クラウド請求書作成ソフト(インボイス制度・適格請求書対応)、見積書発行、販売管理ツール - board

経理の立場から考えるboardの導入メリット

経理の仕事というと、「会計ソフトに仕訳を登録する」ことがメインだと思われるかもしれませんが、実際には売上の請求処理や仕入の支払処理など、多くの社内業務と密接に関わっている業務です。とくに中小企業では、経理が「後処理係」のような立場になってしまい、他部門の尻ぬぐいをするような場面も少なくありません。

中でも請求書の発行は、経理だけでは完結しない業務の代表的な例と言えます。営業とのやりとりが発生し、「請求書に記載する品目や金額が間違っていた」「取引先の名称や住所が古いままだった」などのトラブルも頻発します。そのたびに確認や修正が必要になり、中小企業の経理の現場では請求書発行が大きな負担になっているのが実情です。

この記事では、経理の現場が抱える負担を明らかにした上で、クラウド請求書作成ソフト「board」を活用することで、どのような改善が期待できるのかを具体的に考えていきます。

執筆者:武内 俊介
税理士、業務設計士。
金融のシステム企画部門、会計事務所、数社のスタートアップのバックオフィスを経て、独立。
既存の業務やシステムの使用方法を徹底的にヒアリングしながら、最適な業務フローとシステムの構成を設計し、業務からシステムまで再構築の実績多数。
業務設計の支援を手がけるリベロ・コンサルティング代表をメインで活動中。

*当記事は寄稿記事です。

請求書発行が経理の負担になっている

経理の現場では、毎月の請求書発行が大きな負担になっている──そんな声をよく耳にします。

請求書発行という業務は一見シンプルに見えますが、実際には多くの確認や調整が必要です。請求内容のチェック、取引先情報の管理、発行・送付・再発行の対応に加えて、営業部門とのやりとりも発生し、経理担当者にとっては手間とストレスの多い仕事になっています。

もちろん、経理の仕事は請求書の発行だけにとどまりません。 売上や仕入の管理、支払・振込の手続き、仕訳入力、月次・年次決算、さらには税理士や社労士とのやりとりまで、幅広い業務を日々こなしています。

経理の本来の役割は、会社の数字を正確に把握し、経営判断に資する情報を提供することにあります。とくに中小企業においては、経理が財務状況を把握し、資金繰りや利益の状況を安定的に管理していくことが求められます。

その中でも請求書の発行は、売上に関わる重要な業務です。請求書は、請求金額が確定したことを取引先に正式に通知する書類であり、これを発行して初めて売上として処理されます。また、請求書の発行が遅れたり内容にミスがあったりすると、入金予定日がずれ込んでしまう可能性があり、資金繰りや収益の計画にも支障を来します。

経理が本来の価値を発揮するために

本来であれば、請求書の内容確認や発行管理は営業部門の責任範囲にある業務です。

しかし中小企業では、営業の方で生じた入力漏れや対応の遅れといったミスを、経理が「後処理係」としてカバーするケースが多く見られます。こうした細かな調整業務が積み重なることで、経理の負担が増し、本来の業務に集中できない状況が生まれています。

だからこそ、請求業務を効率化・標準化できる仕組みが必要です。それは単に作業を減らすだけではなく、経理全体のムダや確認作業を減らし、業務の質を高めるための取り組みです。

請求業務には、営業との連携、情報の正確性の確保のほか、請求書の発行タイミングの管理、契約内容との整合性の確認、請求フォーマットの統一、送付手段の選定(郵送・メール・電子請求など)、さらには入金消込や請求書再発行の対応など、さまざまな要素が絡み合っています。こうした業務を特定の人に依存せず、仕組み化することで、経理はより価値を生む業務に集中できるようになるのです。

請求業務の課題

請求業務は、営業と経理の連携が欠かせないにもかかわらず、情報のばらつきや業務の属人化によって、経理が確認や修正に追われる構造が生まれてしまっている点に課題があります。

たとえば、営業担当者が個別に請求書を作成している場合、フォーマットや表記の揺れが生じやすく、内容の不統一によって金額や記載事項にミスが発生しやすくなります。こうしたミスを経理が発見すると、内容を確認し、営業に修正を依頼する必要があり、そのたびに時間と労力がかかります。

さらに、営業側の発行漏れや記入ミス、締め切りを守らないといったトラブルが起こると、経理は再発行や顧客対応に追われることになります。これらの対応は、月末・月初といった業務が集中する時期に発生することが多く、過去の請求内容を確認したり、営業担当者と何度もやりとりをしたりする必要が生じます。その結果、経理の工数は膨らみ、本来注力すべき月次決算や会計処理などの重要業務にまで支障が出る恐れがあります。

このような非効率の背景には、「請求業務の属人化と手作業依存」という構造的な問題があります。具体的には、営業担当者の判断や記憶に頼る運用が常態化しており、業務の標準化が進まないまま属人的なノウハウに依存せざるを得ないといった状態です。

