電子帳簿保存法の対応状況を教えてください

電子帳簿保存法に基づく保管に関して、boardにおける対応状況は以下のとおりです。

 

*電子帳簿保存法の解釈や具体的な運用については、最終的には税理士・会計士にご相談いただきますようお願いいたします。

 

電子帳簿保存法に基づく保管の要件について

まずはじめに、電子帳簿保存法に基づく保管の要件について整理します。なお、ここでは「boardに関連する要件」のみを扱います。電子帳簿保存法のすべてを網羅しているわけではありませんのでご留意ください。

電子帳保存法に基づく保管の要件として、大きく「真実性の確保」と「可視性の確保」があります。

「真実性の確保」の要件を満たす手段としては3つ考えられます。3つすべてに対応する必要はなく、いずれかを行う必要があります。

  • 認定タイムスタンプを付与して保管
  • 登録・更新・削除のログが残るシステム、または削除ができないシステムで保管
  • 社内で「事務処理規程」を作成し、それに基づいて運用

 

「可視性の確保」にはマニュアルの備え付け等の要件が含まれますが、ここではboardの機能に関連する「検索要件」についてのみ扱います。検索要件としては、以下の内容が定められています。

  • 取引年月日・取引金額・取引先での検索ができること
  • 日付又は金額の範囲指定により検索できること
  • 二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること

 

電子帳簿保存法に基づいて保管するためには、検索要件を満たしつつ、「真実性の確保」の要件のうちいずれかの対応が必要になります。

 

対応状況

前述の各要件について、boardの対応状況は以下の通りです。

真実性の確保

  • 認定タイムスタンプには対応していません。
  • 自社発行の請求書・合計請求書・支払通知書は、登録・更新・削除のログが残ります。
  • boardのメール送信・郵送機能を使って書類を送付した場合、各履歴画面にPDFが保管され、これらは削除不可です。

検索要件

すべての書類において金額と日付での検索が可能ですので、検索要件を満たします。

 

「検索要件」についてはすべての書類で対応していますので、「真実性の確保」の要件を満たす以下のケースの場合において、電子帳簿保存法に基づく保管が可能です。

  自社発行書類 受領書類
「真実性の確保」の方式 請求書 合計請求書 支払通知書 その他 すべて
認定タイムスタンプによる方式 × × × × ×
登録・更新・削除のログによる方式 × ×
削除不可の制限による方式
*board上からメール・郵送時
×
社内の事務処理規程による方式 ×
  • 請求書・合計請求書・支払通知書は、登録・更新・削除のログが残ることから、board単体で要件を満たします。
  • boardのメール・郵送機能を使って書類を送付している場合、各履歴画面にPDFが保管され、削除不可であることから、すべての書類において、board単体で要件を満たします。
  • 上記以外の場合、検索要件は満たしていますので、事務処理規程を用意しそれに基づく運用を行っている場合は、要件を満たします。

boardで対応できないこと

boardで対応できない主なケースは以下の通りです。

  • 認定タイムスタンプを付与する方式での保管
  • 受領請求書・領収書など支払側の受領書類の保管
  • 外部ファイル保管機能を使った保管
  • その他、前述の「電子帳簿保存法に基づく保管が可能なケース」に当てはまらない場合

 

自社発行の書類の保存要件を満たすための機能

以下、boardにおける電子帳簿保存法に基づく運用を行うにあたって関連する機能を紹介します。

 

請求に関する登録・変更・削除ログ

「請求・支払関連ログ」機能で、請求を起点に、その登録・更新・削除を追うことができます。詳しくはヘルプをご覧ください。

*ログの対象は「請求書・合計請求書・支払通知書」のみです。その他の書類ではログの記録に対応していません。

請求・支払関連ログ画面のスクリーンショット

 

日付・金額・顧客での検索

検索条件で各種項目を指定して検索できます。該当の検索条件が表示されていない場合は、下図の「検索項目を追加」リストから選択して検索条件欄に追加してください。(下図は金額の範囲での検索)

請求一覧のスクリーンショット。検索条件で「請求額・税抜」「請求額・税込」を指定できます。

詳しくは、ヘルプ「検索条件を自由に構成する」をご覧ください。

 

書類のダウンロード

書類編集画面からいつでも出力できます。また、board上からメール・郵送している場合は、その時点のPDFがメール送信履歴・郵送履歴に残っているので、そちらからも取得できます。

