「売上は伸びているはずなのに、なぜか利益が残らない」「資金が足りなくなりそうな予感はするが、根拠がない」——そんな経営者の不安を解消するのが、月次決算の実施です。試算表を月ごとに締め、売上や仕入、利益の推移を定点観測することで、タイムリーに自社の状況を把握し、適切な判断を下せるようになります。
年次決算と異なり、月次決算は税法や会社法で定められているものではないので、法的な義務はありません。それでも、経営管理の観点からはきわめて重要なものです。税理士としては、顧問先には月次決算を実施してもらいたいと考えています。
とはいえ、月次決算にきちんと対応できている中小企業は決して多くありません。資料が揃わない、売上や仕入の情報が整っていないなど、理由はさまざまでしょう。税理士として社長と毎月打ち合わせを行っていても、数字に基づいた具体的な話ができないまま終わってしまうことは少なくありません。
情報の遅れを防ぎ、経営者との打ち合わせの質を高めるには、日々の業務の中で数字を自動的に集める仕組みが必要です。その手段として有効なのが、「board」の導入です。
boardは、取引の起点となる見積もり・受発注・請求といったプロセスを一貫して記録できる「案件管理型」の販売管理ソフトです。個別の取引単位ではなく、案件単位で売上や原価、粗利をリアルタイムに把握できるため、経理だけでなく、営業や現場を含めた業務全体の管理レベルを底上げすることが可能になります。
この記事では、月次決算の重要性を考えながら、税理士の立場から見た「boardを導入する意味」についてお伝えします。
税理士、業務設計士。
金融のシステム企画部門、会計事務所、数社のスタートアップのバックオフィスを経て、独立。
既存の業務やシステムの使用方法を徹底的にヒアリングしながら、最適な業務フローとシステムの構成を設計し、業務からシステムまで再構築の実績多数。
業務設計の支援を手がけるリベロ・コンサルティング代表をメインで活動中。
＊当記事は寄稿記事です。
月次決算がもたらす経営上のメリット
月次決算を実施すると、経営の判断が、より早く、より正確になります。
中小企業の経営管理で重要なのは、自社の状態をタイムリーに把握することです。売上や利益、経費の状況を月単位で迅速に確認できれば、問題が深刻化する前に手を打つことができます。
勘と経験だけに頼らず、数値を元に意思決定ができることも大きなメリットです。「何となくうまくいっていない」ではなく、「今月は粗利率が◯％下がっている」と把握できれば、その原因を掘り下げていくことができます。
その他、月次決算には以下のような効果が期待できます。
まず、資金面の異変に早い段階で気付けるようになります。月次での現預金残高、売掛金・買掛金の増減、入金予定と支払予定を把握しておけば、資金繰りが厳しくなる前に対策を講じることができます。資金ショートは、気付いたときには手遅れというケースもあるため、日々の数字の積み重ねが重要です。
また、無駄な費用や赤字案件の早期発見につながります。毎月の損益を部門や案件別に確認していれば、「この案件は赤字になっている」「この経費は事前の想定を超えている」といった問題がすぐに見えてきます。年に一度の決算対応だけでは、こうしたことに気付くのが遅れてしまいます。
そして、経営者と税理士の打ち合わせの質が変わってきます。「過去の数字」ではなく、「今後の打ち手」について議論できるようになります。数字がリアルタイムに整っていれば、先月の状況を元に、今月・来月にどう動くかを一緒に考えることができるのです。
税理士と経営者が理想的な関係を築くために
税金を計算したり、節税策を講じたりすることだけが税理士の仕事ではありません。とくに中小企業にとって、税理士は経営の悩みを相談できる数少ない外部パートナーでもあります。
記帳代行や、年に1回の申告書を作るというだけの関わり方では、税理士の力を十分に発揮できているとは言えません。
税理士が「経営の伴走者」として活躍するためには、経営者との定期的な対話が欠かせません。月次決算を行い、毎月あるいは隔月で面談の機会を設け、「会社のこれから」について議論できる体制を一緒に作り上げていくことが重要です。