請求業務を属人化させたまま放置すれば、ミスやトラブルのリスクが高まるだけでなく、資金の流れを正確に把握・管理することが難しくなります。結果として、経営判断の遅れやキャッシュフロー管理の不確実性といった重大な問題をも引き起こしかねません。

boardの導入で経理が得られるメリット

では、boardを導入することで、経理にどのようなメリットがあるのでしょうか。

boardの最大の特徴は、「案件」単位で業務を一元管理できる点です。ここで言う「案件」とは、1つの受注や契約を指し、見積書や請求書などの関連書類をまとめて管理する仕組みです。すべての関連情報を1つの案件に集約することで、業務全体の状況を把握しやすくなり、ミスの防止や手間の軽減につなげることができます。定期的に発生する請求も案件単位で管理でき、請求漏れの防止や案件ごとの収支の把握にも役立ちます。

請求漏れやミスの予防

boardでは案件ごとに情報をまとめて管理できるので、請求漏れやミスの防止に直結します。たとえば、見積書・納品書・請求書などの各書類が1つの案件に紐づけられているので、どのような見積を提示したか、契約条件がどうなっていたかといった情報もすぐに確認できます。

また、営業が見積作成から請求書発行までをboard上で一貫して行えるため、転記や手入力が不要になり、入力ミスのリスクが減ります。さらに、請求タイミングが近づくと、タスク通知機能によってリマインドが自動で送信される仕組みもあり、請求漏れを未然に防ぐことが可能です。通知のタイミングは営業日単位で柔軟に設定できるので、自社の業務サイクルに合わせて活用できます。

請求業務の属人化を防ぐ

業務が特定の担当者に依存している状態は、引き継ぎの際に混乱が生じやすくなるなどの問題があるため、誰が担当しても同じように進められる業務設計が求められます。

boardでは見積書や請求書のレイアウトや書式が標準化されているので、担当者が変わっても書類の形式は維持され、業務の引き継ぎもスムーズです。入力項目も必要最低限のものに整理されており、見積書で修正した金額や納期などの情報は請求書や納品書にも一括反映できます。これによって、転記ミスや入力の抜け漏れを防ぎ、業務を属人化させずに安定して運用できます。

部門間の連携がスムーズに

営業がExcelやPDFで作成した見積書をメールで共有し、それを元に経理が請求書を作成するといったやりとりでは、情報の伝達に手間がかかり、誤解や確認漏れが発生する可能性もあります。

boardを使えば、見積もりの作成から請求書発行までの流れをすべて1つの案件内で完結でき、どちらの部門からもリアルタイムで最新情報にアクセスできます。営業が見積書を変更した場合も、その内容は即座に案件に反映され、経理は常に正確な情報を元に請求処理を行えます。確認ややりとりの手間が減ることで、部門間の連携が格段にスムーズになります。

会計ソフトとの連携

boardで発行した請求書のデータは、さまざまな会計ソフトと連携できます。請求情報は売上データとして取り込まれ、再入力の必要はありません。

この連携により、仕訳入力の手間と入力ミスのリスクが大幅に削減されます。さらにfreee会計との連携では、請求日・入金予定日・取引先情報などもfreee会計側に引き渡されるため、月次決算の処理スピードや精度も向上します。経理担当者が請求データを再確認・再入力する必要がなくなることで、締め作業の負荷軽減にもつながります。

まとめ

今回の記事では、請求業務における課題とboardの特徴について整理しました。請求書の発行・送付・入金確認・仕訳処理といった一連の業務は、会社のキャッシュフローや月次決算の正確さに直結する重要な業務です。とくに中小企業では、こうした業務を限られた人員で対応していることが多く、属人化の防止と効率化が大きなテーマになります。

boardは、案件単位で見積書・発注書・請求書の発行ができるクラウド型の請求管理ソフトです。経理と営業の連携をスムーズにし、請求業務の課題に対して現実的な解決策を提供してくれます。CRMやSFAのような多機能さはありませんが、その分設定や運用が簡単で、導入のハードルが低いツールだと言えます。

こうした特徴を踏まえると、boardが効果を発揮しやすい企業像や経理担当者像が見えてきます。

まず、受発注や請求業務が頻繁に発生する企業では、案件ごとに見積・発注・請求をひとまとめにできるboardの仕組みが効果を発揮します。業務フローがある程度定型化されている企業であれば、導入後すぐに実務に乗せることが可能です。また、社内にシステムに詳しい担当者がいなくても、boardは機能がシンプルなため、安心して使い始めることができます。

定期請求に対応できる点も、大きな魅力の1つです。契約期間に応じて案件を作成しておけば、自動的に毎月請求書が生成されるので、人的ミスによる請求漏れを防ぐことができます。営業が請求書を作成し、経理がチェック・発行するという体制においても、経理に承認権限を付与することで、請求金額の確認漏れや不正防止にもつながり、業務の統制を保つことができます。

経理担当者の立場から見ると、boardの導入により請求処理の流れが整い、確認や修正にかけていた時間を他の業務に充てられるようになります。また、「案件」という枠組みで受注から請求までを一貫して管理することで、営業と経理の役割分担も明確になり、業務効率が向上します。

請求業務は、複数の情報を正確に統合して処理する必要があるため、属人的な運用ではミスや抜け漏れが発生しがちです。ゼロから仕組みを構築するのは簡単ではありませんが、boardを活用すれば請求に必要な情報をすぐに確認できるようになり、その仕組みに沿って業務を構築することで、必要十分な管理体制を整えることができます。

毎月の請求書作成でミスやトラブルが発生しているような場合は、請求業務の仕組みを見直す上で、boardの導入が1つの選択肢になると思います。

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ユーザーの声

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