TimeCrowd × boardで案件の「ヒト」と「カネ」の管理を効率化

TimeCrowd × boardで案件の「ヒト」と「カネ」の管理を効率化

 

業務の生産性を高めるためには、「どの案件に、どれだけ時間がかかっているのか」を管理することが欠かせません。

また、リモートワークによって従業員が離れた場所で働くことが増えた現在、「従業員が業務に適正な時間をかけているか」を把握する上でも、時間管理の重要性は高まっています。

こうした課題を効率的に解決するのが、タイムクラウド株式会社が提供する時間管理ツール「TimeCrowd」です。

本記事では、TimeCrowdとはどのようなツールなのか、またboardと連携することでどのようなメリットがあるのかをご紹介します。

 

TimeCrowdとは

TimeCrowd」は、国内5,500社以上の利用実績を持つ時間管理ツールです。その特長は、リアルタイムでの時間の記録にあります。

TimeCrowdのサービスサイトのスクリーンショット

TimeCrowdサービスサイトより

 

「ユーザーが普段の業務の中でいかに簡単に時間を記録できるか。そこに力を入れて開発しています」。タイムクラウド株式会社の代表取締役・西小倉氏が説明するとおり、TimeCrowdは、ストップウォッチを操作するように、作業をしながら簡単に時間の記録を付けることができます。

TimeCrowdの操作画面のスクリーンショット

TimeCrowdサービスサイトより

 

さまざまな外部ツールと連携できることも記録のしやすさにつながっています。

たとえば、ブラウザーにTimeCrowdの拡張機能をインストールすると、連携しているチャットツールやタスク管理ツールの画面上にボタンが表示され、TimeCrowdのアプリを立ち上げなくても記録を開始・停止することができます。

Asanaから打刻する操作のスクリーンショット

TimeCrowdヘルプセンターより

 

「カレンダーツールに登録された予定の開始・終了時刻」や「電話ツールを使った架電の開始・終了」といった形で、TimeCrowdを普段使っている業務ツールと連携して、最小限の手間で時間を記録することも可能です。

 

TimeCrowdと他社サービスの連携機能の説明図

TimeCrowd紹介資料より

 

リアルタイムでの時間の記録により、誰が、何に、どのぐらい時間をかけたかを詳細に把握できます。

「新入社員のAさんがここでつまずいているとか、優先度が低い作業なのにBさんが時間をかけすぎているとか、フォローすべきポイントが可視化され、改善に向けたコミュニケーションができるようになります」(西小倉氏)

時間を管理するだけでなく、業務そのものの改善にもつながるツールとして、TimeCrowdは大手飲料メーカーや大手BPOサービス会社をはじめ、多くの企業から好評を得ています。

 

TimeCrowd × boardの連携機能紹介

TimeCrowdとboardを連携することで、案件単位での分析や、人件費の管理を行うことができます。

※当機能は、boardが公開しているAPIを利用してTimeCrowd側で実装されている仕組みです。

連携機能の概要

TimeCrowdでは、「カテゴリー」機能を使うことで、計測した時間を分類し、カテゴリー単位で時間や人件費の合計を集計したり、内訳を確認したりすることができます。

*TimeCrowdの「カテゴリー」は、boardの「案件」に該当します。

TimeCrowdの「カテゴリー」のスクリーンショット

TimeCrowdヘルプセンターより

 

連携機能を設定すると、boardから案件名を取得し、TimeCrowdの「カテゴリー」に一括で登録できます。これにより、TimeCrowdを使い始める際にカテゴリーを手動で登録する手間が省けます。

boardの案件情報をTimeCrowdに取り込んだ後、TimeCrowdで時間を計測する際にカテゴリーを選択すると、カテゴリーごとに作業をした時間が自動で集計されます。これにより、誰が、どのカテゴリーに、どのぐらい時間をかけたかをTimeCrowd側でリアルタイムに確認できるようになります。

また、TimeCrowdに「単価」の項目を設定しておくことで、時間 × 単価が自動で計算され、どのカテゴリーにどれだけ人件費がかかっているかをリアルタイムに集計することができます。

こうして集計された人件費の情報は、TimeCrowdのカテゴリーと紐付いたboard側の「案件原価」に定期的に同期することもできます。

 

TimeCrowdとboardの連携概要図

連携機能のメリット

boardでは、見積書や請求書などの書類作成、売上や原価の管理、会計ソフトとの連携など、案件の「カネ」の部分について管理を効率化できます。

一方、TimeCrowdでは、案件がスタートした後にアサインされたメンバーの時間管理を通じて、その案件にどの程度の時間がかかっているかを定量的に把握できます。

さらに、TimeCrowdでは案件単位・作業単位の集計だけでなく、個人単位・チーム単位での集計にも対応しています。

蓄積された作業時間のデータを分析することで、特定のメンバーに業務が偏っていないか、その業務に適した時間をかけられているかといった案件の「ヒト」の部分について、管理を効率化できます。

boardとTimeCrowdの役割分担

TimeCrowd × board連携の活用事例

TimeCrowdは、作業単位で細かく時間を記録でき、集計も簡単に行えるため、「士業やBPO、制作会社など、原価の中で“人件費”の占める割合が高い業種と相性が良い」と西小倉氏は語ります。

たとえば、弁護士の場合はタイムチャージ制で請求を行うため、「どの案件の、どの業務に、どのぐらい稼働したか」を細かく記録する必要があります。また、弁護士は通常1人で複数の案件をかけ持ちしているため、時間の記録は煩雑になりがちです。

しかしTimeCrowdを使えば、ブラウザーの拡張機能や外部ツールとの連携により、複数の案件の作業が並行していても時間の記録をスムーズに行えます。

また、集計した人件費をboardに連携することで、案件ごとの原価や粗利をboard側でシームレスに管理することができます。

 

タレントマネジメントの第一歩は「時間管理」から

人手不足が深刻化する現代において、限られたヒトのリソースを適正に管理することはこれまで以上に重要性を増しています。こうした「タレントマネジメント」の観点からも、TimeCrowdを導入する事例が増えていると西小倉氏は語ります。

一般的な工数管理ツールは、時間の記録に手間がかかりますが、TimeCrowdを使えば、日常の業務を妨げることなく時間を記録していくことができます。

加えて、boardと連携することで、案件単位の損益管理を行ったり、案件情報に基づく書類作成を効率化したりすることができます。

TimeCrowdは、Webサイトからお問い合わせいただくと、自社に合わせた最適な利用プランを提案してもらえます。以下のリンクよりぜひお問い合わせください。

TimeCrowd(タイムクラウド)/ 「業務時間を見える化」できる時間管理ツール

 

*boardのサポート窓口では、「TimeCrowd」および「TimeCrowdのboard連携機能」に関するご質問には対応していないため、ご利用にあたってご不明な点がありましたら、TimeCrowdのお問い合わせフォームまでご連絡ください。

お問い合わせ 時間管理ツールTimeCrowd

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プロジェクトを持つ全員が利用。営業の打ち合わせでも欠かせないツールになりました。
株式会社24-7

これまでは、見積書はエクセル、請求書は弥生販売、見積や予算の管理はGoogleスプレッドシートを使っており、見積書、請求書、見積管理、予算管理を統一したいと思ってずっと探していました。色々と他のツールも検証しながら平行して使っていましたが、今は『board』一本です。なくせないツールになっていますね。

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