boardから送信されたメールが届きません。どうしたらよいですか?

boardから送信されるメールには、「boardのメール送信機能で書類を送付する際のメール」と「boardユーザーに届くユーザー追加・捺印申請・タスク通知などのメール」の2種類があります。

 

boardのメール送信機能で書類を送付する際のメールの場合

方法1:メールの送信元(From)を「no-reply@the-board.jp」に変更する

boardからのメール送信元(From)を「ログインユーザーのメールアドレス」に設定している場合、受信側の迷惑メールフィルターの強度によっては、迷惑メールとして扱われてしまうケースがあります。

この回避策として、メール送信元を「no-reply@the-board.jp」というboardドメインのメールアドレスに設定する方法があります。これにより、「メールを送信しているシステム(=board)」と「メール送信元(From)ドメイン」が一致し、「ログインユーザーのメールアドレス」の場合に比べて迷惑メールとして判定されにくくなります。

なお、この場合でも送信元名にはデフォルトでログインユーザーの氏名が表示されるため、受信者は誰からのメールか認識できます。また、返信先(Reply-to)もデフォルトではログインユーザーのメールアドレスが使用されるため、受信者からの返信はログインユーザー自身に返ります。

ただし、この変更を行うと、特定の送付先に対してだけでなく、boardのメール送信機能で書類送付する際のすべてのメールの送信元が「no-reply@the-board.jp」になります。この方法を利用する際には、あらかじめご留意ください。

具体的な設定方法などは、メール送信元設定のヘルプをご参照ください。

もしこの方法を試してもメールが届かない場合には、お問い合わせ窓口までご連絡ください。

 

方法2:メール送信ドメイン認証アドオンを利用する

有料アドオン(月額500円・税抜)の「メール送信ドメイン認証」機能を使って、自社ドメインによるメール送信ドメイン認証(SPF・DKIM設定)を行えます。

この方法を取ることで、メール送信元を方法1の「no-reply@the-board.jp」ではなく、ご自身のメールアドレスにしたまま迷惑メールとして扱われる可能性を下げることができます。

なお、この方法にはいくつかの制限事項がありますので、ご利用にあたっては必ず事前にヘルプ「自社ドメインでのメール送信ドメイン認証」の注意事項をご確認ください。

 

方法3:board以外のメール環境から送信する

方法1・2のどちらの方法でも迷惑メールとして扱われる、または届かない場合は、現状ではシステム上で対応できる方法はありません。そのため、この場合はboardから書類をお手元にダウンロードし、お手元のメールソフトからご送信ください。

 

boardユーザーに届く、ユーザー追加・捺印申請・タスク通知などのメールの場合

まずは、迷惑メールフォルダーに入っていないかご確認ください。

また、迷惑メールフォルダーに入っていない場合でも、メール受信サーバー側で迷惑メールとしてブロックされて受信者の迷惑メールフォルダーまで届いていないケースがあります。社内のシステム管理者にご確認頂き、このケースに該当する場合は、boardからのメールを迷惑メールとして扱わないように設定できないかご検討ください。

上記いずれのケースにも該当しない場合は、お問い合わせ窓口までご連絡ください。



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