 

ファイル名で検索要件を満たして、board外のファイルサーバー・ストレージサービス等に保管

board以外で保管する方法として、ファイル名に検索要件を満たす情報を付与した上で、ファイルサーバーやストレージサービスで保管するという方法が考えられます。

このような運用が容易になるよう、boardからPDFファイルを一括ダウンロードする際のファイル名に、金額・日付・取引先の情報を付与することが可能です。

*なお、こちらの設定はあくまでも自社で書類を保管する用途のため、boardのメール送信機能を使って取引先宛に送付する書類のファイル名に金額等を含めることはできません。

詳しくは、ヘルプ「ファイル名設定」の「複数案件同時ダウンロード時」セクションをご覧ください。ファイル名設定はいくつかの利用シーンに応じてファイル名の定義を設定できますが、一括ダウンロード時の設定は「複数案件同時ダウンロード時」が該当します。

*この方法は、別途タイムスタンプを付与しない限り、「事務処理規程」が必要になります。

 

外部ストレージ連携機能

外部ストレージサービス(Box・Dropbox・Googleドライブ)に書類PDFを連携し保管できる機能です。この際、前述のファイル名設定の設定内容が適用されますので、ファイル名で検索要件を満たすようにしつつ、書類PDFを自動的にストレージサービスに保管するということができます。

これにより、boardに依存せず、各ストレージサービスで保管するという場合にスムーズな運用が可能になります。

*この方法は、別途タイムスタンプを付与しない限り、「事務処理規程」が必要になります。

 

よくあるご質問

見積書・発注書など請求書以外の書類の電子帳簿保存法に基づく保存には対応していますか

「登録・更新・削除のログ」が残るのは請求書・合計請求書・支払通知書であるため、他の書類の場合は、「board上からメール・郵送を行っていること(削除不可の履歴に書類PDFが残る)」もしくは「事務処理規程を用意する」のいずれかが必要です。

この2つのいずれかを行っている場合は、請求書・合計請求書・支払通知書以外の書類でも保管要件を満たすものと考えられます。

 

ファイル保管機能を使って、電子帳簿保存法に基づく保存はできますか

ファイル保管機能では、案件や発注に紐付けてファイルをアップロードすることはできますが、これは電子帳簿保存法に対応した機能ではありません。

電子帳簿保存法の要件としては、当ヘルプの冒頭にも記載の通り、「検索要件」がありますが、ファイル保管機能ではタイトル等で検索することができないため、board上で「検索要件」を満たすことはできません。

また、「真実性の確保」の要件についても、「認定タイムスタンプ」「登録・更新・削除のログ」「削除不可の制限」のいずれの方式にも対応していません。

以上のことから、「ファイル保管機能」のみを用いて電子帳簿保存法に基づく保存をするということはできませんので、ご了承ください。

受領した請求書を、電子帳簿保存法に基づく保存に対応する予定はありますか

現時点では具体的な予定としてはありません。

複数の税理士と実運用を想定して必要性を検討しましたが、boardは、すべての支払いを管理するような性質のシステムではないことから、board上で管理できるのは、全支払いのうちの一部と考えられます。そのため、いずれにせよboard以外で支払い系の電子帳簿保存法対応は必要になると考えられることから、「自社発行の請求書」のみに限定することとしました。

なお、今後のご意見等を踏まえて見直す可能性はありますが、現時点では上記の通りとなります。

自社で発行した請求書をファイル保管機能にアップロードする運用を想定しています

電子帳簿保存法では、PDFというかたちでの保存が必要なわけではありませんので、発行したPDFをファイル保管機能にアップロードする必要はないと考えられます。逆に、前述の通り、ファイル保管機能は電子帳簿保存法の要件を満たす機能ではありませんのでご注意ください。

税務署に確認をしたところ、自社発行の請求書の場合、書類編集画面上で請求内容を確認できれば良いとのことでしたので、

  • 請求一覧の検索条件を使って検索要件を満たす
  • 書類編集画面上で請求内容を確認できる(必要に応じてPDF出力できる)
  • 請求・支払関連ログで、請求起点で登録・更新・削除のログを確認できる
以上をもって、電子帳簿保存法に基づく保存が可能と考えられます。

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