば同じマスター情報を参照することができます。
それに対して、別のベンダーによる販売管理ソフトを使う場合は、当然マスター情報は別になり、一般的には、販売管理ソフトで登録したマスター情報を連携するタイミングで会計ソフト側へ取り込む形になります。
これらのことを踏まえると、マスター情報を一元化できるという同一シリーズのソフトのメリットは大きいと思えるかもしれません。しかし実際には、新規取引先の発生は「販売管理（現場）」が先行し、その後に「会計（経理）」へ連携される流れが一般的です。そのため、販売管理側で登録した情報を会計ソフトへ連携できれば、マスターが別々であっても実務上の二度手間はほとんど発生しません。
勘定科目や税目は会計ソフト側がメインになりますが、これらはそう頻繁に変わるものでもありません。初回連携時に会計側の情報を販売管理側へ取り込めば、大きな問題にはなりません。
SaaSが今のように普及する前は、同じシリーズでなければ連携が難しいケースもありました。しかし、API連携が一般化した現在では、そのハードルは大きく下がっています。販売管理が「会計の手前の領域」を扱う以上、販売管理→会計という一方向の連携でも、実務上大きな支障が出るケースはほとんどありません。もし会計ソフトとのAPI連携ができなくても、月に1回、月次決算の際に仕訳データのエクスポートをすれば、多くの中小企業では何の問題もないでしょう。
必要以上に「同じシリーズで揃える」ことにこだわらず、業務プロセスや情報の連携を丁寧に設計した上で、最適な販売管理ソフトを選ぶことが重要なのです。
まずは業務プロセスを可視化する
販売管理ソフトは、売上高・売上原価に関する情報を管理をするという非常に重要な役割を担っています。販売管理ソフトを選ぶ際には、在庫管理や工数管理との連携機能があるか、外貨建て取引が可能かといった機能要件はもちろんのこと、自社の業務プロセスにうまく適合するかという観点も重要です。
会計ソフトを中心に、同じシリーズで給与計算ソフトや販売管理ソフトを拡張していく企業は多いですが、販売管理ソフトは各ソフトの機能や設計思想が意外と異なります。そのため、ただ同じシリーズだからという理由で揃えたことにより、自社の業務実態にフィットしていないというケースも多く見受けられます。
販売管理は、会計の延長線上にある付属機能ではありません。販売業務そのものを支える基盤です。
見積もりから受注、請求、入金管理までを一貫して管理したいのであれば、販売管理に特化したツールの方がフィットしやすいケースもあります。会計との連携を前提に設計された独立型の販売管理ツールという選択肢も、十分に現実的です。
重要なのは、同じシリーズかどうかではありません。自社にとって本当に必要な役割を果たせるかどうかです。
販売管理ソフトを導入する際には、まず何に困っているのかを言語化することが重要です。そして、売上・請求・入金の流れを整理し、どの部分を販売管理ソフトで担い、どの部分を会計ソフトで担うのかを定義すること。そのような検討の結果として、販売管理ソフトに必要な機能要件が決まります。
シリーズで揃えるかどうかは、問いではなく結果です。問うべきなのは、「自社の売上業務をどう回したいのか」ということなのです。
