ロック機能〜データを変更・削除できないようにする

この機能を利用可能なユーザ権限
マスタアカウント 管理者 責任者 リーダー 担当者 カスタム権限
後述の「ロック権限」の設定次第

 

ロック機能を使うと、データを編集・削除できないようにロックすることができます。

すでに完了した案件や、発行済の書類をロックしておくと、誤った変更・削除を防ぐことができます。

 

ロックすることができるデータ

データの内容によって、ロックしたいタイミングが異なることが多いため、以下のように細かい単位でロックできるようになっています。

<案件管理>
・案件情報
・案件内の各書類(見積書・発注書・納品書・請求書・領収書)
・合計請求書

<発注管理>
・発注情報
・発注書

 

上記の「案件情報」「発注情報」とは、案件名や顧客のような案件編集・発注編集の画面で変更可能な要素を指します。書類を含む案件・発注全体のことではありません。

たとえば、案件情報をロックした状態を図に示すと、以下のようになります。

この場合、案件編集画面での変更はできなくなりますが、書類編集画面における各書類の変更は可能です。

 

書類のロックは、書類ごとに設定できます。たとえば、定期請求・分割請求の場合は、以下のように1案件に複数の請求書が存在します。

この場合、ある月の請求書だけをロックすると、ロックされた月の請求書は変更できなくなりますが、同じ案件の他の月の請求書や、他の書類は変更可能です。

 

ロックに関する権限

ロックに関わる権限には、「ロック権限」と「ロック時ステータス変更権限」があります。
これらの権限は、「組織設定→ユーザ管理」から各ユーザに設定できます。

<ロック権限>
ロック及びロックの解除を行うことができます。

<ロック時ステータス変更権限>
ロックされているデータのステータス(請求ステータス・支払ステータスなど)を変更できます。

 

たとえば、請求書を発行したタイミングでロックする運用の場合、入金確認をして「入金済」ステータスに変更する業務を行うユーザだけに「ロック時ステータス変更権限」を付与することで、対象の請求書のロックをわざわざ解除しなくても、ステータス変更のみ行えるようになります。

 

ロック・ロック解除

ロック・ロック解除は、以下の画面から行うことができます。

画面 ロック対象
案件一覧 「案件情報のみ」「案件情報と案件内の全書類」を選択可能
案件編集画面 案件情報
請求一覧 請求書
合計請求書一覧 合計請求書
各書類画面 表示中の書類
発注編集画面 発注情報
発注一覧 「発注情報のみ」「発注情報と発注内の全書類」を選択可能
支払一覧 支払情報

 

ロック・ロック解除は、各画面の以下のボタンから変更できます。

<一覧画面>

一覧画面では、下図の赤枠の位置にボタンがあります。他の操作同様、対象を選択して、複数同時にロック・ロック解除を変更できます。

 

<編集画面>

案件編集・発注編集画面では、下図の位置にボタンがあり、ここからロック・ロック解除を変更できます。

*ロックされていない状態

 

*ロックされている状態

 

<書類画面>

書類画面では、下図の位置にボタンがあり、ここからロック・ロック解除を変更できます。

*ロックされていない状態

 

*ロックされている状態

 

ロックされたデータを含めて一覧画面から一括操作された場合

boardでは、案件一覧・発注一覧などの一覧画面から、ステータスの変更・削除を一括で行うことができます。

ただしこの時に、ロックされているデータが含まれている場合は、自動的にスキップされて、ステータスの変更・削除ができないようになっています。

もし案件情報や発注情報、または各書類のうち1つでもロックされている場合は、削除できないようになっていますので、削除したい場合には、対象のロックを解除してください。

 

自動契約更新とロック

自動契約更新をONにした案件・発注をロックした場合でも、自動更新は通常どおり実行されます。

ロック機能は、画面操作による変更ができなくなる機能としてお考えください。



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