申請フローを保存した際に、以下のエラーメッセージが表示される状況でしょうか。
- この申請フローを使用している申請中・否認・取消ステータスの申請があるため、ステップを追加できません。
- この申請フローを使用している申請中・否認・取消ステータスの申請があるため、ステップを削除できません。
- この申請フローを使用している申請中・否認・取消ステータスの申請があるため、自動承認の設定を変更できません。
boardでは、使用中の申請フローに対してステップの追加・削除や「自動承認」の設定変更を行うと、進行中の捺印申請との整合性が取れなくなってしまうため、この操作をできないようにしています。これにより、使用中の申請フローに対して該当の操作をしようとしたときに、上記のエラーが出ます。
＊ここで言う「使用中の申請フロー」とは、申請ステータスが「申請中」の場合だけでなく、「否認」や「取消」になっている申請フローも含みます。ただし、その場合でも既存のステップに承認者を追加・変更することは可能です。
このような場合は、以下のいずれかでご対応ください。
新たに別の申請フローを登録する
ステップの増減や「自動承認」の設定変更が必要な場合は、既存の申請フローを変更するのではなく、新たに別の申請フローを登録し、そちらを使うようにしてください。 この際、不要になった申請フローはアーカイブしてください。アーカイブされた申請フローは申請時の選択リストに表示されなくなり、誤って使用してしまうことがなくなります。
＊通常はこの方法を推奨しています。
対象の申請フローを使用している申請をすべて承認済にする
boardを使い始めてからまだ日が浅く、申請フローを使用している対象が少ない場合は、この方法でもご対応いただけるかもしれません。
なお、一覧画面では申請ステータスを検索条件として案件・発注を検索できますが、対象の書類1つずつに対して承認済にする必要があります。対象の数が多い場合は、1つ目の方法をお勧めしています。