書類を作成する際に、同じ内容の明細を登録することが多い場合は、「書類テンプレート」機能や「品目管理」機能をご利用いただけます。
本記事では、その違いや使い分けについて解説します。
各機能の特徴
書類テンプレート
書類テンプレート機能は、見積書や請求書など、書類単位でよく使う「明細」と「備考」をあらかじめ登録しておける機能です。
登録した内容は、書類編集画面の上部にある「テンプレートを選択」項目で選択して、明細・備考に反映することができます。
この際、「備考」のみを登録して反映することはできますが、テンプレート内の一部の明細のみを反映することはできません。
参考：書類テンプレート
品目管理
品目管理機能は、明細行の各項目（摘要・数量・単価など）に入力する内容をあらかじめ登録しておける機能です。
登録した内容は、書類編集画面の明細の記入時に、摘要欄で「品目名」を入力することで呼び出して反映することができます。
一方で、明細単位の情報を扱うため、複数の行をまとめて登録・反映することはできません。
参考：品目管理
使い分けの基準
「書類テンプレート」と「品目管理」は、以下の観点で使い分けることができます。
- 取引の内容がある程度決まっていて、書類全体または複数の明細行をまとめてパターン化したい場合や、備考欄に定型の文言を入れたい場合などは、「書類テンプレート」機能を使用する
- 商品やサービスのリストがある程度決まっていて、明細の1行単位で、摘要・数量・単価等の組み合わせをまとめてパターン化したい場合は、「品目管理」機能を使用する
なお、「書類テンプレート」と「品目管理」はいずれも入力補助を目的とする機能のため、書類編集画面に反映した時点では、まだ内容は保存されていません。反映後に編集することも可能なため、必要に応じて内容を調整の上、保存してください。
その他の類似機能との違い
本記事では、利用シーンがとくに近い「書類テンプレート」と「品目管理」機能について紹介しましたが、その他の類似機能として、「案件・発注コピー」や「案件・発注テンプレート」機能があります。
これらの特徴や使い分けについては、別の記事「コピー機能とテンプレート機能の使い分け」で解説していますので、合わせてご参照ください。