多くの中小企業やフリーランスでは、請求書作成や請求業務の管理にエクセルやGoogleスプレッドシート（以下、エクセルとスプレッドシートを併せて「エクセル」と呼びます）を使っているケースが依然として多く見られます。
エクセルは手軽で自由度が高く、少人数の運用では短期間で回せる利点があります。しかし、取引やメンバーが増えるにつれて、エクセル運用は次第に限界にぶつかります。
本記事では、エクセルによる請求書作成・管理でよく起きる課題を事例を交えて解説します。
エクセル運用で起きやすい課題
エクセルを使った運用は、低コストですぐに始めることができる気軽さから、「とりあえずエクセルで」という選択をされることが多いです。しかし、しばらく運用を続けると、以下のような課題が顕在化してくることが多いです。
送付の手間がかかる
エクセルで請求書を作成した場合、それをPDFにしてメールで添付するか、印刷して郵送する必要があります。これらの手順は手作業が多く、送付漏れや誤送信のリスクが高まります。
boardを導入するまで（2016年頃）は、エクセルで請求書を作成して、印刷したものを郵送していました。しかしこれは郵送の手間が大きい上に、請求書の修正が発生した場合にもかなり時間を取られるので、負担を感じていました。しかし、boardを導入したことで、請求業務の脱エクセル化を実現でき、丸一日かかっていた請求処理が30分で完了するようになりました。
フォーマットが個人ごとにバラバラになってしまう
エクセルファイルは自由にフォーマットを変更できます。そのため、統一フォーマットを作成したにもかかわらず、運用する中で、担当者ごとに徐々にフォーマットが変わってしまうということがよくあります。
こうしたばらつきは、受け取る相手に混乱を与えたり、必要事項の記載漏れが発生したり、経理処理の手間が増える原因になります。
同じエクセルフォーマットを使っても、書き方のルールは担当者ごとにバラバラになっていました。しかし、boardを導入してからは一定のレベルの見積もりを誰でも作成できるようになりました。
ファイルのコピー・修正が手間で間違いが発生
過去のファイルを流用する際に誤ったセルを残したり、変更忘れが発生することがあります。とくに金額や請求先の切り替え時に古いデータが残ると誤請求に繋がるリスクが高まります。
また、複数人が同じファイルを編集している場合、最新版がどれか分からなくなる「バージョン地獄」が生まれます。
以前はエクセルを使って請求書を作成していましたが、毎回ファイルをコピーしたり、ちょっとしたミスで手戻りが発生したりするのが面倒で、非常に負担を感じていました。boardを導入してからは、エクセルを使っていた時の負担やストレスが解消され、請求書作成が簡便になったと感じています。
ファイルがいくつも分かれて行ったり来たり、横断して検索ができない
取引ごとにファイルを分けると、請求履歴を横断検索したり、未回収の請求を一覧で把握することが困難になります。必要な情報を探すために複数のフォルダーを行き来したり、目視で確認する手間が増えます。
この問題は、過去の請求を探したい場合や、顧客別・案件別・期間別で集計や検索を行いたい場合に顕著になります。
見積書のエクセル、請求書のエクセル、それらを管理する一覧のエクセルというようにファイルがいくつも分かれていて、請求書を1枚出すにもそれらのファイルを行ったり来たりする必要がありました。しかしboardでは、過去の案件も検索ですぐに見つけられます。
定期請求のような繰り返し請求で最新がわからなくなる
定期請求や分割請求をエクセルで管理すると、どのファイルが最新の請求状態を反映しているのか分かりにくくなることがあります。とくに、定期請求のような繰り返し請求を手作業で管理している場合、請求漏れや二重請求のリスクが高まります。
boardを使うと、同じ案件の中で複数の書類を簡単に作れますが、エクセルで同じようなことをやろうとすると、「どれが最新だっけ？」とすぐに混乱してしまいます。boardを使ってからは、そういった混乱が起きたことはありません。
請求情報の共有・一元管理ができない
エクセルでの管理はファイル単位の運用になりがちで、複数人での同時編集や権限管理が難しいです。情報が個人のPCやメールに散らばると、誰が最新情報を持っているか不明になり、担当者交代時の引き継ぎ負荷も高くなります。
権限管理や操作ログが取れないため、誰がいつどの請求を編集したかを遡るのが困難で、内部統制上の課題にもつながります。
導入以前は、エクセルで請求管理用の共有ファイルを作り、各担当者がそれぞれの顧問先の情報を登録してたのですが、この方法だと誰かがファイルを開いているときは使えなかったり、情報が増えるに従って動作が重くなったりと、操作に伴う細かなストレスを感じていました。boardを導入後は、過去の請求情報が一望できて、欲しい情報にすぐアクセスできるようになり、複数名でもストレスなく請求管理を行えるようになりました。
上記で紹介しきれなかった「エクセルの限界」に関するその他の事例もご参照ください。
これらの課題はなぜビジネスに影響するのか
エクセル運用での課題は、単なる作業効率の低下だけに留まりません。誤請求や入金遅延、二重請求は顧客との信頼関係に影響しますし、経理や営業の生産性低下はコスト増につながります。また、法令や会計処理の要件（例：インボイス制度や電子帳簿保存法）に適切に対応できないと、将来的なリスクや手続き負担が増える可能性があります。
クラウド請求書サービスでの解決策
エクセル運用の課題の多くは、クラウド請求書サービスを導入することで解決できます。
本記事前半でboardユーザーの声を紹介したように、多くの企業がエクセルによる運用で課題を感じ、その解決策としてboardを導入しています。
「請求書を作成する」という帳票作成部分はもちろん、社内の請求業務の効率化・情報共有・売上集計など、請求業務周辺を含めて包括的にサポートできる点がクラウド請求書サービスの強みです。
たとえば、boardでは以下のような機能でエクセル運用の課題を解決します。
- 請求書の一括送信：請求書をメールや郵送で一括送信できるので、少ない手数で送付できます。
- 統一フォーマット：フォーマットを統一し、担当者ごとのばらつきを防止します。
- 検索の容易性：過去の請求書を様々な検索項目で簡単に検索できます。
- 繰り返し請求の効率化：定期請求機能により、毎月・毎年のような繰り返し請求を効率化します。
- 売上集計・分析：請求データを元に売上集計や分析が可能で、日々の請求業務を行うだけで経営判断に必要な情報が得られます。
クラウド請求書サービスのメリットなどは「【中小企業向け】クラウド請求書完全ガイド｜導入メリット・注意点・選び方を徹底解説！」もご参照ください。
