一括請求・分割請求においては、請求日は必ず入力する必要があり、未入力や「未定」といった登録の仕方はできません。請求日が確定していない、または未定の場合は、おおよその目安や目標とする日付をご入力ください。
案件登録に際して請求日が必須になっているのは、boardの設計思想や他の機能との関連によるものですので、以下、その理由とよくあるご質問を紹介いたします。
請求漏れ防止のための仕組み
請求漏れ防止のための仕組みとして、最初の案件登録の段階で請求日を登録するようになっています。
案件登録時に請求に関する情報を入力しない場合、別途、「請求日を入れる」「請求書を作成する」といった案件登録とは分離した行動が必要になります。これを忘れてしまった場合、請求漏れに繋がってしまいます。
しかし、見積書作成にあたっては必ず案件登録しますので、この段階で請求に関する情報を登録しておくことで、案件登録とセットでの行動となり、請求に関する情報の入力漏れがなくなります。
もちろん、見積もり段階では確定していない場合やその後変更になる場合はありますので、その場合は、随時請求日を変更してください。
仮の情報であっても請求情報が登録されていれば、対象の月の請求予定として表示されます。しかし、登録されていない場合は、登録忘れによる請求漏れに気づく仕組みがなくなってしまいます。そのため、請求漏れを「仕組みで防ぐ」ために、このように「登録されていること」を優先する設計思想となっています。
売上見込みのための仕組み
boardの売上集計の各機能は、主に見込みの把握を主目的に置いています。しかし、請求日を請求段階や請求日が確定した段階で入力する仕組みだと、早い段階での見込みの把握ができません。
請求日が確定していない場合、「未定」「未入力」とするとその情報を活かすことができなくなりますが、仮や目標とする日付を入力しておくことで、確度が低い営業中の案件においても、おおよその売上見込みや規模感を把握できるようになります。
boardは、「見積書や請求書などを作成するためだけのシステム」ではなく、それらをもとに「売上の見込みを把握する」というところまで、一気通貫で管理できるようにすることを目的としていますので、このような設計になっています。
よくあるご質問
請求日がまったく未定の概算見積もりの場合はどうすれば良いですか。
御社の運用次第となりますが、まずは「このくらいまでには請求できるように進めたい」という目標の日付を入力するのはいかがでしょうか。
その後、営業の段階が進むにつれて、より精度の高い日付に変更していくと、請求・売上の見込みを把握しやすくなるかと思います。
なお、未定のものは「ずっと先の日付（例：2050年12月31日）を入力して、確定したら実際に日付に変更する」といった運用をされているケースがあるようですが、これはあまりお勧めいたしません。今後、消費税率が変更になるような場合、その日付以降の税率が変わります。前回、8%から10%に変わった際に、このような運用をされていた方は、税率の変更の手間が発生してしまっていましたのでご留意ください。
見積中の案件が請求一覧に出てきてしまいませんか。
請求一覧では、デフォルトの検索条件として、受注ステータスが「受注済・受注確定」が入っており、受注しているものだけが表示されるようになっています。
検索条件ですので、表示対象のステータスを変更することはできますが、明示的に見積中を含めた検索をしない限りは、受注済・受注確定のものだけが請求一覧には表示されますので、通常運用においては問題にはならないかと思います。
請求日が変わった場合はどうすれば良いですか。
案件一覧の「編集」ボタンから「請求（予定）日」を変更してください。
請求日を先に入力するのが今までの業務と異なり馴染めません。
これまで請求日を先に入れる運用をしてきていないケースがあることは理解しております。しかし、前述の通り、請求漏れを防止するという観点で考えた場合、この仕組みの方が合理的で安全と考え、このような設計になっております。
これはboardの基本的な設計思想となり、請求日を入力せず登録できるようにするということはできませんので、上記の設計意図をご確認の上、運用方法をご検討ください。
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