このヘルプでは、発注・支払データと書類の関係について説明します。
発注管理は書類に依存しない仕組み
boardの発注管理は、基本的には案件管理と同様の仕組みになっていますが、両者は「書類の位置づけ」が大きく異なります。
案件の方では、「請求データ」に対応する「請求書」が必ず存在するため、それらの区別はなく、画面上では同じものとして扱われます。
一方、発注の方では、発注書・支払通知書などの書類を使用しないケースも多くあることから、それらの書類を作成せずに、「発注・支払のデータ」のみを登録できるようになっています。
「発注・支払のデータ」とは、発注編集画面で直接金額を入力する部分のことです。一覧画面や集計機能で使われる「発注額」「支払額」などの金額は、ここで登録することができます。
このように、発注管理においては、「書類の位置づけ」は補助的なものであり、案件管理における「請求書」のように必須のものではありません。これにより、もし「発注・支払データ」と各書類の金額が異なっている場合は、「発注・支払データ」の方が正となります。
支払データと書類の関係
支払データとは、支払一覧に表示されているデータです。発注や各書類との関係は、支払タイミング（一括支払・定期支払・分割支払）に応じて、下図のようになります。
支払一覧に表示されている支払データは、役割としては「支払通知書」と対になっていますが、画面上では支払通知書から切り離されて存在しています。これにより、もし支払通知書を使用しない場合は、「支払データ」のみを登録・更新できるようになっています。
支払データを管理する
支払データの管理方法は、「支払通知書」の利用有無によって変わります。
＜支払通知書を使用しない場合＞
支払通知書は無視して、発注編集画面にある金額入力欄をご利用ください。
＜支払通知書を使用する場合＞
支払通知書を更新すると、その合計金額が、対応する支払データに反映されるようになっています。そのため、支払通知書を使用する場合は、発注編集画面にある金額入力欄も同時に入力・更新する必要はなく、支払通知書のみを更新すれば登録が完了します。