boardでは、メール送信機能を利用して書類を送信する際、宛先にデフォルトでセットするメールアドレスを、「メールアドレス（To・Cc）のデフォルト設定」によりあらかじめ登録できます。
この機能は、メール作成の際に宛先を入力する手間を軽減する目的で用意しているもので、具体的には、以下の各画面でメールアドレスを登録できます。
- 案件に関連するもの
- 顧客担当者
- 顧客
- 案件
- 案件区分
- 発注に関連するもの
- 発注先担当者
- 発注先
- 発注
- 発注区分
- デフォルト設定
- デフォルト設定（個人）
- デフォルト設定（会社）
このように、メールアドレスを登録できる画面は複数ありますが、業務の効率化や送付ミスを防ぐためには、用途や宛先に応じて設定項目を適切に使い分けることが重要です。当記事では、送付先メールアドレスの設定にあたって、各画面の使い分け方について解説します。
＊この記事では「案件」をベースに解説しますが、発注側の書類の送付先について、基本的に同様の考え方です。
メール設定を検討する際の順序
案件の書類をメール送信する場合、各画面で登録するメールアドレスについては、下記の順で検討することをお勧めします。
- 顧客担当者
- 顧客
- 案件
その上で、以下の各画面では、社内の関係者等の顧客以外のメールアドレスを登録する場合などに、必要に応じてご検討ください。
- 案件区分
- デフォルト設定（会社）
- デフォルト設定（個人）
以下、それぞれの画面で登録するメールアドレスについて整理します。
顧客担当者
案件に顧客の担当者を指定する場合は、その担当者を「顧客担当者」に登録し、メールアドレスを登録する方法をお勧めします。
なお、たとえば、案件の担当者とは別の担当者に請求書を送付するようなケースでは、「書類の宛先・送付先」設定を使用して、書類ごとに顧客担当者を変更することができます。この際、それぞれの顧客担当者に送付先のメールアドレスを登録しておくことで、「書類の宛先・送付先」設定に応じて、宛先のメールアドレスを自動でセットすることができます。
＊「書類の宛先・送付先」設定の詳細については、ヘルプ「案件内の書類ごとに宛先・送付先を変更する」をご覧ください。
登録するメールアドレスの例
顧客の営業担当者のメールアドレス、顧客の経理部門担当者のメールアドレスなど
顧客
案件に顧客担当者を指定しない場合や、顧客ごとに共通する宛先を指定する場合は、「顧客」にそのメールアドレスを登録する方法をお勧めします。
登録するメールアドレスの例
顧客の営業部門や管理部門のグループメールアドレスなど
案件
案件に顧客担当者は指定しないものの、案件固有の送付先があるような場合には、「案件」にそのメールアドレスを登録します。
ただし、「案件」にメールアドレスを登録した場合、案件をコピーした場合にもその情報が反映されます。そのため、コピーした案件で書類を送付する際に、意図しないメールアドレスがセットされてしまうなど、書類の送付ミスにつながる可能性も考えられます。
このように、「案件」にメールアドレスを登録される場合は注意が必要ですので、まずは上述の「顧客担当者」や「顧客」に登録する方法をご検討ください。
登録するメールアドレスの例
特定の案件のみ送付が必要な顧客側のメールアドレスなど
案件区分
「案件区分」の用途によっても変わってきますが、基本的に案件区分は社内管理目的で使用することが想定されています。そのため、「案件区分」に登録するメールアドレスについても、その区分に沿った社内関係者のメールアドレスが想定されます。
登録するメールアドレスの例
案件区分に応じた自社側の営業部門のグループメールアドレスなど
デフォルト設定（会社）
会社アカウント全体で、共通して宛先にセットしたいメールアドレスがある場合に登録します。
登録するメールアドレスの例
自社側の管理部門や経理部門のグループメールアドレスなど
デフォルト設定（個人）
ご自身がメール送信する際の宛先にセットしたいメールアドレスがある場合に登録します。
登録するメールアドレスの例
ユーザーが所属する部門のグループメールアドレスや、上長や同じグループメンバーのメールアドレスなど