エクセル・スプレッドシート VS「board」〜案件管理、売上分析 編



前回の「業務に必要なさまざまな書類作成 編」に続き、boardを使って頂いているライターさんがExcelと比較したboardの魅力を書いてくださいました!

見積書、発注書、納品書、請求書等の書類作成と並んで、案件にひもづく重要なバックオフィス業務といえば「案件管理」と「売上分析」ですよね。
みなさんは、どのように“案件管理”を管理していますか?
更新頻度は、案件発生時、また営業会議や月末に合わせてなど企業によってさまざまだと思いますが、作成している企業では、毎週、2週間に一度または1か月に一度、「案件管理やった?」という会話がなされるのではないでしょうか。
案件管理表の目的は、社内の各担当がもっている案件とそのステータスおよび顧客情報を管理・更新し、共有することです。

エクセルで案件管理表を作成している場合、各担当者が決められたフォーマットで記入し、作成されることが多いのではないでしょうか。
各担当者がそれぞれ分担して入力するので、案件管理表の作成は、そんなに時間はかからないのでは?と、思うのですが、各担当者が正しく入力してくれず管理者が修正するなど、実は結構時間がかかり、かつ心理的ストレスにも大きく関わっているようです。

問題は、その管理。
案件をたくさん持っている営業マン・プロデューサー・ディレクターほど忙しく、かつメンバーが多いほど、完成するのに時間がかかります。
経営者は忙しい時に、「案件管理表、更新して!」と言い続けることにストレスを感じ、営業や担当は請求書の作成、確認、発行、発送で忙しいのに、「案件管理表やらなきゃ...」といったことになるわけですね。

しかし、経営者にとって、案件管理表の更新は非常に重要な業務です。
なぜなら、案件管理表は案件現在と未来の状況を見るための書類だからです。
請求や発注の状況はどうか、今どれだけの企業にどんな案件で見積を出し、その見積りが通った場合、通らなかった場合どのようにキャッシュがうごくのか、予測し、経営判断をしなければなりません。特にベンチャー経営にとって、はずせない業務なのではないでしょうか。

では、「board」ではどうなのか。
前回、「『board』をつかうと、 業務上で使うすべての書面作成に必要な入力は、見積書の入力のみ。他の書面はすべて自動生成されます。つまり、コピペや繰り返しの入力作業がいっさい必要なくなるわけです。」と書きましたが、これは案件管理表の作成、売上分析グラフの作成でも同じです!
といってもそのために新しい入力が必要なのではなく、一度、見積作成をすれば、その情報がそのまま案件管理と売上分析に反映されるのです!


まず、案件管理で重要なのが、請求と支払いの状況の把握ですね。

「board」では、ダッシュボードに
・案件管理 ・発注管理 ・今月末請求 ・未払い発注
の項目があり、案件管理には請求や見積のステータスおよび件数、発注管理には支払いや発注書発行のステータスおよび件数が表示され、そこから対象の一覧を見ることが出来ます。
また、今月末請求や未払い発注も教えてくれるため、タスク管理としても使えます。




そして、案件一覧は、「案件名・顧客・見積金額・原価・受注・進捗・請求日・捺印申請」の項目で、それぞれのステータスとともに表示されます。
  


もちろん案件の絞り込みも、顧客名や受注・進捗ステータス、請求月、納品月またタグなどでできるので、必要な案件を瞬時に一覧表示することができ、選択した案件に関する書類を一括出力することもできます。


また売上集計も売上、損益分岐点、予算と同時にダッシュボード上でみることができます。



ここで重要なのが、「board」上にあるデータはいつでも最新だということ。
各担当が案件獲得時に「board」で見積りを作成すると、同時に自動的に案件管理と売上分析が更新されるので、いつでも最新の情報にアクセスできるようになります。
そのため、経営者やマネージャーは、もう「案件管理表やって!」と言わなくてよくなるのです。この心理的負担の軽減は「board」を使う大きな利点ではないでしょうか。


案件管理表は毎週、2週間に一度または1か月に一度、更新して簡単な売上の状況の把握はするけれど、時間をかけて詳細な売上分析のデータ作成は、半期や期末など年に1、2回しかしない、という方も多いのではないでしょうか。
いくら売上アップのためでも、なかなか毎月末に分析表やグラフまで作成するのは難しいですよね。

しかし「board」を使うと売上分析に必要な数字や表がすべて自動で生成されます。
担当が見積を作成し、保存した瞬間に売上を自動集計・表示。しかも、確定売上と見積作成時に担当が選択した、高・中・低の見込確度ごとの売上見込みを、表とグラフで分かりやすく表示するので、ユーザーはいつでも最新の売上分析にアクセスできます。



また、顧客別集計や、案件区分別集計で顧客別や事業別のボリュームも一目瞭然。現状のビジネス構造を把握し、来期の予測や戦略をたてるときに有効です。タグ別集計も可能なので、評価軸を自由に設定し、分析することもできます。



そして、「board」にはキャッシュフロー予測の機能もあります。
平均支出額を入力すると、登録されている案件情報・発注情報をもとにキャッシュフロー予測をシミュレーションしてくれるので、キャッシュフローの目安を見ることができます。やはり経営者が経営者のためにつくった業務システム、という感じがしますね。

エクセル・スプレッドシートVS board 案件管理、売上分析 編いかがだったでしょうか。
タスク管理と案件管理が同時にでき、いつでも最新の数値データにアクセスできる安心感、これは、「board」でしか得られません。
そして、「案件管理表やって!」から経営者やマネージャーが解放され、担当者も「案件管理表やらなきゃ...」から解放されるのです!

エクセルやスプレッドシートを使ってのバックオフィス業務、月末業務では、
ファイルを開いたり閉じたり、同じデータをコピーして貼付けたりなど、実は結構ムダな時間がとられているんです。それに案件管理のための指示に、経営者や担当は辟易しています。
一度きりではなく、毎月続いていくことなので、改善を検討されている企業も多いと思います。
みなさん、ぜひ『board』を使ってムダな時間を削減し、売上を考える、経営を考える時間を増やし、より効率的でスマートな経営・営業に役立ててください!

board事例インタビュー

使いやすさや教育コストが最重要。その点でboardが1番だった。
エヌ・ケイ・コミュニケーションズ 今野氏

弊社では、選定するにあたって、使いやすさや教育コストの少なさを重視していました。細かい機能よりも、社内のメンバーへ詳しく説明せずに、すぐに見積書等を作成・発行できるという点が一番重要で、その点で、boardが一番直感的で使いやすかったため、使うことに決めました。

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