【予告→完了】書類のメール送信機能の送信元(From)に関する仕様変更について(現在の設定によって影響有無が異なります)

書類のメール送信機能における送信元(From)メールアドレスに関して、今後仕様の変更が予定されているため、事前にお知らせいたします。

(2024年1月14日追記)

2023年11月19日付けで予告していました当記事の仕様変更は、2024年1月14日に実施いたしました。これにより、送信元メールアドレスは以下のルールで自動的に決定します。

  • メール送信ドメイン認証アドオンが無効な場合は「no-reply@the-board.jp」
  • メール送信ドメイン認証アドオンが有効な場合は「ログインユーザーのメールアドレス」

 

これに伴い、当記事内に出てくる「メール送信元設定」画面は廃止になりました。メールの送信元は上記の通り自動的に決定するため、設定を変更していただく必要はございません。当記事は、仕様変更の経緯としてご参照ください。

 

当記事の内容が関係するケース

以下の条件にどちらも該当する場合は、当記事をご確認の上、記事最後の「ご対応いただきたい事項」へのご対応をお願いいたします。

  • 上メニューの「組織設定→メール送信元設定」が「ログインユーザーのメールアドレス」になっている
  • 有料アドオンの「メール送信ドメイン認証機能」を利用していない

 

仕様変更の背景

従来、上記の「当記事の内容が関係するケース」に該当する設定は、通常に比べて受信側で迷惑メールとして扱われる可能性が高くなると考えられることから、boardでは非推奨としていました。これに加えて、2023年10月、GoogleとYahooより、迷惑メール対策としてメール送信者の認証規制を強化するとの発表がありました。上記のケースにあてはまる場合、この規制強化の影響を受ける可能性が高いため、「迷惑メールとして扱われる」「メールが届かない」等の状況が発生する可能性があります。

以下、この詳細について説明いたします。

現在、boardのメール送信機能における送信元メールアドレスは、デフォルトである「the-board.jp」ドメインのメールアドレス(no-reply@the-board.jp)の他、「ログインユーザーのメールアドレス」を設定できる仕組みになっています。しかし、「ログインユーザーのメールアドレス」を使用した場合は、『メール送信元のシステム(the-board.jpドメイン)』と『送信元メールアドレス(ログインユーザーのメールアドレス)』が一致しないため、デフォルトの「no-reply@the-board.jp」を使用する場合に比べて迷惑メールとして扱われる可能性が高まります。

そのため、boardでは原則、「no-reply@the-board.jp」を送信元メールアドレスとしてご利用いただき、もし「ログインユーザーのメールアドレス」を使用したい場合は、有料アドオンの「メール送信ドメイン認証機能」を併用していただくようご案内しています。同アドオンを使用せずに「ログインユーザーのメールアドレス」の設定を行うことは非推奨となっています。

このような状況の下、今回のGoogleとYahooによるメール送信者の認証規制強化の発表が行われました。この規制強化がスタートした場合、「メール送信ドメイン認証機能」を使用せずに「ログインユーザーのメールアドレス」の設定を行っているアカウントはその影響を受ける可能性が高いため、「迷惑メールとして扱われる」「メールが届かなくなる」等の状況が発生する可能性がこれまで以上に高まると予想されます。

 

*なお、規制強化後の環境における動作確認は事前に行えないため、現在はGoogleからの公開情報およびGoogleのサポートに問い合わせた結果を踏まえて対応内容を検討しています。そのため、今後新たに出てくる情報等によって、さらに状況が変わる可能性も考えられます。あらかじめご了承ください。

 

仕様変更の内容

現在、boardのメール送信機能の送信元メールアドレスは以下の2パターンから選択できます。

  • no-reply@the-board.jp(現在のデフォルト)
  • ログインユーザーのメールアドレス
ヘルプ:メール送信元設定

 

この内、「ログインユーザーのメールアドレス」に該当する場合は、その中でさらに「メール送信ドメイン認証機能」(有料アドオン)の利用有無による2パターンに分かれます。

ヘルプ:自社ドメインでのメール送信ドメイン認証

 

「ログインユーザーのメールアドレス」の設定をしていて、なおかつ「メール送信ドメイン認証機能」を利用していない場合は、上記の通り、今回の規制強化の影響を受け、メールが届きづらくなる可能性が高まると考えられます。

 

以上のことから、今後は「メール送信ドメイン認証」を使用していないアカウントでは、メール送信元設定における「ログインユーザーのメールアドレス」の設定を不可とすることにいたしました

Googleの規制強化は2024年2月からスタートするため、2024年1月中旬を目処に、メール送信元設定が「ログインユーザーのメールアドレス」で、なおかつ有料アドオンの「メール送信ドメイン認証機能」を利用していない場合は、自動的にメール送信元設定が「no-reply@the-board.jp」(the-board.jpドメインからの送信)に切り替えられます。

 

これを機に「メール送信ドメイン認証機能」(有料アドオン)の利用を検討する場合

今回の規制強化が「メール送信ドメイン認証機能」にもたらす影響について、現在、boardの現行の仕組みで問題がないか継続的に精査を行っています。

この際、これまでの公開情報のみでは影響の有無を想定できない部分があったため、並行してGoogleのサポートへの問い合わせも行いましたが、その回答を確認するかぎりは、現時点ではおそらく問題はないものと考えられます。

ただし、上記の通り、規制強化後の状態で事前の検証を行うことはできないため、全く影響を受けないとお伝えすることはできません。そのため、「メール送信ドメイン認証機能」に関してはそれらの点をご理解の上、ご利用をご検討いただきますようお願いいたします。

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