ヘルプ：電子帳簿保存法の対応状況を教えてください

boardヘルプセンター

電子帳簿保存法に基づく保管に関して、boardにおける対応状況は以下のとおりです。

＊電子帳簿保存法の解釈や具体的な運用については、最終的には税理士・会計士にご相談頂きますようお願い致します。

電子帳簿保存法に基づく保管の要件について

まずはじめに、電子帳簿保存法に基づく保管の要件について整理します。なお、ここでは「boardに関連する要件」のみを扱います。電子帳簿保存法のすべてを網羅しているわけではありませんのでご留意ください。

電子帳保存法に基づく保管の要件として、大きく「真実性の確保」と「可視性の確保」があります。

「真実性の確保」の要件を満たす手段としては3つ考えられます。3つすべてに対応する必要はなく、いずれかを行う必要があります。

認定タイムスタンプを付与して保管
登録・更新・削除のログが残るシステム、または削除ができないシステムで保管
社内で「事務処理規程」を作成し、それに基づいて運用

「可視性の確保」にはマニュアルの備え付け等の要件が含まれますが、ここではboardの機能に関連する「検索要件」についてのみ扱います。検索要件としては、以下の内容が定められています。

取引年月日・取引金額・取引先での検索ができること
日付又は金額の範囲指定により検索できること
二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること

電子帳簿保存法に基づいて保管するためには、検索要件を満たしつつ、「真実性の確保」の要件のうちいずれかの対応が必要になります。

対応状況

前述の各要件について、boardの対応状況は以下の通りです。

真実性の確保

認定タイムスタンプには対応していません。
自社発行の請求書・合計請求書・支払通知書は、登録・更新・削除のログが残ります。
boardのメール送信・郵送機能を使って書類を送付した場合、各履歴画面にPDFが保管され、これらは削除不可です。

検索要件

すべて書類において金額と日付での検索が可能ですので、検索要件を満たします。

以上のことから、以下のケースにおいて、電子帳簿保存法に基づく保管が可能です。

	自社発行書類				受領書類
「真実性の確保」の方式	請求書	合計請求書	支払通知書	その他	すべて
認定タイムスタンプによる方式	×	×	×	×	×
登録・更新・削除のログによる方式	○	○	○	×	×
削除不可の制限による方式＊board上からメール・郵送時	○	○	○	○	×
社内の事務処理規程による方式	○	○	○	○	×

請求書・合計請求書・支払通知書は、登録・更新・削除のログが残ることから、board単体で要件を満たします。
boardのメール・郵送機能を使って書類を送付している場合、削除不可であることから、すべての書類において、board単体で要件を満たします。
上記以外の場合、検索要件は満たしていますので、事務処理規程を用意しそれに基づく運用を行っている場合は、要件を満たします。

boardで対応できないこと

boardで対応できない主なケースは以下の通りです。

認定タイムスタンプを付与する方式での保管
受領請求書・領収書など支払側の受領書類の保管
外部ファイル保管機能を使った保管
その他、前述の「電子帳簿保存法に基づく保管が可能なケース」に当てはまらない場合

自社発行の請求書の保存要件を満たすための機能

以下、boardにおける電子帳簿保存法に基づく運用を行うにあたって関連する機能を紹介します。

請求に関する登録・変更・削除ログ

「請求・支払関連ログ」機能で、請求を起点に、その登録・更新・削除を追うことができます。詳しくはヘルプをご覧ください。

請求・支払関連ログ画面のスクリーンショット

日付・金額・顧客での検索

検索条件で各種項目を指定して検索できます。該当の検索条件が表示されていない場合は、下図の「検索項目を追加」リストから選択して検索条件欄に追加してください。（下図は金額の範囲での検索）

請求一覧のスクリーンショット。検索条件で「請求額・税抜」「請求額・税込」を指定できます。

詳しくは、ヘルプ「検索条件を自由に構成する」をご覧ください。

書類のダウンロード

書類編集画面からいつでも出力できます。また、board上からメール・郵送している場合は、その時点のPDFがメール送信履歴・郵送履歴に残っているので、そちらからも取得できます。

ファイル名で検索要件を満たして、board外のファイルサーバー・ストレージサービス等に保管

board以外で保管する方法として、ファイル名に検索要件を満たす情報を付与した上で、ファイルサーバーやストレージサービスで保管するという方法が考えられます。

このような運用が容易になるよう、boardからPDFファイルをダウンロードする際のファイル名に、金額・日付・取引先の情報を付与することが可能です。

詳しくは、ヘルプ「ファイル名設定」をご覧ください。ファイル名設定はいくつかの利用シーンに応じてファイル名の定義を設定できますが、一括ダウンロード時のファイル名は「複数案件同時ダウンロード時」です。

＊この方法は、別途タイムスタンプを付与しない限り、「事務処理規程」が必要になります。

外部ストレージサービス連携機能（予定）

＊当機能はまだリリースされていませんが、2023年内のリリースを予定しています。

外部ストレージサービス（Box・Dropbox・Googleドライブ）に書類PDFを連携し保管できる機能です。この際、前述のファイル名設定の設定内容が適用されますので、ファイル名で検索要件を満たすようにしつつ、書類PDFを自動的にストレージサービスに保管するということができます。

これにより、boardに依存せず、各ストレージサービスで保管するという場合にスムーズな運用が可能になります。

＊この方法は、別途タイムスタンプを付与しない限り、「事務処理規程」が必要になります。

よくあるご質問

見積書・発注書など請求書以外の書類の電子帳簿保存法に基づく保存には対応していますか

「登録・更新・削除のログ」が残るのは請求書・合計請求書・支払通知書であるため、他の書類の場合は、「board上からメール・郵送を行っていること（削除不可の履歴に書類PDFが残る）」もしくは「事務処理規程を用意する」のいずれかが必要です。

この2つのいずれかを行っている場合は、請求書・合計請求書・支払通知書以外の書類でも保管要件を満たすものと考えられます。

ファイル保管機能を使って、受領した請求書を電子帳簿保存法に基づく保存はできますか

ファイル保管機能では、案件や発注に紐付けてファイルをアップロードすることはできますが、これは電子帳簿保存法に対応した機能ではありません。そのため、受領した書類を、当機能にアップロードして電子帳簿保存法に基づく電子保存することはできないと考えられます。

電子帳簿保存法の「真実性の確保」の要件として登録・削除のログが必要になります。ファイル保管機能を使った登録・削除は「操作履歴」としては記録されますが、これは、以下の点で、電子帳簿保存法の要件を満たしていません。

ログの7年間の保存
請求・支払を起点に対象のログを検索できること

なお、自社発行の請求書については、上記要件に対応するための「請求・支払関連ログ」機能がありますが、ファイル保管機能については、現状では、「請求・支払関連ログ」の対象にはなっていません。

受領した請求書を、電子帳簿保存法に基づく保存に対応する予定はありますか

現時点では具体的な予定としてはありません。

複数の税理士と実運用を想定して必要性を検討しましたが、boardは、すべての支払いを管理するような性質のシステムではないことから、board上で管理できるのは、全支払いのうちの一部と考えられます。そのため、いずれにせよboard以外で支払い系の電子帳簿保存法対応は必要になると考えられることから、「自社発行の請求書」のみに限定することとしました。

なお、今後のご意見等を踏まえて見直す可能性はありますが、現時点では上記の通りとなります。