請求書の送付は、バックオフィス業務の中でも「日常的で量が多い」作業です。やり方次第で大きく工数が変わり、人的ミスや請求漏れのリスクにも直結します。
この記事では、非効率なやり方と効率的なやり方を比較しつつ、実務で今すぐ取り入れられる改善策を分かりやすく解説します。
なお、「請求書作成」の効率化については、「請求書作成の手間を減らす工夫｜見積書連動・定期請求・テンプレ化で効率化」もあわせてご覧ください。
目次
なぜ請求書送付の効率化が重要か
請求書の送付業務は、単純作業に見えても業務量が多いとコストが膨らみます。とくに、月末月初や期末など請求が集中する時期には、印刷・封入・投函や個別メール送付に追われ、他の重要な業務が後回しになることがあります。
手間がかかるということは、作業量・作業時間ともに増え、ミスの発生率も高まります。人間は、単純作業であっても疲労や集中力の低下によりミスを犯しやすくなります。
効率化は単に作業時間を減らすだけでなく、誤送付や宛先の入力ミス、送付漏れの防止、送付状況の可視化といった波及効果を生みます。
効率が悪い方法とその問題点
ここでは現場でよく見かける非効率な方法を挙げ、それぞれの問題点を整理します。
郵送時に、自分で印刷・封入・宛名ラベル作成・投函
請求書を郵送で送付する際、自社で印刷から封入、宛名ラベルの作成、投函までを行っている中小企業はまだまだたくさんあります。数が少ないときはそれほど気にはなりませんが、数が増えてくると以下のようなデメリットがあります。
- 印刷・封入作業に時間がかかる
- 封入・宛名間違いなどヒューマンエラーが発生しやすい
- 宛名と中身が間違っていないかという心理的な負担が大きい
- 書類保管や発送記録の管理が属人的になりやすい
- 郵便局の手続きや切手・封筒などの補充管理が発生する
これらは人員を割けない状況ではすぐにボトルネックになります。
とくに見過ごせないのが「心理的負担の大きさ」です。筆者も昔、自分で請求書の印刷・封入・封緘をしていた際、封筒に封をした後に「あれ？本当に中身は合っているのか？」と不安になり、封筒を切って中身を確認することが何度もありました。このようなストレスは業務効率を下げるだけでなく、精神的な疲弊にもつながります。
メールで1件ずつPDFを添付して送付する
PDFを手作業で添付して個別に送付する方法もよく見られます。エクセルさえあれば請求書を作成できるのでよく使われますが、作業効率と管理面で課題があります。
- 送付先の誤入力や添付漏れ・添付間違いが起きやすい
- 送付履歴をメールで追うのは手間で、履歴管理が煩雑になる
- 同じ文面のメールを複数送る場合、定型化されていないと手間がかかる
請求書の送付数が少ない場合は機能しますが、増えてくるとミスが増え、管理も煩雑になります。
効率が良い方法（推奨）
以下は実務でおすすめの効率化策です。メール送付・郵送いずれにも応用できます。
クラウド請求書サービスを使って一括送付する
クラウド請求書サービスを利用すると、メール送付や郵送代行を一括で行えます。主な利点は以下の通りです。
- 送付処理の一括実行（1回の操作でまとめて送ること）が可能で作業時間を大幅短縮
- 送付履歴がシステム上で管理でき、容易に検索・確認が可能
- 送付とステータスが連動するので、進捗管理がしやすい
- 郵送代行機能付きサービスなら封入・投函の手間を削減できる
導入のハードルは初期設定と既存データの移行ですが、請求件数が多い組織ほど短期で投資回収が見込めます。
参考：【中小企業向け】クラウド請求書サービス完全ガイド｜導入メリット・注意点・選び方を徹底解説！
メール文のテンプレートや差込タグで効率化する
一件ごとに本文を打ち直すのではなく、テンプレートと差込タグ（顧客名・案件名など）を用いることで、メール作成を自動化・半自動化できます。効果は次のとおりです。
