請求業務のデジタル化が進むなかで、電子請求書の印鑑はどのような手段で行うのが良いのでしょうか。
かつてはPDFで送る場合でも「紙に実際に押印してからスキャン」する運用が少なくありませんでしたが、近年は最初からPDFに電子印鑑を付すケースが増え、さらに2020年のコロナ禍以降は物理的な押印・スキャンが困難になったことも相まって、電子印鑑への移行が一層進みました。
本記事では、その背景と現在の実務における最適解を整理し、無駄なく誤解なく進めるためのポイントを解説します。
目次
電子請求書における「印鑑」の位置づけ
まず前提として、請求書（とくに適格請求書）は法律上の記載要件を満たす必要がありますが、押印は法律上は必須とされているわけではありません。一方で、長年の紙文化に基づく取引先の運用や社内ルールにより、「押印がないと受領しづらい」「社内承認が回らない」といった事情が残っています。
こうした背景から、電子請求書では次のような選択肢が共存しています。
- 紙に押印してからスキャンし、PDFで送付する
- PDFに電子印鑑（画像）を付して送付する
- 押印なしのPDFを送付する
どれが正しい・間違っているというより、取引相手の期待値に合わせて、コストとリスクを最小化できる方法を選ぶのが現実解です。
「紙に押印してスキャン」から「PDFに電子印鑑」へ
以前のやり方：紙押印＋スキャン
かつては、PDF送付であっても「紙に押印してからスキャン」という運用が見られました。筆者の経験でも、請求書を郵送からPDFにしてほしい旨を取引先に伝えたところ、「紙の請求書は郵送しつつ、営業担当がスキャンしてそのPDFを送るかたちでも良いですか」と返答されたことがあります。
この運用は、電子化による効率化効果は薄く、むしろスキャンする手間が増えてしまっているように感じられ、次のような課題がありました。
- 印刷・押印・スキャン・ファイル名調整などの作業負荷が大きい
- 不鮮明な印影や解像度不足などで視認性が低下
- 受領側として、郵送による紙の請求書は必要ないのに届いてしまう
なぜこのような運用が行われていたのかを推測すると、以下のような理由が考えられます。
- 電子印鑑に対する信頼性の低さから、PDFであっても「実際に押印すること」が重要視されていた
- 請求書受領側の電子化のニーズに対して、送信側の社内業務プロセスが追いついておらず、担当者レベルでスキャンして対応していた
とくに1つ目の「電子印鑑で良いのだろうか」「実際に押印していなくても有効だろうか」という不安があったのではないかと考えられます。
現在の一般的な実務：PDFに電子印鑑
クラウド請求書サービスが出始めた2010年代中盤ごろから、徐々に「最初からPDFに電子印鑑（印影画像）」を付し、印刷・スキャンの紙工程を最小化する運用が徐々に広まりました。
boardでも、2014年のリリース当初から電子印鑑の登録・表示があったものの、当時の時代背景としては、実際の押印も多かったことから、電子印鑑を登録しつつも、必要に応じて、電子印鑑は表示せずに実際に押印する手段も取れるような仕組みになっています。
サービス提供側の体感としては、徐々に電子印鑑にするケースが増え、現在では多くの企業で標準的な運用となっています。
コロナ禍以降で加速した電子印鑑への移行
2020年のコロナ禍以降、出社制限によって紙の請求書への押印が難しくなり、紙押印＋スキャンの運用は一気にハードルが高くなりました。そこで、次のような変化が一般化しました。
- 全体として、電子印鑑付きPDFが受け入れられるようになった
- 在宅勤務を前提として、社内の承認フローが電子化され、押印に依存しない証跡の整備が進んだ
- 郵送からメール送付へとチャネル移行が加速した
この流れにより、電子印鑑の活用は「暫定対応」から「定常運用」へと定着。現在でも押印・スキャンを求める顧客は一定数存在するものの、割合は大きく減少しているのが実感的な傾向でしょう。
まとめ
電子請求書における印鑑は、法的要件ではなく商習慣に依存するため、企業ごとに最適解が異なります。しかし、かつて主流だった「紙押印＋スキャン」は、電子印鑑の普及やテレワークの定着により急速に置き換わりつつあります。
現在でも押印やスキャンを求められる場面はありますが、相手の意図を確認し、電子印鑑で合意形成を進めるのが、コストとリスクを最小化する現実的な解です。社内外の期待値を丁寧にすり合わせ、無駄のない請求運用にアップデートしていきましょう。