日々の業務の中で自動的に情報を集約する
この際、とくに大切なのは、売上と仕入の情報をタイムリーに把握することです。この2つが見えていなければ、今月いくら利益が出ているのか、いつ・いくら現金が必要になるのかといった重要な判断ができません。
そこで有効なのが、boardのような販売管理ツールです。日々の業務をboardで行うと、売上と仕入の情報が自然に集約されます。先々の見込みを含めてさまざまな情報を一元管理することによって、会社の見通しを立てることが可能になり、それは月次決算を支える土台になります。
boardを導入すると何が変わるか
売上・粗利の管理ツールとして
月次決算においては、すべての勘定科目が正確に入力されていることが理想ですが、企業経営という視点でとりわけ重要なのは、売上と粗利です。この見通しを早い段階で立てることができれば、中小企業の経営管理としては十分に合格点と言えます。細かな経費の入力などは後回しでも構いません。
とくに、原価が大きく変動する業種では、粗利の変化がそのまま経営状況の変化に直結します。粗利をリアルタイムで把握することで、企業の意思決定は格段に早く、的確になります。採算の合わない案件への対応や、価格改定の判断、コスト構造の見直しといった打ち手も、タイミングを逃さず講じることが可能になります。
案件・書類の管理ツールとして
多くの中小企業では、売上や仕入の情報をExcelで管理していたり、営業担当者ごとに情報が分散していたりして、取引の全体像を把握するために多くの時間と手間がかかっています。証憑も紙やPDFでバラバラに保存されており、月次処理のたびに情報をかき集めるような状態です。
boardでは、見積もりから請求までの流れを一元管理できるため、取引が発生した時点から売上や仕入の情報が蓄積されていきます。「案件」単位での管理になるため、発行した見積書がいつ受注予定なのかを把握することはもちろん、粗利の見込みも確認することができます。
請求書や発注書などの証憑類も発行・管理できるため、紙やPDFでの煩雑なやり取りが不要になります。発行・受領した証憑が自動で履歴として蓄積されることで、会計処理の根拠資料を探す手間も大幅に軽減されます。
経営者との対話のツールとして
普段の見積・請求の処理をboard上で行うだけで、経営者も税理士もダッシュボードで簡単に案件管理や発注管理ができるようになります。売上や費用のサマリーもリアルタイムに把握でき、打ち合わせの場でも共通の情報を見ながら具体的な議論ができるようになります。
見積もりから入金・支払まで、一連の流れがひと目でわかるのも大きなメリットです。実績だけでなく、将来の入出金の予測まで把握できるので、資金繰りに関する打ち合わせも、より具体的かつ前向きなものになります。
こうした改善を無理なく行えるのが、boardの大きな価値です。もちろん、すべての顧問先に一律でboardの導入を勧めるべきというわけではありません。ただ、顧問先と継続的に月次決算を行っていきたいと考えるなら、boardのように普段の業務の中で自然に情報を整えられる仕組みを導入することは、税理士・顧問先の双方にとって意味のある一手になるはずです。
まとめ
この記事では、税理士の立場から、月次決算の重要性、そしてその実現に「board」がどのように役立つかを説明してきました。
経営者と月次で数字を元に対話するためには、何よりも「情報がタイムリーに集約される」という状態を作ることが欠かせません。とくに売上・仕入といった粗利の情報を、月次で正確に把握できるかどうかが、その成否を大きく左右します。
boardを導入すれば、証憑の回収やExcelでの転記といった作業にかかっていた時間を削減し、売上や仕入の状況をリアルタイムで把握できるようになります。その結果、税理士としても数字に基づいた助言が可能になり、打ち合わせの質も大きく向上します。
請求書や見積書の発行にとどまらず、月次決算や経営管理の基盤づくりとしても、boardの導入を前向きに検討してみてはいかがでしょうか。
