書類の宛名には、担当者名と合わせて部署名を入れたり、担当者名の代わりに部署名を入れたい場合があります。このような場合、boardでは「顧客」や「顧客担当者」の機能を使います。
事前準備
boardでは、「書類の宛名」といった場合、「書類の左上に記載される宛名」を指す場合と、窓付き封筒用レイアウトや郵送代行における「送付先」を指す場合が考えられます。これらは実際の箇所が異なるため、そのどちらを想定しているかによって事前に設定しておく内容が変わります。
「書類左上の宛名」に表示したい場合
事前準備として、上メニュー「設定→書類詳細設定」の各書類タブで「宛名担当者」の項目をONに設定してください（この操作は管理者権限のみ可能です）。この設定をすることで、会社名と合わせて部署名や担当者名が表示されるようになります。
窓付き封筒用レイアウトや郵送代行の「送付先」に表示したい場合
とくに事前の準備は必要ありません。
『顧客名＋部署名＋顧客担当者名』の形式で表示したい場合
「書類左上の宛名」や窓付き封筒等の「送付先」の部分に、顧客名・部署名・顧客担当者名を表示したい場合、顧客担当者情報の「部署」を登録した上で、案件編集画面で「顧客」と「顧客担当者」を指定します。これにより、顧客担当者名の前に部署名が表示されるようになります。
なお、「書類左上の宛名」には『○○株式会社御中 経理部 山田太郎様』といったかたちで顧客名と顧客担当者名の後にそれぞれ敬称が付き、窓付き封筒等の「送付先」には『○○株式会社 経理部 山田太郎様』といったかたちで顧客担当者にのみ敬称が付きます。
＊boardでは、「書類左上の宛名」は「誰宛に請求するものか」を表す部分として扱っており、請求は個人宛ではなく会社宛に行うという観点から、顧客には常に敬称を表示する仕組みになっています。また、顧客担当者名は顧客名から独立した付加情報（会社住所などと同様のもの）として扱っていることから、顧客担当者が存在する場合は、顧客・顧客担当者のそれぞれに敬称を表示しています。これにより、「書類左上の宛名」では顧客名から敬称を外して顧客担当者にのみ敬称を付けるということはできません。
＊「書類左上の宛名」では顧客名が上に大きく表示され、その下に部署名・顧客担当者名が小さく表示されます。
『顧客名＋部署名』の形式で表示したい場合
顧客担当者名を付けずに『顧客名＋部署名』とすることも可能です。この場合も、「顧客」と「顧客担当者」の機能を組み合わせて設定しますが、顧客担当者情報の「部署」は使用せず、氏名の「姓」欄に部署名を登録します。
- 会社名を登録するために「顧客」を登録します。詳しくは顧客登録のヘルプをご覧ください。
- 「顧客担当者」を登録します。顧客担当者編集画面の「姓」の部分に部署名を入れ、敬称を「御中」と設定します（このとき、姓名の「名」の入力欄は空欄にします）。顧客担当者の詳しい設定方法についてはヘルプをご覧ください。
- 『顧客名＋部署名』を表示したい案件の案件編集画面で、「顧客」と上記の2で登録した「顧客担当者」を指定します。
なお、「書類左上の宛名」には『顧客名＋部署名＋顧客担当者名』のケースと同様に、顧客と部署の両方に敬称が付き、窓付き封筒等の「送付先」には部署にのみ敬称が付きます。「書類左上の宛名」では部署にのみ敬称を付けるということはできませんので、あらかじめご了承ください。
＊「書類左上の宛名」では顧客名が上に大きく表示され、その下に部署名が小さく表示されます。
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