boardでは、重複している顧客情報をまとめるための機能はないため、手作業で対応する方法となります。
あらかじめ以下の「事前注意事項」を確認の上で対応してください。なお、顧客を例に説明しますが、発注先の場合でも手順は同様です。
事前注意事項
操作にあたっては、あらかじめ以下のポイントにご注意ください。
- 対象の設定箇所が多い場合、作業量が多くなります。もし過去分の整理作業が膨大となる場合は、不要な顧客をアーカイブして、今後の案件で統一することもご検討ください。アーカイブの手順はヘルプ「顧客・顧客支社・顧客担当者をアーカイブして非表示にする」をご参照ください。
- 顧客情報を削除すると、後から復元できません。
- 削除する方の顧客に「顧客支社」や「顧客担当者」が登録されている場合、登録を残す方の顧客にも同じように登録されているかご確認ください。
- 削除する顧客・登録を残す顧客において、どちらも同じ設定内容になっているかご確認ください。（デフォルト振込口座、メール設定などにご注意ください）
対応手順
1. 削除対象の顧客に目印を付ける
まず、登録を残す顧客と削除する顧客の見分けがつくように、削除する顧客の「顧客略称名」に「（削除予定）」などの文言を追加します。
＊この後の作業では「顧客名（正式名称）」は使いませんので、「顧客略称名」のみ変更します。
2. 削除対象の顧客が使用されている案件・書類を特定する
案件や書類で使用中の顧客は削除できない仕組みですので、削除対象の顧客が使われている案件・書類を特定します。
具体的には、顧客一覧画面で削除対象の顧客の行にある「削除確認」ボタンを押すことで、その顧客が使われている箇所を確認できます。操作方法はヘルプ「顧客などのマスター情報の使用有無・使用箇所・削除可否の確認」を参照してください。
3. 削除対象の顧客が使用されている案件・書類で、顧客を変更する
削除対象の顧客が使用されている案件・書類を特定できたら、該当の案件・書類の顧客を「登録を残す方の顧客」に付け替えます。
4. 顧客を削除する
顧客が使用されていない状態になったら、その顧客を削除できます。
もういちど顧客一覧画面を開き、削除対象の顧客の行にある「削除確認」ボタンを押して、削除できる状態になっていたら「削除」ボタンを押すことで顧客が削除されます。
＊削除した顧客は元に戻すことはできません。削除の際には十分ご注意ください。