boardから送信されるメールが迷惑メールに振り分けられてしまいます。どうしたらよいですか?

boardから送信されるメールには、「boardのメール送信機能で書類を送付する際のメール」と「boardユーザーに届くユーザー追加・捺印申請・タスク通知などのメール」の2種類があります。

これらのメールは、多くの場合は問題なく届くようになっていますが、受信者の迷惑メールフィルターが厳しいケースなどは、迷惑メールとして扱われたり、届かなかったりすることがあります。このような場合、基本的には受信側の迷惑メールの扱い方次第となるため、できることは限られてしまいますが、対処方法をご紹介します。

 

boardのメール送信機能で書類を送付する際のメールの場合

方法1:メールの送信元(From)を「no-reply@the-board.jp」に変更する

boardからのメール送信元(From)を「ログインユーザーのメールアドレス」に設定している場合、一般的な迷惑メール対策は行われていますが、それでも受信側によっては迷惑メールとして扱われてしまうケースがあります。

この回避策として、メール送信元を「no-reply@the-board.jp」というboardドメインのメールアドレスに設定する方法があります。これにより、「メールを送信しているシステム(=board)」と「メール送信元(From)ドメイン」が一致し、より迷惑メールとして判定されにくくなります。

なお、この場合でも、送信元名はデフォルトではログインユーザーの氏名が表示されますので、受信者は、誰からのメールか認識することは可能です。また、返信先(Reply-to)もデフォルトではログインユーザーのメールアドレスが使用されますので、受信者からの返信はログインユーザー自身に返ります。

ただし、この変更を行うと、特定の送付先に対してだけでなく、boardのメール送信機能で書類送付する際にはすべてのメールの送信元が「no-reply@the-board.jp」になります。この方法をご利用になる際には、あらかじめご留意ください。

具体的な設定方法などは、メール送信元設定のヘルプをご参照ください。

もし、この方法を試してもメールが届かない場合には、お問い合わせ窓口までご連絡ください。

方法2:board以外のメール環境から送信する

メールは、ご自身のメールから送信されたものより、システムから送信されたものの方が迷惑メールとして振り分けられやすい傾向があります。また、上記の方法1で紹介した「メール送信元設定」の要因も考えられるため、もし迷惑メールになりやすい相手がある程度限定されていて、かつ送信機会が多くない場合は、boardから書類をお手元にダウンロードし、お手元のメールソフトから送信する方法があります。

 

boardユーザーに届く、ユーザー追加・捺印申請・タスク通知などのメールの場合

まずは、迷惑メールフォルダに入っていないかご確認ください。

また、迷惑メールフォルダに入っていない場合でも、メール受信サーバー側で迷惑メールとしてブロックし、受信者の迷惑メールフォルダにも届いていないケースがあります。社内のシステム管理者にご確認頂き、このケースに該当する場合は、boardからのメールを迷惑メールとして扱わないように設定できないかご検討ください。

上記いずれのケースにも該当しない場合は、お問い合わせ窓口までご連絡ください。



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