- 定型文で品質を担保できる（敬語や社内表現のブレを防止）
- 差込による手入力ミスを減らせる
- テンプレを複数用意すればケースごとの文面切替が容易
多くのクラウド請求書サービスは差込機能を備えており、テンプレート管理も可能です。社内でよく使う文面をあらかじめ用意しておくと良いでしょう。
boardでは、メールテンプレートと差込タグのどちらの機能も備えています。請求一覧から送付対象をまとめて選択し、1回の操作でテンプレートを適用して送付できるため、わずか数クリックで請求書送付が完了します。
送付後の取得確認とフォローを組み込む
送付しただけで完了とせず、システムで「取得確認（ダウンロードや開封の判定）」を行うことで、未確認の相手にはリマインドを送るといったフォローが可能です。メリットは以下の通りです。
- 取引先の未確認を早期に把握できる
- リマインドにより支払遅延のリスクを低減できる
- 送付〜入金のフローが可視化され、業務の優先順位付けがしやすくなる
取得確認はメールの開封通知に頼る方法と、請求書PDFをクラウド上に置きダウンロードログを取る方法があります。前者は受信側のメールサービス次第で機能しないことがあるため、後者の方が確実性が高いです。
boardでは、より確実に取得確認ができるよう、ダウンロードページより請求書PDFを取得した際に「取得済」となるようになっています。これにより、送付後のフォローアップが容易になります。
導入時のチェックポイントと運用のコツ
クラウドサービス導入やテンプレート運用を成功させるための実務的なポイントをまとめます。
データ品質の担保
顧客のメールアドレスや請求先情報が正確であることは最重要です。導入前にデータの整備を行い、メールアドレスの正確性や重複チェックを実施しましょう。
権限と承認フローの整備
請求書送付前に承認フローを設けるとミスの低減に繋がります。誰が承認し、誰が送付するのかなどの役割を明確にしましょう。
テンプレートの管理
テンプレートは数を絞り、用途・条件ごとに命名規則を定めて管理します。古いテンプレートのアーカイブし、誤用を防ぐ仕組みを作ることも重要です。
郵送代行を使う際の注意
弊社で運営しているboardの郵送代行の利用状況を見ていると、宛先不明などで郵便が還付されるケースが少なからずあります。郵便の還付が発生すると、請求書の到達が送れるだけでなく、再送付の手間やコストも発生します。郵送代行を利用する場合は、顧客マスターの正確性は非常に重要になります。事前にデータの精査を行い、宛先不明リスクを最小化しましょう。
よくある質問（FAQ）
Q. メールによる一括送付だと定型的な文面になりますが、問題ないでしょうか？
昨今、クラウド請求書サービスからの一括送付は一般的になっており、通常は気にする必要はないでしょう。ただし、取引先との関係性などを考慮し、必要に応じて調整しましょう。
Q. 郵送代行を使って請求書を送付すると、自社の封筒が使えないのでは？
はい、郵送代行を使うと、通常は白い汎用的な封筒になります。ただ、クラウド請求書サービスを利用した送付は珍しくなく、「請求書在中」のような表示があれば、ほとんどのケースでは問題にならないと思われます。心配な場合は、取引先に事前に封筒が変わる旨を伝えておくと良いでしょう。
まとめ
請求書送付の効率化は、クラウド請求書サービスの導入やテンプレート・差込タグの活用、送付後の取得確認の組み込みといった施策を組み合わせることで大きな効果を得られます。
「まだ件数が少ないので・・・」という場合でも、増えてきてから慌てて導入するよりは、早めに準備を始めて自社に合うクラウド請求書サービスを選定しておくことをおすすめします。
また、請求業務全体を効率化するためには「前工程からの流れ」も非常に重要です。合わせて「請求業務を劇的に楽にする一括送付のポイント｜前工程とつなぐワークフロー設計」もご覧ください。
