郵送代行で送ったものが届かないので、調査してほしい(大幅な遅延・差出人に届く等を含む)

boardの郵送代行は、普通郵便の形式で行われるため、郵便局が提供するサービスの中に追跡・到着確認等は含まれていません。これにより、board側で郵便物の追跡を行うこともできませんので、あらかじめご了承ください。

この際、boardでは、郵便局への引渡しまでを業務範囲として、この中においては対象の書類が抜け漏れなく郵便局へ引き渡されるように、追跡・管理を行い、状況を記録しています。

 

郵送履歴画面でステータスをご確認ください

上メニューの「書類送付(メールアイコン)→郵送履歴」で、対象のステータスをご確認ください。

郵送ステータスが「郵便局引渡済」になっている場合は、郵便局への引き渡しが完了しています。これは郵便ポストへの投函が完了した状態と同様であり、それ以降は郵便局の業務範囲となります。

この際、郵送依頼を頂いた書類は、普通郵便として郵送されますので、郵便局が提供するサービスに追跡・到着確認等は含まれず、boardとしても配送状況等を調査することはできません。あらかじめご了承ください。

ステータスが「エラー」の場合は、その隣に表示されている赤の吹き出しアイコンにカーソルを合わせると、エラー内容をご確認頂けます。

 

郵便局引渡し前までのチェック

郵送代行では、「印刷・封入・封緘・郵便局への引き渡し」はアイシーエクスプレス社で行っており、全体としては下図の工程を経ています。

 

この際、アイシーエクスプレス社では、以下のようなフローで抜け漏れ防止の対策を行っています。

  • 印刷から封筒への封入・封緘までを機械化
  • 封入・封緘された後、封筒の宛先部分を機械で読み取り、boardから別途送信した発送リストと照合することで抜け漏れを検査し、これらの状況をログとして記録
  • 検査に合格したものを郵便局へ引き渡し
  • 郵便局へ引き渡しが終わったものをアイシーエクスプレスからboardへ報告。boardでは報告があったものを「郵便局引渡済」ステータスに変更

このように、board上で「郵便局引渡済」ステータスが表示されているものについては、最大限の追跡・検査・記録が行われているため、この時点までの工程は正常に完了したものとお考えください。

 

郵便事故のケースについて

前述の通り、board側で管理可能な範囲では、機械的に追跡・検査した上で郵便局へ引き渡されているため、もし郵便物が届かない等の問題が生じた場合は、郵便局による郵便事故が生じている可能性があります。

郵便物が届かない

郵便事故の可能性があります。普通郵便は追跡不可のため、お手数ですが、再送頂きますようお願い致します。

なお、過去にお問い合わせを頂いたケースでは、書類がロゴ等の入っていない白い封筒で届くことから、受け取った側がDM等と間違えて破棄していたケースがありました。もし同一の宛先に対して、複数回届かない事態が生じた場合は、そのような状況も考えられます。

また、念のため、宛先の郵便番号・住所・宛名が間違っていないかご確認ください。宛先不明で還付された場合のフローは、郵送代行のヘルプにある「郵便物の還付先(宛先不明時の戻り先)」をご覧ください。

大幅に遅延して届いた

このケースも実際に何度か生じたため、発送元の大森郵便局に調査および説明を依頼し、以下の回答を受けました。

  • 郵便物は、「発送元の局」「中継する局」「最終的に配達する局」のそれぞれにおいて、機械で宛先を読み取り、仕分けを行います。
  • 機械で文字を読み取る際、誤認識をゼロにすることはできず、誤った局へ送られてしまうことがあります。
  • その場合、誤りに気づいた時点で差し戻されます。

上記のやり取りが発送元の局と中継局との間で繰り返されることがあり、そのような場合には大幅に遅延することがあるとのことです。

差出人の方に届いた

配送ミスのため、お手数ですが、最寄りの郵便局にお持ち頂き、「誤って差出人の方に届いた」とお伝えください。

なお、すでに郵送された封筒には、見えないインクで仕分け用の印字がされているため、そのままポストに投函しても再度同じところに届いてしまうとのことです。そのため、ポストへの投函ではなく、窓口へお届けください。

 

郵便事故防止のための取り組み

boardでは、郵便事故の防止・低減のために、郵便局と協議して、以下のような対策に取り組んでいます。

宛先の表示内容の調整

郵便局における機械の読み取り精度を向上させるため、郵便局からヒアリングを行い、読み取り精度がより高まると考えられる表示への変更を行いました。

カスタマーバーコード

宛先の住所情報をもとに、郵便局によって仕様が定義されている「カスタマーバーコード」を印字するようにしました。これにより、郵便局で仕分けを行う際、宛名(文字情報)を読み取る場合に比べて精度が高くなり、誤配送・遅延の可能性が低減されます。

*2018年1月21日分より導入済み

封筒レイアウトの変更

郵便事故をさらに減らすために、郵便局と協議を行い、郵便局から提示された「2つ窓封筒」のレイアウトのガイドラインに沿って封筒を変更し、2020年1月19日からこの適用を開始致しました。

これにより、「誤って差出人に届いてしまう」という郵便事故の低減が期待できます。

 

お客様が行える対策について

boardのお客様が行える対策について、郵便局に確認したところ、郵便番号の間違いや住所表記が正式なものでない場合には、郵便事故や遅延の可能性が高くなるとのことでした。もし思い当たる状況がある場合、念のためにご確認ください。

 

よくあるご質問

これまで何度郵送しても届いていた住所なのに、今回は届いていません

郵便全体の仕組みの中には、今も人が介在する工程が多いため、同一の住所であっても配送ミスは起こりえます。

住所が以前と同様に正しい場合でも、到着していなければ郵便事故の可能性があるため、郵便局にお問い合わせください。

board側の発送業務が遅れるということはありませんか

郵送代行のスケジュールは、「営業日19時締め翌営業日に郵便局引き渡し」に設定されており、万一郵便局への引き渡しが遅れた場合は、アイシーエクスプレス社から弊社に連絡があり、公表することになっています。

その上で、これまでのところは、郵便局への引き渡しに遅延が発生したことはございません。



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