書類左上の宛名や書類の送付先住所に部署名や担当者名を入れたい

書類の宛名には、担当者名と合わせて部署名を入れたり、担当者名の代わりに部署名を入れたい場合があります。このような場合、boardでは「顧客」や「顧客担当者名」の機能を使います。

事前準備

boardでは、書類の「宛名」という場合、郵送代行や窓付き封筒用の表示か、あるいは書類左上の宛名の2パターンが考えられます。部署名や担当者名を表示させたいのがどちらかによって、事前準備が必要な場合があります。

 

■郵送代行や窓付き封筒の宛先に表示したい場合
とくに事前準備は必要ありません。後述の手順で設定してください。

■書類左上の宛名に表示したい場合
まずは事前準備として、上メニュー「設定→書類詳細設定」の各書類タブで「宛名担当者」の項目をONに設定してください(この操作は管理者権限のみ可能です)。このように設定することで、会社名と合わせて部署名や担当者名が表示されるようになります。続いて、以下の設定を行ってください。

 

「顧客名+部署名+顧客担当者名」の形式で宛名を入れたい場合

「顧客名+部署名+顧客担当者名」を書類の宛名として、「○○株式会社 経理部 山田太郎様」のように表示するには、案件編集画面で「顧客」と「顧客担当者」を指定します。

顧客担当者の登録情報として「部署」を入力しておくと、担当者名の前に部署名が表示されますので、担当者名と合わせて部署名を表示したい場合にはこの方法をお使いください。

 

「顧客名+部署名」の形式で宛名を入れたい場合

書類の宛名は、担当者名なしで「顧客名+部署名」とすることも可能です。(例:○○式会社 経理部御中)

この場合にも、「顧客」と「顧客担当者」の機能を組み合わせて使います。ただし、「顧客担当者」の姓名欄に、人名ではなく部署名を登録します。具体的な手順は、以下のとおりです。

手順は以下のとおりです。

(1)まず、会社名を登録するために「顧客」を登録します。詳しくは顧客登録のヘルプをご覧ください。

(2)次に、「顧客担当者」を登録します。設定項目では、「顧客担当者名」の「姓」の部分に部署名を入れ、敬称を「御中」と設定します(このとき、姓名の「名」の入力欄は空欄にします)。顧客担当者の設定方法はヘルプをご覧ください。

(3)最後に、「会社名+部署名」を宛名にしたい案件において、「案件編集」画面の「顧客」と、上記(2)で登録した「顧客担当者」を指定します。



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