書類が未承認の場合、PDF出力を不可にすることはできませんが、メール・郵送による送付をできないように設定することは可能です。
PDF出力できないように制御することについて
未承認の書類では、社印が表示されない状態になりますが、PDFの出力を制限することはできません。
*未承認の書類で社印が表示されないのは、「捺印権限」を持たないユーザーがPDF出力した場合です。「捺印権限」を有しているユーザーは、未承認の書類でも社印付きで出力することができます。
この仕様の背景
書類編集画面での見え方とPDFの出力結果は、レイアウトやデザイン等の見栄えが異なるため、PDFを出力できない状態では最終的な書類の見栄えを確認することができません。
そのため、もしPDFを出力できないように制限した場合、見栄えの確認や修正を承認後に行う必要があり、修正の内容によっては、再度の申請が必要になる可能性があります。そのため、boardでは承認前でも「社印を表示しない状態」でPDFを出力できるようになっています。
PDFの出力が可能である以上、board内のメール送信機能等を制限しても、board以外の環境から書類PDFを送ることは可能なため、メール・郵送代行・電子契約サービス連携機能においても、デフォルトでは未承認の書類を送付できる設定になっています。
未承認の書類をメール・郵送できないように設定する方法
一方で、意図せず未承認の書類を送付してしまうケースを低減するための対策として、「未承認の書類をメール・郵送代行等で送付不可にする」という設定を行うことは可能です。
この場合は、上メニューの「設定→機能表示設定」画面で「その他→未承認時の送付制限」をONにして設定を保存してください。
注意事項
この機能は、業務上のセーフガード(リスクを低減する取り組み)という位置づけであり、未承認の書類でもPDF出力は可能です。
また、捺印権限を有しているユーザーは、未承認の書類でも社印付きで送付される仕組みのため、当機能の制限は受けません。
未承認の書類に対するDRAFT表示
上記のとおり、未承認の書類に対してメールや郵送等を制限することはできますが、PDF出力した書類をboard以外の環境から送付することは可能です。そのため、「未承認のまま出力された書類PDFを、board外から送付されるのを防ぎたい」というニーズへの対応として、「未承認時DRAFT表示」という機能を用意しています。
当機能を有効にすると、捺印権限を持たないユーザーが未承認の書類をPDF出力・メール・郵送した際、書類に「DRAFT」という表示が入ります。これにより、それが正式な書類でないことを明確に示すことができます。
詳しくは、ヘルプ「未承認書類へのDRAFT表示」をご覧ください。