エクセル・スプレッドシート VS「board」〜業務に必要なさまざまな書類作成 編



boardを使って頂いているライターさんがExcelと比較したboardの魅力
を書いてくださいました!


見積書、納品書、請求書などの書類作成と、案件管理、その作業を、エクセルやスプレッドシートでされている方は、まだまだたくさんいらっしゃると思います。
そこで! 今回は、エクセルと「board」の比較から、「board」でどのように業務が変わるのか、を明らかにしていきます。
実際の使い方に即して書いていたら、結構な分量になったので、「業務に必要なさまざまな書類 編」と、「案件管理、売上分析編」の2回に分けて掲載します!


エクセルで書面作成する際は、まず見積書、発注書、納品書、請求書(もっというと送付状)など、各書面で掲載されるべき内容に沿ったフォーマットの作成が必要です。
その後、見積書の書面に書き込んだ内容を、発注書や納品書にコピペースト(以下、コピペ)するか、毎回書き込んで書面を作成していきます。顧客名、案件名、項目金額、備考など、繰り返し記入する内容についてはだいたい皆さんコピペを繰り返されているのではないでしょうか。

「board」をつかうと、 業務上で使うすべての書面作成に必要な入力は、見積書の入力のみ。他の書面はすべて自動生成されます。
つまり、コピペや繰り返しの入力作業がいっさい必要なくなるわけです。
エクセルでの作成で、怖いのがコピペ忘れ。
一部を前回作成したデータのまま送ってしまった、またはペーストが抜けていて空欄のまま送ってしまった、などという経験はないでしょうか。そして、毎回地味に発生する、セルの大きさやフォントの調整。文字入力はコピペ出来ても、ライアント名や案件名が短い場合や長い場合、見栄えを考えながら、調整していかなければなりません。
忙しいときに、この面倒さは、相当なものです。
しかし!これらの書面は、見積書・発注書・請求書は、顧客との約束を交わす書類であり、ビジネスを円滑に進めていくために自社にも顧客にも非常に重要なもの。その書面がとおらないとビジネスが始まらない、それほど重要なものなのです!
やっと、発注書をいただけるまでこぎ着けたのに、その作業「面倒くさい」なんて思ってはいけないですよね...

帰属した会社が何らかのシステムを入れていない限り、だれもが通過するエクセルでの書面作成、
共感してくださった方も多いと思います。

さて、では「board」はどうでしょうか?
「board」では、新しいお客様との案件の場合、見積書を作成する前に、まず顧客新規登録をします。
ここで入力した顧客名、敬称、住所、手数料負担、書類送付方法などが、すべての書面に内容が反映されます。
ちなみにこのページには、業務に没頭してついつい忘れてしまいがちなNDA締結や基本契約書締結のチェック欄もあり、基本的な契約書の管理もできます。




次に案件登録で、顧客を選択し、案件名、支払い条件や請求日、納品日などの案件情報を登録していきます。
感覚として持っている案件ごとの見積の確度や、見積中・受注確定・受注済・失注などの受注ステータスも登録できるので、自分の案件管理にも、案件情報の社内共有にも最適です。(そしてここで登録した案件情報が売上分析やダッシュボードに自動反映されるのですが、詳細は次回の案件管理、売上分析編へ)
その後、「登録して明細入力へ」から内容を入力します。




もうすでに、顧客名や見積日、見積No.、納期や支払い条件もしっかりはいっていますね。
もちろん自社の情報も入っています。

摘要や数字は、エクセルやスプレッドシートと同じように、出力イメージそのものに入力できるので、システム利用にありがちな「ここに入力したのがどこに反映されるんだろう?」といった分かりにくさがありません。
そして、出力するときにはページ下のプリンタアイコンをクリックするのみ。チェックを入れるだけで、送付状も自動で出力できます。

Excelでの出力で、悩ましいのが、印刷幅の調整だったりします。コピペですむならよいのですが、セルの大きさが変わった場合、印刷レイアウトで、幅の調整をしたりパーセンテージの調整をして出力しなければいけません。そして、案件によってはそれを、見積書、発注書、納品書・検収書・請求書のすべてのフォーマットで繰り返すことも...


「board」で、書面を作成する場合、上の手順で、見積書を作成するだけで、すべての書面(見積書、発注書・発注請書、納品書・検収書、請求書、書類送付状)が自動作成されます。もちろんフォントの大きさ・印刷幅等すべて自動で最適化するので、各種類の出力に必要な作業は、ボタンを押すだけ。PDF出力また印刷も選択できます。



また、書面を郵送する場合には、送付状も必要です。
エクセルでは、他の書面を作るときと同じように、送付状のフォーマットに顧客情報から再度入力するわけですが、「board」は送付状まで自動生成。そのうえ出力したい書面と合わせて、1クリックで出力できます

書類デザインも選べます。



メインカラーの変更もできるので、コーポレートカラーに合わせたカラーリングも可能です!




改めて気づきましたが、エクセルやスプレッドシートでの書類作成と、「board」での書類作成では、業務に向かう順序や感覚が、全く違います。
エクセルでの作成では、“ファイルを開き、入力し、コピペ”の繰り返し作業と、文字の大きさや印刷範囲の設定などの細かい動作に時間がかかり、書面の内容よりもそちらに気をとられてしまいます。
でも「board」を使うと、そのような“書面作成そのもの”の動作は不要なので、書類作成作業というより、お客様との関係状態(契約提携有無、支払い条件など)や、案件情報(見積確度、受注ステータスなど)のアウトプット、をしている感覚になり、ビジネスの内容そのものに集中できます。

効率化はもちろんですが、この「書類作成業務に対する感覚そのものも変わってくる」ことが、エクセルまたはスプレッドシートでの書面作成と、「board」利用との一番の違いではないでしょうか!!


案件管理、売上分析編」へ。

board事例インタビュー

書類作成作業が効率化され、見積もり依頼の急増にもスムーズに対応
シャムロック・レコード 代表取締役 青木秀仁氏

たまたまboardを導入した直後から、急に見積り依頼を頂くことが増えたのですが、boardのおかげで、見積り依頼があったらその場の流れですぐに見積書を作成できるので、導入していなかったらどうなっていたんだろうという感じです。

続きを読む
‹‹ 【機能追加】一覧の表示件数変更・ユーザのTE... 企業利用に圧倒的に強いboardの機能のまと... ››

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
一覧に戻る

最新情報の確認はFacebook・Twitterが便利です

board - 請求書、見積書、発注書作成発行・クラウド経営管理

ソーシャルメディア