HubSpot連携機能を使うと、boardの案件・顧客・顧客担当者と、HubSpotの取引・会社・コンタクトを相互に連携できます。
当ヘルプ（概要編）では、HubSpot連携機能の基本的な仕組みや使い方、操作の流れについて説明します。各機能の詳細については「HubSpot連携（設定編）」「HubSpot連携（業務編）」のヘルプをご覧ください。
HubSpot連携の概要
HubSpot連携機能は、HubSpotでリード管理から営業管理を行い、boardで見積書の作成以降を行うという役割分担を想定した機能になっています。
当機能では、主に以下のようなことが可能です。
- HubSpotで登録した取引をboardの案件に連携
- 連携済みの取引と案件の相互の同期（関連性の高い一部の項目が対象）
- boardの顧客とHubSpotの会社・コンタクトの相互の同期
- boardの顧客担当者とHubSpotのコンタクトの相互の同期
- boardで見積書等を発行したタイミングで（メール送信・郵送などを行った時点で）、HubSpotのアクティビティーに登録
- HubSpotの取引画面の右カラムにboard連携情報を表示（CRMカード）
以下、連携設定が有効になっている状態での相互連携の基本的な流れです。連携設定の詳細は「HubSpot連携（設定編）」、各機能の詳細は「HubSpot連携（業務編）」をご覧ください。
【HubSpot】取引登録
まずはHubSpotの「セールス→取引」で取引を作成します。
この際、「取引ステージ」が連携有無に関わってきます。
board側に「HubSpot用受注ステータスマッピング定義」という設定があり、ここでHubSpotのステージとboardの受注ステータスをマッピングしますが、このマッピング定義に存在するステージの場合のみ連携されます。
そのため、新規取引登録時に、マッピング定義が存在するステージを選択している場合は取引登録時点で連携されますが、マッピング定義が存在しないステージで登録した場合はこの時点では連携されません。
取引登録時点で連携されなかった場合は、その後に取引のステージを変更し、マッピング定義に存在するステージになったタイミングで連携されます。
【board】HubSpotから連携された取引情報を扱う
HubSpotから連携された情報は、直接案件に登録されるのではなく、一度「下書き案件」として登録されます。HubSpotとboardでは、その役割・目的の違いから所有している情報が異なり、HubSpot上の情報だけではboardの案件登録に必要な情報をすべて埋めることはできないため、このような仕組みになっています。
ダッシュボード上の表示
HubSpotから連携された下書き案件があると、ダッシュボードに以下のように表示されますので、「下書き案件一覧へ」リンクから移動してください。
下書き案件一覧
下書き案件一覧では、下図のようにHubSpotから連携された取引が表示されています。案件として登録したい取引の「案件登録へ」ボタンを押してください。
下書き案件から案件登録
「HubSpot連携用下書き案件から案件登録」画面では、顧客・顧客担当者をどのように扱うかを指定します。
新規の顧客であれば、『HubSpotの「会社」から新規登録』ボタンを押すと、HubSpot側の会社情報を引き継いで新規顧客を登録できるようになっています。また、すでに連携済みの顧客であれば自動的に選択されます。
案件登録
下書き案件から案件登録画面へ移動すると、下図のように、HubSpotから引き継げる項目は自動的にセットされた状態で新規案件の登録画面が表示されます。この時点ではまだ案件登録は完了していませんので、その他の必須項目等を入力して保存してください。
見積書編集画面
案件登録が完了すると見積書の編集画面に移動しますが、HubSpotの取引に「商品項目」が登録されている場合は、見積書編集画面に移動した際に、その内容が自動でセットされます。この段階ではまだ明細の内容は保存されていませんので、必要に応じて編集してから保存してください。
以上が、HubSpotの取引からboardの案件を登録するまでの基本的な流れです。
【HubSpot】連携済みの取引画面での表示
書類の発行アクティビティー
作成した見積書などの各種書類を、board上からメール・郵送等で発送すると、自動的にHubSpotのアクティビティーに登録され、HubSpot側で書類の発行状況を確認できます。
連携状況の確認
HubSpotの取引画面右下に「board連携」というセクションが追加され、そこでboardとの連携情報を確認できます。また、そこからboardの案件や見積書の画面に移動できます。
HubSpotとboardの相互連携
HubSpotから連携された情報を元にboardで登録された案件・顧客・顧客担当者は、HubSpotと相互に連動するようになっています。たとえば、以下のように連動します。
- HubSpotのステージを変更したら、boardの受注ステータスに反映
- boardの受注ステータスを変更したら、HubSpotのステージに反映
- boardで見積書を更新したら、その金額をHubSpotの取引金額に反映
- HubSpotで会社情報（会社名・住所・電話番号など）を更新したら、boardの顧客に反映（その逆も同様）
- HubSpotでコンタクト情報（氏名・emailなど）を更新したら、boardの顧客担当者に反映（その逆も同様）
以上が、HubSpot連携機能の概要です。その他の細かい仕様や設定は、「HubSpot連携（設定編）」「HubSpot連携（業務編）」のヘルプをご覧ください。
当連携機能以外のHubSpot運用に関するサポート・支援について
boardの「お問い合わせ窓口」では、boardが提供する「HubSpot連携機能」に関するお問い合わせには対応しておりますが、HubSpot自体の使い方や効果的な運用方法等については対応することができません。
HubSpotの運用や使い方等について支援が必要な場合、HubSpotのサポートをご利用いただく他、以下の方法が考えられます。
＊以下はboardが提供・関与しているものではなく、参考情報としてご案内するものです。これらの内容についてご不明な点がありましたら、それぞれのリンク先へお問い合わせください。
HubSpotのトップパートナーに相談（有償）
boardのHubSpot連携機能は、HubSpotのダイヤモンドパートナーである株式会社100様からアドバイスをいただきながら開発いたしました。
HubSpotの利用方法やカスタマイズ・board以外のサービスとの連携・担当者代行など、有償での支援をご希望の場合は、同社へご相談ください。なお、株式会社100様は長年のboardユーザーでもありますので、その点も踏まえてご相談に乗っていただけるかと思います。
＊board経由での紹介等はとくに行っておりませんので、直接お問い合わせください。
書籍やEブックの活用
株式会社100様はEブック（無料）や書籍（有料）も提供しています。学習のお供にご活用ください。
HubSpotのユーザーグループ
HubSpotのユーザーコミュニティー「Japan HubSpot User Group（Japan HUG）」では、ミートアップ等で様々な知見を深めることができます。
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