「ロック機能」とは、書類や案件情報・発注情報を編集できないようにロックする機能です。また、「自動ロック機能」は、事前に登録しておいた条件に基づいて自動的にロックをかける機能です。ロックがかかっているものは、明示的にロックを解除しない限り変更・削除できませんので、これらの機能を活用することによって、書類や案件情報・発注情報の意図しない変更・削除を防げます。
「ロック機能」と「自動ロック機能」の使い分け
たとえば、「請求ステータスが『請求済』になったら請求書をロックする」といったように、受注ステータスや請求ステータスの変更に連動してロックをかける場合には、自動ロック機能を使います。一方で、任意のタイミングでロックをかける場合には、手動での対応になるため、ロック機能を使います。
よくある業務シーンと設定例
見積書の捺印申請が承認されたら、見積書を変更不可にしたい
自動ロック機能で、【「申請ステータス（案件-見積書）」が「承認済」になったら「見積書」をロック】という条件を登録すると、捺印申請が承認済になったタイミングで見積書が自動的にロックされます。
同様の設定方法で、「請求書の捺印申請が承認されたら、請求書をロックする」「納品書の捺印申請が承認されたら、納品書をロックする」といったことも可能です。
請求書の請求ステータスが「請求済」になったら、請求書を変更不可にしたい
自動ロック機能で、【「請求ステータス」が「請求済」になったら「請求書」をロック】という条件を登録すると、請求書が請求済になったタイミングで請求書が自動的にロックされます。
案件の受注ステータスが「受注済」になったら、案件編集画面の内容（案件情報）を変更不可にしたい
自動ロック機能で、【「受注ステータス」が「受注済」になったら「案件」をロック】という条件を登録すると、受注ステータスが受注済になったタイミングで案件編集画面（案件情報）が自動的にロックされます。
任意のタイミングで書類や案件情報を変更不可にしたい
この場合には自動ロック機能は使えませんので、手動でロックをかけてください。ロック機能の使い方などはヘルプを参照してください。
ロック権限を活用した運用例
ロックに関しては、通常のユーザー権限とは別に「ロック権限」や「ロック時ステータス変更権限」という権限があります。「ロック権限」と「ロック時ステータス変更権限」をユーザーの役割に応じて割り当てることによって、ロック機能のメリットを活かしつつ、業務をスムーズに進めることができます。
＊詳しくはロック機能のヘルプの「ロックに関する権限」セクションを参照してください。
「ロック権限」を持つユーザーは、ロックの解除ができますので、これは必要なユーザーのみに限定して付与することをお勧めします。
一方で、「ロック時ステータス変更権限」は、データがロックされた状態のまま、ステータスのみ変更できるようにする権限です。そのため、たとえば入金確認を担当するユーザーに付与すると、データ自体の変更を防ぎつつ、請求ステータスの変更（入金確認）は随時行えるようにできます。
以下、よくある利用例を紹介します。
請求書発行後、経理が知らないところで請求書の内容を変更されるのを防ぎたい
この場合、「ロック権限」を経理のユーザーのみに付与することで、他のユーザーがロック済みの請求書を自由に変更できないようにします。
具体的には、「ロック権限」を経理のユーザーのみに付与しておきます。
また、自動ロック機能を使用し、請求書が「請求済」ステータスになったら自動的に請求書をロックするように設定しておきます。これによって、「ロック権限」を持たないユーザーは請求済みの請求書を勝手に変更できないようになります。
このように設定しておくことで、もし請求書を発行後に請求書の記載内容を変更する必要が出てきた場合、必ず経理にロック解除の依頼が来ることになりますので、請求書に変更が入ることを経理側で把握できます。
請求書発行後の変更が頻繁にある場合は経理側の運用負荷が高くなってしまいますが、通常はそれほど多くないと思われますので、このような仕組みにすることで、経理が知らないうちに請求書が変更されてしまうケースを防げます。
請求書を発行後に請求書を自動ロックしたいが、その後の入金確認ではロック解除せずに請求ステータスのみ変更したい
このような場合は、「ロック時ステータス変更権限」を入金確認を担当するユーザーに付与すると、ロック解除することなく、請求ステータスのみ変更可能です。
「ロック時ステータス変更権限」は、「請求書を発行する時に請求書をロックし、後日、請求ステータスを入金済に変更する」という利用シーンを想定して用意している権限ですので、このような利用シーンに適しています。
ロック機能と外部ストレージ連携機能を組み合わせて活用する
「外部ストレージ連携機能」を使うと、Googleドライブ・Box・Dropboxへ書類PDFを自動的に連携して保存することができます。
この機能では、PDFを外部ストレージに連携するタイミングはいくつかありますが、そのうちの1つに「ロック時」があります。見積書や請求書などの書類をboardの画面上でロックすると、boardのシステム側でその時点の書類PDFを生成し、外部ストレージサービス側に自動保存する仕組みになっています。
つまり、ロックをかけることによってboard上では書類を変更不可の状態にしつつ、その時点でのPDFデータをバックアップとして外部ストレージ上に自動的に連携できます。自動ロック機能と外部ストレージ連携機能を組み合わせることで、ロックからPDFのバックアップの保存までを自動化できます。
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