ロック機能〜データを変更・削除できないようにする

この機能を利用可能なユーザ権限
マスタアカウント 管理者 責任者 リーダー 担当者 カスタム権限
後述の「ロック権限」の設定次第

 

ロック機能を使うと、データの編集・削除をできないようにロックすることができます。

すでに完了した案件や、発行済の書類をロックしておくと、誤った変更・削除を防ぐことができます。

 

*ステータスと連動して自動的にロックする機能については自動ロック設定のヘルプをご覧ください。なお、自動ロック機能は、当ヘルプのロック機能を自動化するためのものですので、まずは当ヘルプでロック機能の仕様をご確認の上、自動ロック設定のヘルプをご覧頂くとスムーズです。

 

ロックすることができるデータ

データの内容によって、ロックしたいタイミングが異なることが多いため、以下のように細かい単位でロックできるようになっています。

<案件管理>
・案件情報
・案件内の各書類(見積書・発注書・納品書・請求書・領収書)
・合計請求書

<発注管理>
・発注情報
・発注書

 

上記の「案件情報」「発注情報」とは、案件名や顧客のような案件編集・発注編集の画面で変更可能な要素を指します。書類を含む案件・発注全体のことではありません。

たとえば、案件情報をロックした状態を図に示すと、以下のようになります。

この場合、案件編集画面での変更はできなくなりますが、書類編集画面における各書類の変更は可能です。

 

書類のロックは、書類ごとに設定できます。たとえば、定期請求・分割請求の場合は、以下のように1案件に複数の請求書が存在します。

この場合、ある月の請求書だけをロックすると、ロックされた月の請求書は変更できなくなりますが、同じ案件の他の月の請求書や、他の書類は変更可能です。

 

ロックに関する権限

ロックに関する権限には、「ロック権限」と「ロック時ステータス変更権限」があります。

<ロック権限>
ロック及びロックの解除を行うことができます。

<ロック時ステータス変更権限>
ロックされているデータのステータス(請求ステータス・支払ステータスなど)を変更できます。

たとえば、請求書を発行したタイミングでロックする運用の場合、入金確認をして「入金済」ステータスに変更する業務を行うユーザだけに「ロック時ステータス変更権限」を付与することで、対象の請求書のロックをわざわざ解除しなくても、ステータス変更のみ行えるようになります。

 

上記の権限は、上メニューの「組織設定→ユーザ管理」で、ユーザごとにON/OFFを設定できます。

この際、ユーザ編集画面でロック関連の設定を行うためには、以下のいずれかの権限を有している必要があります。
・マスタアカウント
・ロック権限を持っている管理者権限
・ロック権限を持っていて、かつユーザ管理画面へのアクセス権を持つカスタム権限

たとえば、ユーザ管理画面を操作できるユーザであっても、自身がロック権限を有していない場合は、ユーザ管理画面上にはロック権限に関する設定項目が表示されません。この仕組みにより、ロック権限を持たないユーザが無断で自身のロック権限を有効にしたり、他のユーザにロック権限を付与したりしてしまうことを防止しています。

 

ロック・ロック解除

ロック・ロック解除は、以下の画面から行うことができます。

画面 ロック対象
案件一覧 「案件情報のみ」「案件情報と案件内の全書類」を選択可能
案件編集画面 案件情報
請求一覧 請求書
合計請求書一覧 合計請求書
各書類画面 表示中の書類
発注編集画面 発注情報
発注一覧 「発注情報のみ」「発注情報と発注内の全書類」を選択可能
支払一覧 支払情報

 

ロック・ロック解除は、各画面の以下のボタンから変更できます。

<一覧画面>

一覧画面では、下図の赤枠の位置にボタンがあります。他の操作同様、対象を選択して、複数同時にロック・ロック解除を変更できます。

 

<編集画面>

案件編集・発注編集画面では、下図の位置にボタンがあり、ここからロック・ロック解除を変更できます。

*ロックされていない状態

 

*ロックされている状態

 

<書類画面>

書類画面では、下図の位置にボタンがあり、ここからロック・ロック解除を変更できます。

*ロックされていない状態

 

*ロックされている状態

 

ロックされたデータを含めて一覧画面から一括操作された場合

boardでは、案件一覧・発注一覧などの一覧画面から、ステータスの変更・削除を一括で行うことができます。

ただしこの時に、ロックされているデータが含まれている場合は、自動的にスキップされて、ステータスの変更・削除ができないようになっています。

もし案件情報や発注情報、または各書類のうち1つでもロックされている場合は、削除できないようになっていますので、削除したい場合には、対象のロックを解除してください。

 

自動契約更新とロック

自動契約更新をONにした案件・発注をロックした場合でも、自動更新は通常どおり実行されます。

ロック機能は、画面操作による変更ができなくなる機能としてお考えください。



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