発注管理と案件原価は、基本的には、支払状況の管理（支払済などのステータス管理）が必要かどうかで使い分けて頂く想定で作られています。
発注管理
発注先から請求書を受領して支払条件に応じて後日支払いを行うという場合、業務上、支払済みかどうかのステータス管理が必要になります。そのように「支払ったかどうか」を管理したい場合は発注管理をお使いください。
発注管理に登録していると、
- 支払済みかどうかのステータス管理ができるので、未払いが把握できる
- 支払一覧で今月分の支払の一覧を確認
- ダッシュボードに未払いが表示され、支払い忘れを把握できる
という使い方が可能です。
また、発注先情報の管理や、発注書・支払通知書といった書類の作成が必要な場合、会計システムへの連携が必要な場合にも、発注管理をお使いください。
案件原価
交通費・宿泊費など、現金やカードで支払いを行うような場合は、支払済みかどうかのステータス管理は必要ないかと思います。そのような場合は、発注管理ではなく案件原価に登録してください。
案件原価に登録していると
- 支払一覧やダッシュボードには表示されないため、「後日支払いしなければいけないもの」と分けて管理することができます
- ただし、案件に紐づく原価の合計には加算されるため、案件単位の損益管理には反映されます
また、ここに内部人件費を登録して、より厳密に損益管理を行っているケースもあるようです。
注意事項
案件原価は簡易的な原価登録を前提とした機能のため、「税抜・税込」の区別がなく、消費税額を別記できないという制限事項があります。そのため、案件一覧等で税抜・税込の表示を切り替えた場合でも、同じ金額が表示される仕組みです。税込と税抜のどちらで登録するかについては自社での運用に合わせてご検討ください。
また、各画面上での税抜・税込の金額を合わせたい場合には「案件に紐づく発注」として登録する方法もご検討ください。
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