請求書送付は多くの企業で「月末月初」に業務が集中し、担当者の残業やミス、入金確認の遅れを招きます。
本記事では、クラウド請求書サービスの利用や運用改善を中心に、具体的かつ実務的な効率化策を紹介します。忙しい時期の負荷を平準化し、正確でスムーズな請求フローを作るためのポイントを押さえましょう。
目次
- なぜ月末月初に請求が集中するのか
- 月末月初の集中業務を解消する主な施策
- クラウド請求書サービスで一括送信する
- 繰り返し請求するものはクラウド請求書サービスの定期請求を使う
- 自分で郵送するのをやめる（メールに切り替える or クラウド請求書サービスの郵送代行）
- 金額が確定している場合は比較的忙しくない月の中旬に送信予約しておく
- その他の効率化アイデア
- まとめ
なぜ月末月初に請求が集中するのか
ビジネスモデルや企業規模によっては、依頼業務が完了したら都度請求書を発行するケースもあり、この場合は月末月初に集中しないこともあります。
しかし、月単位で稼働する役務提供型の事業や、月末に納品が完了する事業がなど、月末になってはじめて請求できる事業も多くあります。このような場合は月末月初に請求業務が集中する傾向があります。
このように、請求書を発行するタイミングはビジネスモデルに依存するため、単純に月の中旬に請求書を発行することで分散するというわけにはいきません。そのため、請求書送付業務の効率化と平準化を図ることが重要です。
月末月初の集中業務を解消する主な施策
請求書業務を効率化するための主要な手段を要約すると以下のとおりです。各項目は後の章で詳しく解説します。
- クラウド請求書サービスで一括送信する
- 繰り返し請求は定期請求機能を使う
- 自社で郵送するのをやめる（メール送付または郵送代行）
- 金額が確定している請求は中旬に送信予約しておく
- 運用ルールとテンプレートで作業を標準化する
クラウド請求書サービスで一括送信する
多くのクラウド請求書サービスは、複数の請求書をまとめてPDF出力・メール送信できる一括送信機能を備えています。
クラウド上で顧客や請求のデータを整理しておけば、請求対象の抽出から送付までを簡単な操作で完了できます。手動で1件ずつメール作成・添付する手間がなくなり、送付漏れや重複送付のリスクも低減します。また送付履歴が自動で残るため、社内での確認や監査対応も容易です。
運用のポイント
- 顧客データ（メールアドレス・担当者名・支払条件）を最新化しておく。
- 受注段階から案件情報を登録しておき、それを元に請求対象を抽出できるようにする。
- メールテンプレートを用意し、メール件名や本文に必要事項を盛り込む。
boardは、いかに請求業務を楽にするかという観点で設計されており、そのための工夫が随所に盛り込まれています。たとえば、案件登録・見積書の作成を行うと、それを元に自動的に請求書まで作成されており、あとは必要なタイミングで発行するだけの状態になります。
また、請求一覧では、メールでも郵送でも、「一括送付」を前提とした画面の作りになっており、スムーズに一括送付が可能です。
繰り返し請求するものはクラウド請求書サービスの定期請求を使う
毎月や毎年など決まった間隔で繰り返し請求する場合は、定期請求機能を利用しましょう。定期請求を使うことで、手動発行の工数を大幅に削減できます。
たとえば、以下のようなケースで特に効果的です。
- サブスクリプションサービスの月額料金
- 継続的な保守・サポート契約
- 定期的なレンタル料金
- 顧問契約
boardの定期請求は、毎月・3ヶ月ごと・毎年のように請求間隔を柔軟に設定できます。また、「定額」である必要はなく、毎回異なる金額を請求することも可能です。
また、自動契約更新機能もあるため、解約の申し出がない限りは契約が継続する場合でも、自動的に毎月の請求書を生成できます。
参考：定期請求とは？クラウド請求書に欠かせない請求業務効率化の肝
自分で郵送するのをやめる（メールに切り替える or クラウド請求書サービスの郵送代行）
紙での郵送は、印刷・封入・切手・郵便局持ち込みなど多数の作業を伴います。郵送をやめる方法は主に2つです。
メール送付に切り替える
電子化が可能な取引先にはメール送付を推奨します。メール送付はコストがほぼゼロで、取得確認や送付履歴の管理も容易です。ただし、顧客が紙を要求するケースもあるため、事前確認が必要です。
郵送代行サービスを利用する
クラウド請求書サービスには、代行で紙の請求書を印刷・封入・投函してくれるオプションがあります。これにより社内での封入作業が不要になり、請求作業をほぼ完全にオンラインで完結できます。代行費用はかかりますが、人的コストや郵送ミスを削減できるため、総合的なコスト削減につながることが多いです。
金額が確定している場合は比較的忙しくない月の中旬に送信予約しておく
請求金額が事前に確定している案件は、月末に処理する必要はありません。クラウド請求書の送信予約機能を使い、業務の空いているタイミングにまとめて作成・予約しておくことで、月末の負荷を大幅に下げられます。
送信予約の実務ポイント
- 顧客の支払サイクルに合わせつつ、自社の繁忙期を避ける日に作業する。
- 金額変更や修正が必要な場合に備え、予約をキャンセルできる仕組みを使う。
- 金額が確定しているものとしていないものを明確に区別し、誤送を防ぐ。
その他の効率化アイデア
運用ルールを明確にして社内に共有する
たとえば、請求内容は案件の担当者が把握しているが、請求書の送付は経理が行うというように、役割分担しているケースがあります。この場合、経理が作業する段階でまだ必要な情報が案件担当者から共有されていないと、請求業務が滞ってしまいます。
そのため、「案件担当者は○日までに請求内容を経理に共有すること」など、社内での役割分担とスケジュールを明確にし、全員が理解していることで、全体がスムーズに回るようになります。
メールテンプレートを用意する
請求書送付のメールテンプレートを用意し、件名や本文に必要事項を盛り込みます。これにより、送付時に選択するだけになって素早く送付できるだけでなく、担当者ごとのばらつきを減らし、ミスを防止できます。
承認フローを簡略化する
請求書の社内承認がボトルネックになるケースは多いです。金額に応じた段階的承認や、クラウドサービスのワークフロー機能を使って承認プロセスを短縮しましょう。
まとめ
月末月初に集中する請求書送付業務は、クラウド請求書サービスの活用と運用ルールの整備で大きく改善できます。まずは顧客データの整備とテンプレート化、一括送信や定期請求の導入から着手していきましょう。
繁忙期の負荷を平準化し、経理業務の品質を高めることが企業の信頼性向上と生産性改善につながります。
