ロック機能〜データを変更・削除できないようにする

ロック機能を使うと、データの編集・削除をできないようにロックすることができます。すでに完了した案件や、発行済の書類をロックしておくと、誤った変更・削除を防ぐことができます。

＊ステータスと連動して自動的にロックする機能については自動ロック設定のヘルプをご覧ください。なお、自動ロック機能は、当ヘルプのロック機能を自動化するためのものですので、まずは当ヘルプでロック機能の仕様をご確認の上、自動ロック設定のヘルプをご覧いただくとスムーズです。

ロック機能の目的と役割

ロック機能は、画面上の誤変更や誤削除を防ぐための機能です。対象の案件情報や書類の内容などを固定化するための機能（スナップショット）ではありませんので、ご注意ください。

たとえば、請求書をロックした後に請求書の明細や備考を変更することはできませんが、案件名などの案件情報や書類詳細設定などのアカウント全体の共通情報は変更できます。請求書をロックした後にそれらが変更された場合、その変更は書類編集画面やそこから出力された請求書のPDFに反映されます。

書類編集画面やそこから出力される書類PDF（PDF出力・メール・郵送）は、「その時点の登録データおよび設定に基づいて表示・出力されたもの」であり、ある特定の時点のデータや設定を維持しておくことはできません。

一方、メール送信履歴・郵送履歴画面上から出力できる書類PDFは、「実際に発行したもの（発行時点でのスナップショット）」になりますので、過去の特定の時点で発行したPDFを閲覧・取得したい場合は、メール送信履歴・郵送履歴をご利用ください。

ロックすることができるデータ

データの内容によって、ロックしたいタイミングが異なることが多いため、以下のように細かい単位でロックできるようになっています。

＜案件管理＞

• 案件情報
• 案件内の各書類（見積書・発注書・納品書・請求書・領収書）
• 合計請求書

＜発注管理＞

• 発注情報
• 発注内の各書類（見積依頼書・発注書・検収書・支払通知書）

上記の「案件情報」「発注情報」とは、案件名や顧客のような案件編集・発注編集の画面で変更可能な要素を指します。書類を含む案件・発注全体のことではありません。

たとえば、案件情報をロックした状態を図に示すと、以下のようになります。

この場合、案件編集画面での変更はできなくなりますが、書類編集画面における各書類の変更は可能です。

書類のロックは、書類ごとに設定できます。たとえば、定期請求・分割請求の場合は、以下のように1案件に複数の請求書が存在します。

この場合、ある月の請求書だけをロックすると、ロックされた月の請求書は変更できなくなりますが、同じ案件の他の月の請求書や、他の書類は変更可能です。

ロックに関する権限

ロックに関する権限には、「ロック権限」と「ロック時ステータス変更権限」があります。

＜ロック権限＞

ロック及びロックの解除を行うことができます。

＜ロック時ステータス変更権限＞

ロックされているデータのステータス（進捗状況、受注ステータス、請求ステータス、発注ステータス、支払ステータス、源泉徴収ステータス）を変更できます。

たとえば、請求書を発行したタイミングでロックする運用の場合、入金確認をして「入金済」ステータスに変更する業務を行うユーザーだけに「ロック時ステータス変更権限」を付与することで、対象の請求書のロックをわざわざ解除しなくても、ステータス変更のみ行えるようになります。

上記の権限は、上メニューの「組織設定→ユーザー管理」で、ユーザーごとにON/OFFを設定できます。

この際、ユーザー編集画面でロック関連の設定を行うためには、以下のいずれかの権限を有している必要があります。

• マスターアカウント
• ロック権限（ロック時ステータス変更権限）を持っている管理者権限
• ロック権限（ロック時ステータス変更権限）を持っていて、かつユーザー管理画面へのアクセス権を持つカスタム権限

マスターアカウント以外のユーザーが「ロック権限」「ロック時ステータス変更権限」を設定する場合、対象となる権限を持つ必要があります。たとえば、「ロック権限」がONのユーザーでも、「ロック時ステータス変更権限」がOFFであれば「ロック時ステータス変更権限」の設定はできません。

また、ユーザー管理画面を操作できるユーザーであっても、自身がロック権限等を有していない場合は、ユーザー管理画面上にはロック権限に関する設定項目が表示されません。この仕組みにより、ロック権限を持たないユーザーが無断で自身のロック権限を有効にしたり、他のユーザーにロック権限を付与したりしてしまうことを防止しています。

ロック・ロック解除

ロック・ロック解除は、以下の画面から行うことができます。

ロック・ロック解除は、各画面の以下のボタンから変更できます。

＜一覧画面＞

一覧画面では、下図の赤枠の位置にボタンがあります。他の操作同様、対象を選択して、複数同時にロック・ロック解除を変更できます。

＜編集画面＞

案件編集・発注編集画面では、下図の位置にボタンがあり、ここからロック・ロック解除を変更できます。

＊ロックされていない状態

＊ロックされている状態

＜書類画面＞

書類画面では、下図の位置にボタンがあり、ここからロック・ロック解除を変更できます。

＊ロックされていない状態

＊ロックされている状態

ロックされたデータを含めて一覧画面から一括操作された場合

boardでは、案件一覧・発注一覧などの一覧画面から、ステータスの変更・削除を一括で行うことができます。

ただしこの時に、ロックされているデータが含まれている場合は、自動的にスキップされて、ステータスの変更・削除ができないようになっています。

もし案件情報や発注情報、または各書類のうち1つでもロックされている場合は、削除できないようになっていますので、削除したい場合には、対象のロックを解除してください。

自動契約更新とロック

自動契約更新をONにした案件・発注をロックした場合でも、自動更新は通常どおり実行されます。ロック機能は、画面操作による変更ができなくなる機能としてお考えください。

メール送信機能とロック

メール送信機能では、メール送信の際に自動的に請求ステータスや発注ステータスを変更する機能がありますが、ロックされている書類についても自動的なステータス変更の対象になります。これらのステータスは、書類の二重送付を防ぐ役割でも使われることから、書類の送付状況管理の役割を優先し、このような仕様になっています。詳細は、メール送信機能のヘルプの「メール送信時のステータス自動変更」セクションを参照してください。

ロック機能の活用例

ロック機能の活用例はヘルプ「ロック機能・自動ロック機能の活用例〜意図せず書類や案件情報を編集・削除してしまうことを防ぐ〜」をご参照ください。